Magazyn konsygnacyjny – zasady i zastosowanie w logistyce

We współczesnym świecie logistyki i transportu liczy się nie tylko szybkość dostaw, ale też umiejętność optymalnego zarządzania zapasami. Jednym z praktycznych rozwiązań, zdobywającym coraz większą popularność w Polsce oraz całej Unii Europejskiej, jest magazyn konsygnacyjny. To szczególny model współpracy między dostawcą a odbiorcą, który może usprawnić łańcuch dostaw, poprawić płynność finansową i zwiększyć konkurencyjność firmy na rynku. Jednak, by móc w pełni z niego korzystać, trzeba znać rządzące nim zasady, jego potencjalne korzyści, a także możliwe ograniczenia.

W tym artykule krok po kroku wyjaśnimy, czym jest magazyn konsygnacyjny, jakie są jego zastosowania w logistyce, czym różni się od magazynu call-off stock, a także jakie wymogi prawne obowiązują w przypadku jego prowadzenia w Polsce i w obrocie wewnątrzunijnym. Przybliżamy również plusy i minusy takiego rozwiązania.

Czym jest magazyn konsygnacyjny?

Magazyn konsygnacyjny to rodzaj magazynu, w którym przechowuje się towary należące do dostawcy, zlokalizowane u odbiorcy lub w magazynie prowadzonym przez podmiot trzeci. Własność tych towarów pozostaje po stronie dostawcy aż do momentu, gdy odbiorca zabierze je z magazynu w celu użycia lub sprzedaży. Dopiero wtedy następuje przeniesienie prawa własności i rozliczenie transakcji.

W przypadku wewnątrzwspólnotowego obrotu towarami funkcjonowanie magazynu konsygnacyjnego zostało uregulowane nowelizacją ustawy o VAT z 4 lipca 2019 r., która weszła w życie 1 lipca 2020 r., wdrażającą przepisy dyrektywy Rady (UE) 2018/1910 w ramach tzw. Quick Fixes 2020. Wprowadzono wtedy pojęcie procedury magazynu typu call-off stock. W kontekście krajowym oraz w obrocie z państwami spoza UE nadal można stosować pojęcie „magazyn konsygnacyjny” w dotychczasowym znaczeniu, natomiast w transakcjach pomiędzy państwami członkowskimi UE obowiązuje nazwa i zasady „call-off stock”.

Warto wiedzieć, że termin „magazyn call-off stock” odnosi się do procedury przewidzianej w przepisach VAT, a nie do fizycznego obiektu, lecz w praktyce potocznie stosuje się go również w odniesieniu do miejsca przechowywania towarów.

Magazyn konsygnacyjny a magazyn call-off stock

Jak wspomnieliśmy, w obrocie wewnątrzwspólnotowym stosuje się procedurę magazynu call-off stock, która upraszcza rozliczenia VAT i ujednolica zasady dotyczące takiego sposobu przechowywania towarów w całej Unii Europejskiej. W tym trybie nabywca jest znany już w momencie przemieszczenia towaru do magazynu, a dostawca nie może posiadać w państwie odbiorcy adresu siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności – jednocześnie nie musi rejestrować się dla celów VAT w kraju odbiorcy (choć nie jest to zakazane).

Zasady korzystania z magazynu call-off stock obejmują m.in. następujące kwestie:

• Ewidencja towarów – obowiązek prowadzenia szczegółowej ewidencji pozycji wprowadzanych i pobieranych (z rozróżnieniem daty wprowadzenia i daty pobrania).
• Limit czasu przechowywania towarów – maksymalnie 12 miesięcy (wcześniej 24 miesiące).
• Zgłoszenie VAT-CS – złożenie oświadczenia podatnika podatku o zamiarze prowadzenia magazynu konsygnacyjnego do naczelnika urzędu skarbowego w ciągu 14 dni od pierwszego wprowadzenia towarów na terytorium kraju. W oświadczeniu wskazuje się dane podatnika, numery identyfikacyjne stosowane przez niego w działalności gospodarczej oraz dane pozwalające na jednoznaczną identyfikację towarów, odbiorcy i magazynu.
• Zmiana odbiorcy / wycofanie – możliwość zastąpienia pierwotnego odbiorcy innym lub powrotnego przemieszczenia towarów w ciągu 12 miesięcy bez konsekwencji podatkowych.

