Opóźnienia i brak punktualności w transporcie – dlaczego się zdarzają i jak je ograniczyć

Jeśli prowadzisz małą firmę transportową, z pewnością znasz ten ból. Plan wydawał się dopięty na ostatni guzik, a jednak znów słyszysz od kierowcy w słuchawce: „Szefie, będę spóźniony”. Zaczyna się lawina telefonów i nerwów – tłumaczenie klientowi, przestawianie następnych zleceń, kombinowanie co zrobić, żeby reszta dnia się nie zawaliła. Opóźnienia i brak punktualności to codzienna zmora w transporcie drogowym. W tym artykule opowiem, dlaczego w ogóle dochodzi do opóźnień, ile to kosztuje firmę transportową, jak wpływa na relacje z klientami (i nasze własne zdrowie psychiczne), a przede wszystkim – co można zrobić, by tych opóźnień było mniej. Będzie osobisty ton praktyka z branży, bo sam nie raz gaszę takie “pożary” na co dzień.

Dlaczego dochodzi do opóźnień? Przyczyny z życia wzięte

Zacznijmy od powodów. W transporcie wszystko dzieje się dynamicznie – nawet najlepszy plan potrafi runąć jak domek z kart, gdy pojawi się nieprzewidziany czynnik. Oczywiście, są zdarzenia losowe jak wypadki czy nagła burza śnieżna. Często jednak winne są braki organizacyjne i informacyjne, na które mamy wpływ. Oto najczęstsze przyczyny opóźnień, jakie widzę w małych firmach transportowych:

• Brak aktualnych informacji o czasie pracy kierowcy: Wielu właścicieli i spedytorów działa trochę „na oko”. Nie mają na bieżąco wglądu w czas pracy kierowców, ich ograniczenia z tacho czy przewidziane pauzy. W efekcie planują trasę, nie wiedząc, że kierowcy za godzinę kończy się dopuszczalny czas jazdy – potem przychodzi przymusowy postój i nici z punktualnej dostawy. Albo kierowca utknął w korku na autostradzie, a biuro dowiaduje się o tym dopiero, gdy klient zaczyna dzwonić z pretensjami.

• Błędne lub zbyt optymistyczne planowanie tras: Zleceń dużo, ciężarówek mało – znamy to. Kusi, by „upchnąć” jak najwięcej dostaw jedną ciężarówką w ciągu dnia. Bez dobrych narzędzi planistycznych łatwo jednak ulec pokusie nadmiernego optymizmu. Papier przyjmie wszystko – na rozkładzie dnia wygląda, że kierowca zdąży zrobić cztery punkty rozładunku i jeszcze załaduje kolejny towar. W rzeczywistości dochodzą korki, objazdy, kolejki na rampie i cały harmonogram się sypie. Często planujemy trasy bez uwzględnienia rzeczywistych warunków drogowych i realnego czasu obsługi załadunków/rozładunków. Efekt? Już w momencie układania planu jesteśmy „na styk” albo wręcz poza granicą realności. Wystarczy drobne opóźnienie na pierwszym punkcie i kolejne terminy lecą.

• Brak synchronizacji danych i komunikacja „na czuja”: W wielu mniejszych firmach wciąż króluje Excel, kartka, telefon. Kierowca ma swój plan jazdy na kartce, spedytor na tablicy, a szef w głowie – i każdy operuje inną wersją prawdy. Nie ma jednego systemu, gdzie wszyscy widzą to samo w czasie rzeczywistym. Dane o zleceniach, zmianach godzin czy problemach często giną w morzu SMS-ów i notatek. Komunikacja przez telefon i SMS bywa chaotyczna: kierowca np. poinformuje jedną osobę o opóźnieniu, ale już ktoś inny z zespołu może o tym nie wiedzieć i żyje w błogiej nieświadomości. Brak centralnego obiegu informacji sprawia, że reakcja na problemy jest opóźniona – zanim wieść o poślizgu dotrze do osoby decyzyjnej, cenny czas ucieka.

