Pozornie opłacalny kurs – bolesna lekcja dla małej firmy transportowej

Gdy stawka wydaje się w porządku…

Wyobraź sobie sytuację: prowadzisz niewielką firmę transportową, telefon dzwoni z nowym zleceniem. Trasa wygląda zachęcająco – powiedzmy, ładunek z Polski do Francji, całkiem przyzwoita stawka za kilometr. Bez dłuższego zastanowienia przyjmujesz ofertę. Przecież na pierwszy rzut oka wszystko się spina – „stawka OK, kilometry się zgadzają, jedziemy”. Niestety, kilka dni później okazuje się, że ten złoty interes zamienił się w wyjazd, na którym zarobiłeś grosze albo wręcz dołożyłeś do interesu. Co poszło nie tak?

Po zakończeniu kursu wychodzą na jaw ukryte koszty i błędy kalkulacji. Dodatkowe opłaty drogowe (myto za autostrady w Niemczech i Francji) zjadły sporą część frachtu. Czas oczekiwania na rozładunek przeciągnął się do następnego dnia – kierowca stał kilkanaście godzin, co wygenerowało dodatkowe koszty (paliwo na chłodnię, postój) i opóźniło powrót. Mało tego, powrót odbył się na pusto – nie udało się znaleźć ładunku powrotnego z Francji, więc ciężarówka zrobiła ponad tysiąc kilometrów „na pusto”, spalając paliwo bez przychodu. Niestety, to nic niezwykłego: średnio ponad 20% tras ciężarówek w Europie to puste przebiegi. Jakby tego było mało, oferowana stawka okazała się poniżej rynkowej – dopiero po fakcie zorientowałeś się, że za podobny przewóz inni przewoźnicy dostają znacznie więcej. Dla kontekstu: przeciętne stawki spot w Polsce mieszczą się w widełkach 3–5 zł za kilometr z ładunkiem. Tymczasem realny koszt przejechania kilometra ciężarówką potrafi sięgać ok. 4,8 zł. Nietrudno policzyć, że zgadzając się na kurs nawet za dolne widełki rynku (np. ~3 zł/km), pracujesz prawie za darmo albo dokładasz z własnej kieszeni. Eksperci nie bez powodu przestrzegają: zbyt niska stawka sprawia, że koszty przerosną przychód i przewoźnik pojedzie „za darmo”. Niestety, nasz przykład boleśnie to potwierdził.

Skąd się biorą takie błędy w wycenie?

Historia powyżej brzmi znajomo? Wiele małych firm transportowych regularnie wpada w podobną pułapkę. Z czego to wynika? Oto najczęstsze przyczyny:

Brak narzędzi do szybkiej kalkulacji kosztów: Wielu właścicieli bazuje na doświadczeniu i „na oko” ocenia opłacalność zlecenia. Gdy dzwoni klient lub spedycja z ofertą, nie ma czasu otwierać skomplikowanych arkuszy – decyzja często zapada intuicyjnie. Niestety, manualne liczenie w biegu sprzyja pominięciu istotnych elementów kosztów. W branży transportowej, gdzie liczy się czas, trudno na szybko przeliczyć wszystkie składowe – zwłaszcza gdy masz kilka czy kilkanaście pojazdów. Nic dziwnego, że działając pod presją, często podejmujemy decyzje w ciemno, bez twardych danych.

Działanie pod presją czasu: Zlecenia z giełd transportowych czy od stałych klientów często wymagają natychmiastowej odpowiedzi. Vis maior rynku – jeśli Ty nie weźmiesz, to ktoś inny weźmie. Ten pośpiech sprawia, że trudniej o spokojną analizę. W efekcie przystajemy na warunki, bo „wydają się okej”, zamiast chłodno przekalkulować scenariusze. Presja czasu bywa złym doradcą – prowadzi do decyzji życzeniowych zamiast przemyślanych, wiary zamiast liczenia.

Brak danych o realnych kosztach danego pojazdu: Często właściciele nie znają dokładnie własnej stawki kosztowej (tzw. stawki zero – czyli ile musimy zarobić na km, żeby wyjść na zero). Ta stawka bywa różna dla każdego pojazdu i zmienia się w czasie (np. w wyniku wzrostu cen paliwa czy części). Jeśli nie masz aktualnych wyliczeń, łatwo przyjąć zlecenie, które z pozoru pokrywa koszty, ale po doliczeniu wszystkiego jednak generuje stratę. A zaskakująco często firmy nie wiedzą, ile tak naprawdę wynosi ich koszt kilometra – brakuje regularnej analizy kosztów stałych i zmiennych. W rezultacie biorą zlecenia, nie mając pewności czy na nich zarobią czy stracą. Ta oczywistość – wiedzieć ile się zarobi lub straci na danym kursie – niestety w praktyce często umyka.