Poniższa tabela przedstawia najważniejsze różnice między magazynem konsygnacyjnym w obrocie krajowym lub z państwami trzecimi a procedurą magazynu typu call-off stock w handlu wewnątrzunijnym.

ZAKRES	MAGAZYN KONSYGNACYJNY (obrót krajowy i z państwami spoza UE)	MAGAZYN CALL-OFF STOCK (obrót wewnątrzunijny)
Podstawa prawna	Krajowe przepisy podatkowe i cywilne (brak odrębnej procedury unijnej)	Ustawa o VAT po nowelizacji z 1 lipca 2020 r., implementująca dyrektywę Rady (UE) 2018/1910 – tzw. Quick Fixes 2020
Własność towaru	Pozostaje przy dostawcy do momentu pobrania przez odbiorcę	Pozostaje przy dostawcy do momentu pobrania przez odbiorcę
Zakres transakcji	Dostawy krajowe oraz handel z państwami spoza UE	Wewnętrzny handel w UE między podatnikami VAT
Znajomość odbiorcy w momencie wysyłki	Może być znany lub ustalony później	Musi być znany w momencie przemieszczenia towarów
Cel przechowywania	Produkcja, handel, usługi (według umowy stron)	Produkcja, handel, usługi (zgodnie z procedurą unijną)
Okres przechowywania	Ustalany swobodnie w umowie	Maksymalnie 12 miesięcy od wprowadzenia do magazynu
Zawiadomienie urzędu skarbowego	Brak jednolitego obowiązku – zależny od umowy i charakteru transakcji	Obowiązek złożenia formularza VAT-CS w ciągu 14 dni od wprowadzenia towarów do magazynu
Ewidencja towarów	Wymagana przez strony umowy (może wynikać z przepisów branżowych)	Szczegółowa ewidencja wymagana przez przepisy VAT
Zmiana odbiorcy	Możliwa, jeśli przewiduje to umowa	Możliwa w trakcie 12 miesięcy, pod warunkiem spełnienia wymogów procedury
Rejestracja VAT dostawcy	Może być wymagana w kraju odbiorcy	Nie jest wymagana w kraju odbiorcy – rozliczenie następuje w państwie dostawcy po pobraniu towaru
Adres siedziby lub stałe miejsce prowadzenia działalności w państwie członkowskim, w którym znajduje się magazyn	Dostawca może posiadać	Dostawca nie może posiadać

Magazyn konsygnacyjny i magazyn call-off stock działają zatem według podobnej zasady przechowywania towarów dostawcy u odbiorcy, ale różnią się zakresem prawnym i formalnościami. Pierwszy dotyczy obrotu krajowego i z państwami spoza UE, a drugi – transakcji wewnątrzunijnych. W obu przypadkach chwila pobrania towarów jest momentem przeniesienia prawa własności oraz powstania obowiązku podatkowego w podatku od wartości dodanej. W procedurze magazynu typu call-off stock dodatkowo upraszcza się rozliczenia z tytułu WDT i odpowiadającego mu WNT, a dostawca nie ponosi konieczności rejestracji VAT w kraju odbiorcy, jednak trzeba spełnić więcej wymogów wprowadzonych przez ustawę.

Magazyn konsygnacyjny a skład konsygnacyjny

Skład konsygnacyjny to inne określenie magazynu konsygnacyjnego, często spotykane w języku handlowym. W niektórych kontekstach prawnych lub celnych „skład” może jednak oznaczać magazyn objęty szczególnymi procedurami podatkowymi lub celnymi, co odróżnia go od zwykłego magazynu. Dlatego w dokumentach warto precyzować, czy chodzi o rozwiązanie logistyczne, czy o procedurę regulowaną przepisami.