• „Zlecenia na kartce” i brak śledzenia statusu: Wyobraźmy sobie, że prowadzisz 10 ciężarówek i wszystkie dokumenty obsługujesz „na papierze” albo prostym notatnikiem w komputerze. Kierowca wykonał załadunek – skąd wiesz, że już po wszystkim? Często… nie wiesz, dopóki sam nie zadzwonisz. Brak systemu do śledzenia etapów zlecenia oznacza, że nie widzisz na bieżąco, czy już załadowano, czy ciężarówka wyjechała, czy dotarła na rozładunek. Takie czarne dziury informacyjne powodują, że opóźnienie może rosnąć, a Ty dowiadujesz się na końcu. Przykładowo, klient nie był gotowy z towarem o umówionej godzinie – kierowca czekał 2 godziny na załadunek, przez co wszystko inne jest w plecy. Jeżeli nie dostałeś tej informacji od razu, to dowiesz się dopiero, gdy już jest musztarda po obiedzie i kolejny klient czeka na spóźniony transport.

• Czynnik ludzki i zwykłe pomyłki: Jesteśmy tylko ludźmi. Ktoś wpisał złą godzinę załadunku w zleceniu, bo pomylił np. 7:00 z 17:00. Ktoś przekazał kierowcy błędny adres (literówka w nazwie ulicy) – kierowca błądzi po mieście, tracąc czas. Klient podał niewłaściwą wagę ładunku, ciężarówka musi jechać okrężną drogą z uwagi na ograniczenia – opóźnienie gotowe. Takie błędy zdarzają się częściej, gdy brakuje ustandaryzowanych procedur i systemów weryfikujących dane. W firmach, gdzie „wszystko siedzi w głowie właściciela”, łatwo o przeoczenie jakiegoś szczegółu, który później odbija się na terminowości.
  

Podsumowując: część opóźnień jest nieunikniona, bo wynikają z czynników losowych poza naszą kontrolą. Ale ogromna część to efekt chaosu informacyjnego i braku narzędzi, które dziś są dostępne nawet dla najmniejszych przewoźników. Niestety, rzeczywistość jest taka, że nadal ponad połowa firm transportowych działa bez nowoczesnego systemu TMS – według branżowych analiz tylko 35–40% firm ma wdrożone systemy zarządzania transportem lub inne rozwiązania usprawniające pracę enterprise.trans.eu. Reszta wciąż jedzie „na papierze” i telefonie, co sprzyja właśnie wyżej wymienionym błędom.

Gdy jedno opóźnienie pociąga następne – efekt domina

Opóźnienia rzadko występują w izolacji. Z mojego doświadczenia wynika, że jedno spóźnienie może uruchomić całą kaskadę kolejnych problemów. Warto prześledzić typowy scenariusz z życia firmy transportowej, by zobaczyć, jak to działa w praktyce:

Kierowca utknął w gigantycznym korku na autostradzie – brzmi znajomo? Wyobraź sobie, że Twój kierowca Janek miał o 9:00 rano załadunek u klienta w Poznaniu. Niestety, na trasie wydarzył się poważny wypadek, droga stanęła. Janek informuje Cię, że utknął w korku – przewiduje spóźnienie na załadunek o co najmniej godzinę. Już wiesz, że plan na resztę dnia jest zagrożony.

• Opóźnienie załadunku: Dzwonisz do klienta (nadawcy towaru) z informacją, że ciężarówka zamiast o 9:00 będzie o 10:00. Klient niezadowolony, bo miał swoją „okienko” załadunkowe i potem kolejne ciężarówki do obsłużenia. Udało się przełożyć załadunek na 10:30, ale to już oznacza +1,5h poślizgu na starcie. Janek o 10:30 ładuje towar, rusza w drogę powiedzmy o 11:00.

• Opóźniona dostawa do odbiorcy: Odbiorca w Warszawie spodziewał się dostawy na 14:00. Według pierwotnego planu to było realne, ale teraz Janek będzie najwcześniej o 15:30. Musisz zadzwonić do klienta w Warszawie i przyznać, że dostawa się spóźni. Czasem klient machnie ręką, ale innym razem słyszysz westchnienie frustracji albo wyrzut: „Mieliście być na 14, ludzie czekają na towar, co się dzieje?”. Tłumaczysz przyczyny, przepraszasz – znów nadwerężasz relację. Klient B czuje się zawiedziony, nawet jeśli rozumie, że korki się zdarzają.
  