Nieporównanie oferty z rynkiem: Małe firmy, skupione na swojej bieżącej pracy, nie zawsze śledzą na bieżąco trendów stawek na rynku. Bywa, że przewoźnik operujący głównie na jednym kierunku nie wie, iż gdzie indziej za podobny dystans płacą więcej. Albo po prostu ufa, że „tyle się teraz płaci”. Brak punktu odniesienia (np. średniej rynkowej dla danej trasy) sprawia, że można zgodzić się na stawkę poniżej standardu, nawet nie zdając sobie z tego sprawy. W naszej historii tak właśnie było – oferta wydawała się normalna, ale okazała się znacznie słabsza niż inne na podobnej relacji.

Przeoczenie ważnego szczegółu w zleceniu: Diabeł tkwi w szczegółach – a w transporcie czasem dosłownie w drobnym druku. W pośpiechu łatwo przegapić zapisy, które generują dodatkowe koszty lub ryzyko. Przykłady? Choćby rozładunek w weekend (co oznacza dodatkowe wynagrodzenie dla kierowcy za nadgodziny), wymóg powrotu na pusto paletowego (brak możliwości zabrania ładunku w drugą stronę), albo surowe kary umowne za opóźnienie czy podmianę pojazdu. Zdarza się, że zlecenie jest naszpikowane takimi haczykami, a przewoźnik, spragniony frachtu, pobieżnie przejdzie nad tym do porządku dziennego. Niestety, potem przychodzi rachunek do zapłacenia – kara lub dodatkowy koszt, który zniweczył cały zysk z frachtu.

Jak widać, powodów błędnych wycen jest sporo – od czynnika ludzkiego i pośpiechu, po brak dostępu do informacji. Efekt zawsze jednak jest podobny: decyzja podjęta bez pełnego obrazu sytuacji. Często taka „na czuja” podjęta oferta okazuje się w ostatecznym rozrachunku strzałem w kolano. Czy można inaczej?

➡ Wypróbuj HOGS Maps przez 14 dni za darmo i zacznij oszczędzać już dziś!

A gdyby tak oprzeć decyzję na danych?

Wróćmy do naszej historii i zobaczmy, jak mogłaby wyglądać alternatywna wersja wydarzeń – taka, w której dysponujemy konkretnymi danymi przy wycenie zlecenia. Załóżmy, że zanim potwierdziłeś klientowi przyjęcie frachtu, wprowadzasz parametry zlecenia do specjalnego systemu. Dosłownie w kilka sekund otrzymujesz pełną analizę:

Automatycznie wyliczony koszt transportu: System od razu wskazuje przewidywany koszt realizacji zlecenia dla wybranego pojazdu – uwzględnia dystans trasy, zużycie paliwa, opłaty drogowe, pensję kierowcy, amortyzację i wszystkie inne czynniki wpływające na koszt kilometra. Widzisz czarno na białym, ile wyniesie Cię wykonanie tego kursu. Przykładowo: „Koszt: 5 200 zł”. Dzięki temu wiesz, jaka jest granica opłacalności – poniżej jakiej kwoty lepiej nawet nie odpalać silnika.

Marża i zysk na zleceniu: Na podstawie kosztu oraz frachtu proponowanego przez klienta, system wylicza spodziewaną marżę i kwotę zysku. Np. „Przychód: 6 000 zł, Zysk: 800 zł (marża ~15%)”. Jeśli marża jest bardzo niska, dostajesz sygnał ostrzegawczy – bo wystarczy drobne potknięcie (np. kara, mandat, dodatkowy postój), a zarobek zamieni się w stratę. W tradycyjnym podejściu łatwo takiego cienkiego marginesu nie zauważyć. Tu masz go wyraźnie podany.