Może zainteresuje Cię również: Czym jest ESG i jak wpływa na branżę TSL?

Zastosowanie magazynu konsygnacyjnego w logistyce

Magazyn konsygnacyjny to rozwiązanie szczególnie przydatne w branżach, które wymagają szybkiego dostępu do towarów bez konieczności ich natychmiastowego zakupu. Dzięki niemu przedsiębiorstwa mogą zachować płynność finansową, unikając zamrażania kapitału, a jednocześnie utrzymać stałą dostępność produktów w pobliżu miejsca sprzedaży lub produkcji. Ten rodzaj magazynu działa więc jak „bufor bezpieczeństwa” w łańcuchu dostaw, który skraca czas dostawy i ułatwia reagowanie na nagłe zamówienia.

Przykłady zastosowania magazynu konsygnacyjnego w różnych sektorach:

• Działalność produkcyjna (np. automotive, elektronika, AGD) – stały dostęp do komponentów umożliwia utrzymanie ciągłości produkcji bez gromadzenia nadmiernych zapasów.
• Handel detaliczny i hurtowy – elastyczne uzupełnianie półek sklepowych bez konieczności ponoszenia pełnych kosztów zatowarowania.
• Branża spożywcza – krótszy czas transportu pozwala zachować świeżość produktów.
• Medycyna – natychmiastowa dostępność sprzętu i materiałów medycznych.
• Moda – reagowanie na zmieniające się trendy bez ryzyka tworzenia nadmiarowych zapasów.

Wszechstronność takiego typu magazynu sprawia zatem, że znajduje on zastosowanie zarówno w obrocie krajowym, jak i w handlu wewnątrzunijnym (w procedurze magazynu call-off stock). W magazynie konsygnacyjnym towary znajdują się stale blisko odbiorcy, co dla wielu przedsiębiorstw stanowi kluczowy element optymalizacji ich działalności.

Zalety magazynu konsygnacyjnego

Korzystanie z magazynu konsygnacyjnego niesie wiele korzyści zarówno dla dostawcy towarów, jak również ich odbiorcy, a w przypadku procedury magazynu typu call-off stock dodatkowo uproszczone zostają rozliczenia w handlu wewnątrzunijnym. Kluczową zaletą jest to, że prawo własności przechodzi dopiero w chwili pobrania towarów, co pozwala odbiorcy uniknąć natychmiastowej zapłaty i konieczności ponoszenia kosztów magazynowania własnego zapasu.

Korzyści dla odbiorcy (konsygnatariusza):

• Zachowanie płynności finansowej – brak zamrażania kapitału, ponieważ rozliczenie następuje dopiero w chwili wykorzystania lub sprzedaży towaru.
• Brak ryzyka posiadania przestarzałych zapasów – towary przechowywane w magazynie nadal pozostają własnością dostawcy, więc ewentualne straty z niewykorzystanych partii nie obciążają odbiorcy.
• Stała dostępność towarów – możliwość szybkiego reagowania na zmiany popytu i skrócenie czasu dostawy.
• Mniejsze wydatki na magazynowanie – ograniczenie konieczności utrzymywania dużej przestrzeni magazynowej we własnym zakresie.

Korzyści dla dostawcy (konsygnanta):

• Brak konieczności rejestracji VAT w państwie członkowskim, w którym znajduje się odbiorca – dotyczy podmiotu, który zamierza dokonywać przemieszczenia towarów w ramach procedury unijnej magazynu call-off stock.
• Większa lojalność klientów – utrzymywanie towarów blisko odbiorcy buduje długoterminową współpracę.
• Możliwość lepszego planowania produkcji i dostaw – na podstawie ewidencji towarów wprowadzanych i dat pobrania towarów.
• Uproszczone opodatkowanie w obrocie w ramach UE – brak konieczności wcześniejszego rozpoznania wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów przed sprzedażą.