• Naruszenie planu kolejnych zleceń: Tymczasem Janek po rozładunku w Warszawie miał jechać jeszcze na kolejny załadunek o 16:00 dla innego klienta (C) i wieczorem wrócić z towarem do bazy. Już wiadomo, że na 16:00 nie zdąży. Szybka analiza: może da się podmienić samochód albo opóźnić ten załadunek C na 18:00? Próba ratowania – dzwonisz do klienta C, tłumaczysz sytuację i prosisz o późniejszą godzinę załadunku. Klient C nie jest zachwycony („Miał być dziś o 16, a będzie prawie wieczór?”), ale zgadza się przełożyć na 18:00. Problem w tym, że Janek zgodnie z przepisami o czasie pracy i tak nie zdąży – zabraknie mu godzin jazdy na dotarcie i powrót. W efekcie musisz kombinować: może inny kierowca dokończy zlecenie? Albo przełożyć to na jutro rano? Każda taka zmiana to dodatkowy chaos – trzeba przekładać kolejne zadania, organizować nocleg kierowcy lub przeładunek towaru na inną ciężarówkę.
  
• Efekt kuli śniegowej: Jedno opóźnienie pociągnęło za sobą trzy kolejne. Dzień pracy, który miał się skończyć o 18:00, przeciąga się do nocy. Ty wiszysz na telefonie – tłumaczysz się już trzeciemu klientowi tego dnia, przepraszasz, obiecujesz poprawę. W międzyczasie inne sprawy leżą odłogiem, bo całą uwagę pochłania gaszenie bieżącego pożaru. Zespół jest zmęczony i zestresowany – kierowca sfrustrowany, bo utknął w trasie dłużej, spedytor biega po biurze z kubkiem zimnej kawy próbując pozamykać temat, a szef firmy zamiast myśleć o rozwoju biznesu, siedzi z telefonem przy uchu i modli się, żeby jutro poszło lepiej.

Powyższy scenariusz to zlepek prawdziwych sytuacji, które przydarzyły mi się lub moim znajomym z branży. Oczywiście, nie zawsze jest aż tak dramatycznie – czasem opóźnienie wyniesie tylko godzinę i da się je „wchłonąć”. Ale często jedno potknięcie wywołuje reakcję łańcuchową. Szczególnie w małych firmach, gdzie flota jest mała i każde auto ma zaplanowane wiele zadań pod rząd, nie ma buforu na nieprzewidziane zdarzenia. Domino przewróciło się – a Ty latasz i zbierasz klocki.

Ile kosztuje firmę spóźnienie? Czas, pieniądze, nerwy…

Opóźnienia nie byłyby takim problemem, gdyby nie fakt, że boleśnie uderzają w firmę na wielu płaszczyznach. Widziałem to zarówno w liczbach, jak i na własnej skórze. Oto, co realnie kosztuje nas brak punktualności:

• Utrata czasu (który mógł zarabiać pieniądze): Każda godzina spóźnienia to godzina pracy ciężarówki i kierowcy, która nie generuje przychodu. Co gorsza, pochłania dodatkowy czas na zarządzanie kryzysem – telefony, reorganizacja planu, szukanie rozwiązań. To czas, który Ty i Twój zespół moglibyście poświęcić na obsługę kolejnych zleceń lub rozwój firmy, a marnuje się na gaszenie pożaru. Często też opóźnienie powoduje puste przebiegi – np. jedziesz po ładunek, którego już nie zdążysz tego dnia wziąć, i wracasz z pustą naczepą. Albo kierowca musi stać na parkingu przez noc, czekając na nowy termin – paliwo zużyte na ogrzewanie kabiny, diety kierowcy, to wszystko są koszty ukryte opóźnień.
  