Porównanie z stawkami rynkowymi: System posiada dane rynkowe i potrafi ocenić, czy oferowana cena odbiega od średniej na danej trasie. Pokazuje rating oferty – jak cena od klienta ma się do typowych stawek rynkowych. Załóżmy, że średnia rynkowa (market price) dla podobnego ładunku na tej relacji to 1 400 €, a Twój klient daje 1 200 €. Otrzymasz informację, że oferta jest słabiej płatna niż standard (rating poniżej 100%). Analogicznie, gdy trafi się wyjątkowo korzystna stawka, system to wyróżni. Masz więc kontekst: czy przypadkiem nie zasługujesz na więcej – co jest świetną wskazówką do negocjacji stawki albo decyzji, by poszukać lepszej oferty.

Wykryte ryzyka i szczególne wymagania: Nowoczesne narzędzia potrafią automatycznie analizować warunki zlecenia. Jeśli w dokumencie zlecenia są nietypowe zapisy, system Cię o tym poinformuje. Na przykład zauważy, że rozładunek przypada w niedzielę, albo że umowa przewiduje karę 100 € za każdą godzinę spóźnienia. Asystent AI może wychwycić niebezpieczne klauzule i ostrzec spedytora przed ryzykiem – dzięki temu nie przeoczysz już drobnego druku, który mógłby Cię słono kosztować. Ponadto system sprawdzi trasę i od razu wskaże, że np. „brak ładunku powrotnego, trasa powrotna 1050 km (puste przebiegi)”. Mając taką informację, możesz od razu uwzględnić koszt powrotu lub spróbować zabezpieczyć sobie ładunek na powrót.

Krótko mówiąc, masz pełny obraz sytuacji zanim podejmiesz decyzję. Widzisz, ile realnie zarobisz, gdzie czają się koszty, czy oferta jest poniżej rynku i jakie niespodzianki kryje zlecenie. Taka analiza zajmuje moment – jest gotowa szybciej, niż kierowca zdąży zatankować. Co najważniejsze, wszystkie te dane są specyficzne dla Twojej firmy i konkretnego pojazdu. Już nie musisz bazować na ogólnych zasadach czy wierze, że „jakoś to będzie” – masz twarde liczby i fakty. A na nich można polegać. Jak podsumował to jeden z doświadczonych ekspertów: „Trzeba liczyć, mierzyć i optymalizować… Nie można decydować o pieniądzach, jeżeli nie opieramy się na liczbach”. Teraz już rozumiesz, dlaczego w tym alternatywnym scenariuszu prawdopodobnie nie wpakowałbyś się w nieopłacalny kurs. Widząc analizę, mógłbyś świadomie odrzucić zlecenie albo renegocjować stawkę, zamiast brać je w ciemno.

Szybkie i przemyślane decyzje dzięki technologii

Takie podejście – opieranie decyzji na danych – jeszcze niedawno było domeną dużych firm z rozbudowanymi działami analiz. Dziś staje się dostępne dla każdego przewoźnika dzięki nowoczesnym systemom. Właśnie dlatego powstały narzędzia takie jak HOGS – żeby decyzje o zleceniach były szybkie, przemyślane i zyskowne. Zamiast działać po omacku albo wierzyć „bo tak mi się wydaje”, możesz podejmować decyzje poparte konkretnymi wyliczeniami. Taki model pracy naprawdę zmienia zasady gry. Każdy kurs staje się świadomą kalkulacją, a nie loterią. Z czasem zaczynasz zauważać, że unikasz kursów, które wcześniej zjadały Twój zysk – wybierasz te właściwe, a Twoja firma konsekwentnie zwiększa rentowność. To nie teoria, a praktyka potwierdzona liczbami: nawet mała flota może zyskać dziesiątki, a nawet setki tysięcy złotych rocznie dzięki eliminacji błędnych wycen i optymalizacji każdego przejazdu. Dla firmy mającej np. 10 ciężarówek przełożenie takiej optymalizacji na wynik finansowy może być ogromne – to realne pieniądze, które dotąd przeciekały przez palce.

Zmiana myślenia z „intuicja przede wszystkim” na „najpierw liczby” bywa wyzwaniem, ale korzyści są odczuwalne bardzo szybko. Widzisz je w postaci stabilniejszych finansów firmy, lepszego planowania i mniejszego stresu przy podejmowaniu decyzji – bo wiesz, w co wchodzisz. Taka profesjonalizacja podejścia może być Twoim asem w rękawie na trudnym rynku transportowym.

Sprawdź, ile mógłbyś zyskać, gdyby każda decyzja opierała się na liczbach.
Przetestuj HOGS.