Wspólne zalety dla obu stron:

• Skrócenie czasu dostawy i redukcja ryzyka przestojów w produkcji.
• Optymalizacja kosztów logistycznych – możliwość większych i rzadszych dostaw towarów do magazynu konsygnacyjnego.
• Łatwiejsze zarządzanie zapasami – dzięki przejrzystym zasadom i prowadzeniu ewidencji towarów wprowadzanych.

Dzięki tym zaletom magazyn konsygnacyjny jest chętnie stosowany w branżach takich jak motoryzacja, elektronika, medycyna, moda czy FMCG. W handlu międzynarodowym w ramach UE procedura call-off stock pozwala dodatkowo ograniczyć formalności, co czyni to rozwiązanie wyjątkowo korzystnym.

➡ Wypróbuj HOGS Maps przez 14 dni za darmo i zacznij oszczędzać już dziś!

Magazyn konsygnacyjny – wyzwania

Choć magazyn konsygnacyjny i procedura call-off stock przynoszą wiele korzyści, wiążą się także z wyzwaniami prawnymi, logistycznymi i finansowymi – zarówno po stronie dostawcy towarów, jak również ich odbiorcy.

Wyzwania dla odbiorcy (konsygnatariusza):

• Konieczność wydzielenia przestrzeni magazynowej na obcy towar.
• Odpowiedzialność za stan towaru – umowa często nakłada obowiązek zabezpieczenia przed zniszczeniem, uszkodzeniem czy kradzieżą towaru.
• Uzależnienie od dostawcy – brak szybkiego uzupełnienia zapasów może powodować przestoje.
• Ograniczona swoboda rozporządzania towarami – jest możliwe dopiero po ich zakupie od dostawcy.

Wyzwania dla dostawcy (konsygnanta):

• Zamrożenie kapitału – towary przechowywane w magazynie przez wiele miesięcy pozostają własnością dostawcy do chwili pobrania towarów, co opóźnia wpływ należności.
• Koszty magazynowania i ryzyko utraty wartości zapasu – dostawca ponosi koszty przechowywania towarów w magazynie odbiorcy lub u podmiotu trzeciego oraz ryzyko zniszczenia towaru, jego kradzieży i przeterminowania.
• Ryzyko nieodebrania towaru – odbiorca może go nie pobrać, co jest szczególnie istotne przy procedurze call-off stock, w której maksymalny limit przechowywania towaru to 12 miesięcy.
• Konieczność spełnienia warunków prowadzenia magazynu konsygnacyjnego – ważna kwestia przy procedurze call-off stock, w której istnieje obowiązek terminowego składania wymaganych zgłoszeń i oświadczeń, prowadzenia ewidencji oraz monitorowania daty pobrania i momentu przemieszczenia towarów w celu prawidłowego rozliczenia transakcji.

Wspólne ryzyka:

• Fikcyjne przemieszczenie – w obrocie unijnym, w procedurze call-off stock, towary mogą być przechowywane maksymalnie 12 miesięcy. Jeśli w tym czasie odbiorca ich nie pobierze, dostawca musi potraktować to tak, jakby sam przemieścił własne towary z powrotem (tzw. fikcyjne przemieszczenie), co wiąże się z obowiązkiem rozliczenia wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów (WDT) i odpowiadającego jej wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów (WNT).
• Konieczność dostosowania stosowanych systemów – w kontekście identyfikacji towarów i monitorowania momentu przemieszczenia towarów oraz momentu pobrania towarów.
• Potencjalne sankcje – w przypadku błędów w ewidencji lub zgłoszeniach.

Pomimo tych ograniczeń wiele firm decyduje się na prowadzenie magazynu konsygnacyjnego, ponieważ korzyści – szczególnie w zakresie zachowania płynności finansowej i skrócenia czasu dostaw – często przeważają nad ryzykiem.