• Bezpośrednie straty finansowe i kary: Opóźnienia mogą skutkować karami umownymi lub utratą części frachtu. Jeśli w umowie ze zleceniodawcą masz zapisane kary za spóźnienie (np. procent od frachtu za każdy dzień opóźnienia), to spóźniona dostawa po prostu uszczupla Twój zarobek. Nawet jeśli nie ma formalnej kary, klient może domagać się rabatu na przyszłość albo odmówić zapłaty części faktury, tłumacząc, że poniósł straty przez opóźnienie. Zdarza się też, że przegapienie tzw. slotu w magazynie (okna czasowego rozładunku) skutkuje dodatkową opłatą za obsłużenie poza godzinami – np. magazyn przyjmie Twojego tira po godzinach, ale doliczy kilkaset złotych ekstra za nadgodziny personelu. Tak więc każdy niepunktualny transport może realnie kosztować – czy to w postaci gotówki wychodzącej z firmy, czy utraconej okazji zarobku (bo w czasie stania w korku mógłbyś realizować inne zlecenie).
  
• Utrata zaufania i nadszarpnięte relacje z klientami: W biznesie transportowym reputacja to skarb. Jeśli raz czy drugi zdarzy Ci się spóźnienie, większość klientów zrozumie – w końcu „każdemu może się zdarzyć”. Ale jeśli opóźnienia stają się normą, klient zaczyna postrzegać Twoją firmę jako niesolidną. Dostajesz łatkę przewoźnika, który nie dowozi na czas. To prosta droga do utraty zleceń – bo klient następnym razem spróbuje kogoś innego, kto obieca punktualność. Co gorsza, wieści w branży roznoszą się szybko. Nadszarpnięta opinia może kosztować Cię utratę potencjalnych nowych kontraktów. Sam fakt ciągłego tłumaczenia się przed stałymi zleceniodawcami jest upokarzający – nawet jeśli Cię nie ukarzą finansowo, to wizerunkowo tracisz. Jak trafnie ujęto na blogu Trans.eu, „opóźnienia w transporcie bardzo często stanowią poważne zagrożenie dla stabilności finansowej przedsiębiorstwa. Z kolei ‘łatka’ firmy, która nie dowozi na czas, negatywnie wpływa na jej wizerunek”trans.eu. Innymi słowy: możesz stracić i pieniądze, i dobrą markę wypracowaną przez lata.
  
• Stres, frustracja i wypalenie zespołu: Nie da się ukryć, że ciągłe pożary odbijają się na ludziach. Właściciel firmy żyje w ciągłym napięciu – dzień pracy nigdy nie jest przewidywalny, trudno coś zaplanować po godzinach, bo „a nuż któryś kierowca zadzwoni z problemem”. Spedytorzy pracują w wiecznym biegu, często po godzinach, próbując pospinać to, co się rozsypało. Kierowcy z kolei są sfrustrowani, bo to na nich często skupia się gniew klienta na rampie (“Dlaczego Pan dopiero teraz?!”), a do tego później kończą trasę, stoją po nocach na parkingach – ich życie prywatne na tym cierpi. Taki chroniczny stres to prosta droga do wypalenia zawodowego. Ludzie bardziej skłonni są wtedy zmieniać pracę (czyli tracisz doświadczonego pracownika), częściej też zdarzają się konfliktowe sytuacje wewnątrz firmy. Ileż razy w nerwach padały ostre słowa między kierowcą a dyspozytorem, gdy obaj mieli już dość ciągłego “łatania dziur”! Atmosfera się psuje, a stąd już blisko do realnych strat – chorobowego, rezygnacji kogoś z pracy, błędów popełnianych ze zmęczenia.

Podsumowując ten ponury obraz: brak punktualności kosztuje więcej, niż na pierwszy rzut oka widać. To nie tylko te kilkaset złotych kary czy dodatkowego paliwa. To także potencjalnie utracony kontrakt wart dziesiątki tysięcy, to wizerunek firmy budowany latami, to w końcu Twoje zdrowie i zdrowie Twoich pracowników. Warto więc walczyć o poprawę, prawda? Tylko jak to zrobić, skoro nie kontrolujemy korków ani pogody? Tu wkracza pytanie o narzędzia i organizację pracy.

