System eliminuje ręczne przepisywanie faktur kosztowych i ręczne dopasowywanie ich do frachtów, dzięki czemu koszty trafiają tam, gdzie powinny, a rentowność zleceń liczy się automatycznie. Po wgraniu pliku faktury asystent AI odczytuje kluczowe dane (dostawca, kwota, pozycje, numer dokumentu, referencje do zlecenia) i wyszukuje powiązany fracht, po czym automatycznie przypisuje koszt do właściwego zlecenia (np. paliwo, naprawy, usługi, podwykonawca). Użytkownik tylko potwierdza dopasowanie, a dane trafiają do menedżera frachtów i modułu rentowności, co przyspiesza pracę, zmniejsza liczbę błędów i pozwala skalować operacje bez dokładania personelu.

System automatyzuje przypominanie o płatnościach, żeby opóźnienia 45-90 dni i „zapominanie” klientów nie rozjeżdżały Ci płynności. Ustawiasz harmonogram, a HOGS aiTMS sam wysyła maile: przypomnienie po terminie (np. 1 dzień) oraz kolejne wezwania do zapłaty w zadanych odstępach (np. co 3 dni), aż do momentu oznaczenia faktury jako opłaconej.

W praktyce konfigurujesz progi wysyłki (np. przypomnienie 1 dzień po terminie, wezwanie po 5 dniach), wiadomości wychodzą automatycznie ze skrzynki firmowej, a po zaksięgowaniu/oznaczeniu płatności w systemie wysyłka natychmiast się zatrzymuje. Moduł współpracuje też z limitami kupieckimi – po płatności automatycznie odblokowuje limit klienta.

System daje stałą kontrolę nad limitami kredytowymi klientów, żeby nie brać kolejnych zleceń od dłużników i nie psuć płynności finansowej. Dla każdego klienta ustawiasz limit kwotowy (np. 10 000 EUR) oraz opcjonalny bufor procentowy przekroczenia (np. 5%), a system automatycznie liczy wykorzystanie na podstawie nieopłaconych faktur. Przy planowaniu lub pracy w Freight Automation od razu widzisz wykorzystanie limitu, ostrzeżenie o ryzyku i komentarz, jeśli limit jest na granicy lub został przekroczony. Po zaksięgowaniu płatności limit odnawia się automatycznie, a całość może działać spójnie z modułem windykacji, żeby utrzymać pełną kontrolę finansową.

Ręczne tworzenie zleceń dla przewoźników oznacza przepisywanie danych ze zlecenia klienta, ryzyko braków i pomyłek oraz ciągłe dokładanie nowych podwykonawców do bazy w trakcie pracy. Bez listy kontrolnej łatwo wysłać niekompletne zlecenie, co kończy się poprawkami, opóźnieniami i sporami.

W HOGS aiTMS zlecenie dla przewoźnika generujesz jednym kliknięciem na podstawie zlecenia klienta. Po wybraniu „utwórz zlecenie dla przewoźnika” panel automatycznie uzupełnia trasę, referencje, wymagania i komentarze, a Ty tylko wybierasz przewoźnika z bazy lub dodajesz nowego bez zamykania okna. Dane pojazdu i kierowcy są opcjonalne, ale jeśli pojazd jest wybrany na mapie, system potrafi je podstawić automatycznie. Wbudowana checklista pilnuje wymaganych pól, żeby nie dało się wysłać niepełnego zlecenia. Po wygenerowaniu dokument możesz od razu wysłać mailem, dodać dodatkowe koszty (np. promy) i mieć pełną historię zmian, a gotowe zlecenia trafiają na listę w menedżerze.

Ręczne wystawianie faktur VAT to przepisywanie danych ze zlecenia, ryzyko literówek, opóźnienia w rozliczeniach i często konieczność używania dodatkowego programu do fakturowania. Do tego dochodzą ręczne ustawienia waluty, terminów płatności i metody rozliczenia, a każda pomyłka może skończyć się korektą, sporem z klientem albo problemami podatkowymi.

W HOGS aiTMS fakturę tworzysz bez przepisywania. Po dodaniu zlecenia wybierasz w menedżerze opcję „wygeneruj fakturę”, a system automatycznie uzupełnia dane sprzedawcy i kupującego, pozycje usługi, walutę, stawkę i wyliczenie VAT, terminy płatności oraz numer zlecenia. Dostajesz od razu podgląd faktury, w którym możesz szybko dopasować szczegóły, takie jak język (np. faktura dwujęzyczna PL-EN), daty wystawienia i sprzedaży, metoda kasowa lub split payment. Po zapisaniu faktura trafia na listę dokumentów, skąd możesz ją edytować, pobrać, wysłać do klienta i oznaczyć jako opłaconą, co aktualizuje status rozliczenia. Funkcjonalność wspiera też kody GTU i oznaczenia procedur podatkowych, aby faktury były zgodne z polskimi wymaganiami raportowymi.

System eliminuje ręczne wprowadzanie zleceń do TMS, które zwykle zajmuje 9-12 minut, jest monotonne i generuje błędy w adresach, datach oraz numerach referencyjnych. Do tego dochodzi ryzyko pomijania ważnych zapisów w warunkach zlecenia (np. kar umownych) oraz dodatkowa praca przy dopisywaniu nowych kontrahentów i kontaktów, co utrudnia szybkie podjęcie decyzji o opłacalności.

Po przeciągnięciu i upuszczeniu pliku zlecenia (lub wybraniu go z dysku) asystent AI analizuje dokument w dowolnym języku i w 20-30 sekund uzupełnia wszystkie kluczowe dane: punkty trasy i dokładne adresy, parametry ładunku, daty i godziny, firmy, numery referencyjne oraz komentarze. AI wykrywa i podkreśla ryzykowne zapisy, w tym kary i nietypowe wymagania, oraz tłumaczy je na język użytkownika. Jeśli klient lub osoba kontaktowa nie istnieje w bazie, system tworzy rekordy do weryfikacji, a w tym samym widoku pokazuje historię współpracy z klientem, aby łatwiej ocenić rentowność. Po kliknięciu „zapisz zlecenie i dodaj na mapę” zlecenie trafia na listę i do modułu map, gotowe do dalszej obsługi, co realnie skraca czas i koszt obsługi zlecenia o około 90%.