Podsumowanie

Magazyn konsygnacyjny, a w obrocie unijnym magazynu typu call-off stock, to rozwiązanie, które łączy korzyści logistyczne i podatkowe. Umożliwia utrzymanie towarów przechowywanych blisko klienta, przy zachowaniu ich własności po stronie dostawcy aż do momentu pobrania towarów.

Choć korzystanie z niego nie jest wolne od wyzwań, jego zalety często są decydujące podczas podejmowania decyzji o jego wdrożeniu. Pozwala bowiem realnie skrócić czas dostaw, poprawić płynność finansową odbiorcy i uprościć rozliczenia podatku VAT w transakcjach krajowych i wewnątrzunijnych. Każdy przedsiębiorca musi jednak dokonać indywidualnej analizy własnych potrzeb, by mieć pewność, że w jego przypadku będzie to optymalny wybór logistyczny.

Najczęściej zadawane pytania (FAQ)

Co to jest umowa konsygnacyjna?

Umowa konsygnacyjna to porozumienie między dostawcą a określonym podmiotem, w ramach którego towary przekazywane są do magazynu konsygnacyjnego bez przeniesienia prawa własności. Własność pozostaje po stronie dostawcy aż do momentu pobrania towarów przez odbiorcę.

Co to znaczy konsygnacja?

Konsygnacja oznacza przechowywanie towarów należących do dostawcy w magazynie odbiorcy lub w magazynie prowadzonym przez podmiot trzeci. To także nazwa umowy regulującej zasady takiego przechowywania i rozliczeń między stronami.

Co to jest magazyn call-off stock?

Magazyn call-off stock to forma magazynu konsygnacyjnego stosowana w handlu wewnątrzunijnym na terytorium państwa członkowskiego innego niż kraj dostawcy. W takim magazynie własność towaru pozostaje po stronie dostawcy aż do chwili pobrania towarów przez określonego odbiorcę. Zagraniczny dostawca umieszcza tam towar z przeznaczeniem dla konkretnego nabywcy, bez konieczności rejestracji VAT w kraju odbiorcy. Procedura ta wymaga jednak prowadzenia szczegółowej ewidencji towarów wprowadzanych i pobieranych oraz spełnienia określonych wymogów prawnych na gruncie podatkowym, o których wspominamy w powyższym artykule.

Kto może prowadzić magazyn konsygnacyjny w Polsce?

W obrocie krajowym lub z państwami spoza UE magazyn konsygnacyjny może prowadzić podatnik VAT zarejestrowany w Polsce lub podmiot trzeci działający w jego imieniu, posiadający adres siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju.

W procedurze call-off stock w obrocie wewnątrzwspólnotowym zagraniczny dostawca może jedynie korzystać z magazynu znajdującego się na terytorium kraju, pod warunkiem spełnienia wymogów procedury. Jednocześnie nie może posiadać adresu siedziby działalności gospodarczej czy stałego miejsca prowadzenia działalności w tym państwie.

Jakie są wymogi dla magazynu konsygnacyjnego w Polsce?

W obrocie krajowym i z państwami spoza UE magazyn konsygnacyjny musi zapewniać przechowywanie towarów z zachowaniem ich własności po stronie dostawcy oraz prowadzenie ewidencji zgodnej z wymogami podatku od wartości dodanej.

W procedurze call-off stock w obrocie wewnątrzwspólnotowym wymagane jest prowadzenie szczegółowej ewidencji towarów wprowadzanych (z datą wprowadzenia i pobrania), zgłoszenie VAT-CS w ciągu 14 dni, podanie danych podatnika podatku, numerów identyfikacyjnych oraz danych pozwalających na jednoznaczną identyfikację towarów i odbiorcy. Obowiązuje limit przechowywania 12 miesięcy oraz rozliczenia na gruncie podatkowym z tytułu wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów i podatku od wartości dodanej.