Jak ograniczyć spóźnienia? Lepsza organizacja i nowoczesne narzędzia

Cudów nie ma – żaden system nie sprawi, że korki znikną, a tiry zaczną latać jak helikoptery. Możemy jednak zminimalizować ryzyko opóźnień i łagodzić ich skutki, wprowadzając do firmy kilka usprawnień. Poniżej przedstawiam praktyczne sposoby (sprawdzone przeze mnie i wielu innych przewoźników), które realnie poprawiają punktualność:

• Planowanie tras z głową (i z zapasem): Zamiast upychać zlecenia „na styk”, warto planować z pewnym buforem czasowym. Uwzględnijmy średnie czasy załadunku/rozładunku, możliwe korki w godzinach szczytu, a także czas na codzienne czynności kierowcy. Jeśli Google Maps mówi „4h jazdy”, załóżmy raczej 5h na odcinek – życie pokazuje, że rzadko jedzie się bez żadnego opóźnienia. Lepiej, żeby kierowca chwilę poczekał (albo wcześniej skończył pracę), niż żeby wszędzie się spóźniał. W planowaniu bardzo pomagają nowoczesne mapy dla transportu, które uwzględniają aktualną sytuację drogową, ograniczenia dla ciężarówek i nawet przewidują koszty. Są systemy (o jednym opowiem za moment), które podpowiadają optymalną trasę i realny czas przejazdu dla ciężarówki z uwzględnieniem jej parametrów. Warto z tego korzystać – to pierwsza linia obrony przed nierealnym harmonogramem.
  
• Monitorowanie czasu pracy kierowców na bieżąco: Pilnuj przestrzegania przepisów o czasie pracy kierowcy zanim zostaną przekroczone. Dobry system telematyczny lub TMS zintegrowany z danymi z tachografu potrafi pokazać dyspozytorowi w czasie rzeczywistym, ile godzin jazdy czy pracy zostało kierowcy do pauzy. Dzięki temu nie wyślesz go na misję niemożliwą. Bardziej zaawansowane narzędzia potrafią nawet alarmować, że kierowcy skończy się czas zanim dojedzie do celu, dzięki czemu możesz zawczasu podjąć decyzję o zmianie planu lub uprzedzić klienta. Bez takiej widoczności ryzykujemy, że kierowca utknie 15 minut od rozładunku na obowiązkowej pauzie 45-minutowej, podczas gdy klient już dzwoni z pretensjami – a dało się tego uniknąć.
  
• System śledzenia statusów zleceń: Rozważ wdrożenie choćby prostego systemu, w którym oznaczane są kolejne etapy zlecenia – załadunek rozpoczęty/zakończony, w trasie, dojazd na miejsce, rozładunek itp. Może to brzmieć jak luksus dla dużych graczy, ale dziś są dostępne rozwiązania w chmurze, z aplikacją mobilną dla kierowcy, które na bieżąco synchronizują status. Kierowca jednym kliknięciem w aplikacji zaznacza „wyjechałem z załadunku”, a Ty w biurze od razu to widzisz. Pozwala to wychwycić opóźnienie w zarodku – jeśli widzisz, że załadunek zamiast 30 min trwa już 2 godziny i status wciąż „załadunek w toku”, możesz od razu reagować (dzwonić do nadawcy co się dzieje, przesunąć kolejne terminy). Taki system to także skarb przy informowaniu klienta – bo masz twarde dane o statusie. Nie bazujesz na tym, co Ci kierowca powie przez telefon (a on może nie mieć czasu dzwonić w trakcie załadunku), tylko widzisz realny obraz sytuacji.
  
• Lepsza komunikacja i automatyczne powiadomienia: Skoro największy chaos rodzi się z telefonu i SMS, gdzie człowiek musi wszystko przekazać ręcznie – wyeliminujmy ten czynnik wszędzie tam, gdzie to możliwe. Nowoczesne systemy TMS potrafią automatycznie wysyłać powiadomienia do klientów o statusie transportu. Np. gdy tylko kierowca oznaczy rozładunek jako zakończony, klient dostaje e-mail lub SMS: „Twoja dostawa została rozładowana, kierowca właśnie odjeżdża”. Albo: „Przewidywany czas przyjazdu (ETA) to 15:30”. Ba, niektóre rozwiązania dają klientom dostęp do podglądu zlecenia czy nawet lokalizacji ciężarówki. W praktyce oznacza to, że klient sam widzi, co się dzieje, zanim jeszcze zdąży złapać za telefon do Ciebie. Oczywiście, nie zawsze chcemy aż takiej transparencji, ale możliwość informowania automatycznego jest zbawienna. Oszczędza dziesiątki telefonów dziennie zarówno Twoim spedytorom, jak i kierowcom. A klient docenia, że jest na bieżąco – nawet jeśli to wieść o opóźnieniu, lepiej podana zawczasu i z przewidywanym nowym czasem niż żadna.
  
• Synchronizacja danych w jednym systemie (tzw. “jedno źródło prawdy”): Kluczem do panowania nad chaosem jest scentralizowanie informacji. W praktyce – wdrożenie systemu, z którego korzystają wszyscy w firmie i gdzie trafiają wszystkie dane o zleceniach. Jeśli kierowca ma aplikację połączoną z systemem spedytora, to każda zmiana (np. nowy adres dostawy, korekta godziny) od razu mu się wyświetli – nie ma ryzyka, że ktoś zapomni zadzwonić i przekazać. Spedytor z kolei widzi na mapie, gdzie są ciężarówki i co robią, zamiast obdzwaniać każdego. Dokumenty, instrukcje, uwagi do zleceń – wszystko jest w tym wspólnym „mózgu” operacji. Dzięki temu cały zespół działa na tych samych aktualnych danych w czasie rzeczywistym. Eliminujemy sytuacje typu: „A bo ja miałem starą wersję zlecenia i nie wiedziałem o zmianie godziny”. Taka synchronizacja automatycznie poprawia punktualność, bo wiele opóźnień wynikało po prostu z niedogadania się – to się kończy.
  
• Proaktywne reagowanie i przewidywanie problemów: Najbardziej zaawansowane narzędzia w transporcie korzystają już ze sztucznej inteligencji, która potrafi przewidywać opóźnienia zanim nastąpią. Brzmi futurystycznie? Już teraz są systemy, które np. analizują plan trasy i ładunków i ostrzegają, że kierowca nie zdąży z jednym zleceniem na czas przy obecnym planie. Albo proponują inne rozłożenie ładunków między ciężarówki, żeby zmieścić się w oknach czasowych. Chodzi o to, żeby działać z wyprzedzeniem, zamiast wciąż reagować po fakcie. Jeśli wiemy wcześniej (dzięki danym z systemu), że np. auto nr 3 nie wyrobi się na rozładunek o 14:00, to mając tę wiedzę rano możemy jeszcze np. zamienić kolejność zleceń z innym autem albo uprzedzić klienta i uzgodnić inne rozwiązanie. Firma zaczyna funkcjonować bardziej planowo, a mniej „na straży pożarnej”. Jak ujął to jeden z moich znajomych: “W końcu czuję, że to my kontrolujemy sytuację, a nie sytuacja nas. Jedziemy z przodu, a nie biegniemy z tyłu próbując dogonić uciekające terminy.” Gdy wdrożył u siebie narzędzia IT, powiedział mi jeszcze jedno zdanie, które zapamiętałem: „Teraz działamy spokojniej, bo widzimy potencjalne problemy zanim wyrosną na kryzys”. I o to chodzi.

Spokój w transporcie jest możliwy – przykład zmiany na lepsze

Opiszę teraz krótko, jak wygląda codzienność firmy transportowej po wdrożeniu takich usprawnień, bo miałem okazję uczestniczyć w tym procesie u nas. Różnica jest kolosalna.

Jeszcze rok temu każdy dzień wyglądał u nas jak opisany wcześniej rollercoaster. Ciągłe telefony, notatniki, „zaraz oddzwonię, muszę to poukładać”. W końcu powiedziałem: dość tego, spróbujemy czegoś nowego. Zainwestowaliśmy w nowoczesny system do zarządzania transportem – konkretnie wybraliśmy platformę HOGS (Holistic Freight Automation), ale na rynku jest kilka opcji. Ważne, że narzędzie było dopasowane do małej firmy, intuicyjne i dostępne przez internet (więc nie wymagało nie wiadomo jakich wdrożeń IT).

Co się zmieniło? Na przykładzie: poranek, odpalam system – widzę od razu status wszystkich bieżących zleceń. O, jeden kierowca jeszcze ładuje, choć powinien już wyjeżdżać – system oznaczył to na czerwono, bo czas załadunku przekroczył normę. Dzwonię do klienta zanim on zadzwoni do mnie, już wiem że może być obsuwa. W tym samym czasie klient też widzi w swoim panelu, że załadunek trwa dłużej – więc kiedy dzwonię, on już jest świadomy, rozmowa jest spokojniejsza, ustalamy nowy ETA. Zero nerwów, zero tłumaczenia się, raczej wspólne rozwiązywanie problemu.

Inny przykład: planowanie trasy. Kiedyś robiliśmy to ręcznie – teraz system podpowiada, jaka kolejność dostaw będzie optymalna i czy zdążymy. Jeśli „według komputera” plan jest zbyt napięty, to znaczy, że faktycznie był zbyt napięty. Urealniamy go zawczasu, zamiast potem gonić w piętkę. System pilnuje za nas wielu rzeczy: przypomina o kończącym się czasie jazdy kierowcy (wyskakuje komunikat: „Uwaga, kierowca Janek za 1 godzinę musi zrobić pauzę”), nie pozwoli nam wprowadzić niemożliwego czasu dostawy (np. od razu zasugeruje okno czasowe 14:00–16:00 zamiast sztywno 14:00, jeśli widzi potencjalne ryzyko), synchronizuje dane kierowców z biurem – czyli kierowca od razu w aplikacji dostaje zmieniony adres czy godzinę, gdy tylko spedytor ją zmieni w systemie. Znacznie mniej pomyłek. A jak są mniejsze pomyłki i więcej realizmu w planie, to automatycznie mniej opóźnień.

Zauważyliśmy też ogromną zmianę w komunikacji z kierowcami. Kiedyś telefon był narzędziem podstawowym – co chwila ktoś dzwonił do kierowcy: „Gdzie jesteś? Która godzina, czemu jeszcze Cię nie ma?”. Teraz mam podgląd GPS i status, więc wiem, gdzie jest, bez wydzwaniania. Telefon idzie w ruch tylko, gdy naprawdę trzeba coś omówić – a nie dla rutynowych meldunków. Kierowcy to doceniają, bo mniej ich rozpraszamy. Spedytorzy zaś nie muszą być call center, tylko mogą skupić się na organizowaniu faktycznie trudnych rzeczy, a nie na zbieraniu informacji, które system sam może pokazać.

W efekcie, choć to zabrzmi jak frazes, praca stała się spokojniejsza. Czy wszystkie problemy zniknęły? Oczywiście, że nie – w transporcie zawsze coś wyskoczy. Ale jesteśmy na to przygotowani. Klienci też zauważyli różnicę – przestali słyszeć w kółko „zaraz będę, jeszcze 5 minut”, bo teraz jeśli już coś opóźnione, to od razu ich informujemy z wyprzedzeniem i podajemy realny czas. Naprawdę, ludzie są w stanie dużo wybaczyć, jeśli czują, że mają pełną informację i partnera, który nad tym panuje. Nasze relacje z kontrahentami poprawiły się, bo z firmy z wiecznymi wymówkami staliśmy się firmą, która nawet jak coś idzie nie tak, to ogarnia sytuację profesjonalnie.

To wszystko było możliwe dzięki zmianie podejścia i wykorzystaniu dostępnych narzędzi. Właśnie dlatego powstały narzędzia takie jak HOGS – żeby w transporcie znów dało się działać spokojnie, bez ciągłego tłumaczenia się i pożarów do gaszenia. Z perspektywy czasu żałuję, że tak długo się przed tym wzbraniałem, bo koszt wdrożenia zwrócił się bardzo szybko w postaci oszczędzonego czasu i utrzymanych klientów.

Jeśli chcesz zobaczyć, jak wygląda transport bez wiecznego „zaraz będę” – przetestuj HOGS.

Przekonasz się sam, że punktualność wcale nie musi być towarem deficytowym w naszej branży. Można wozić na czas i spać spokojniej – czego sobie i Wam życzę!