Wyzwania współpracy z podwykonawcami w małej firmie transportowej

Codzienność małego przewoźnika: podwykonawca na ratunek – i kolejne nerwy

Czy zdarzyło Ci się przyjąć zlecenie transportowe, którego nie mogłeś obsłużyć własnym autem, i w ostatniej chwili dzwonić po znajomych przewoźnikach z pytaniem: “Weźmiesz ten kurs za mnie?”? Jeśli prowadzisz małą firmę transportową, to prawdopodobnie tak. W branży transportowej korzystanie z usług podwykonawców to codzienność – często nie da się inaczej. Dodatkowy ładunek, awaria ciężarówki czy brak kierowcy – powodów jest wiele. Podwykonawca bywa wybawieniem, dzięki któremu nie musisz odmawiać zlecenia klientowi. Niestety, za tą codziennością kryje się też mnóstwo stresu i ryzyka.

Telefon dzwoni bez przerwy, terminy gonią, a Ty nawet nie masz kiedy spokojnie zjeść obiadu – brzmi znajomo? Wielu właścicieli firm transportowych żyje w trybie ciągłego gaszenia pożarów. Gdy kurs wykonuje ktoś inny, poziom niepewności tylko rośnie. Wysyłasz ciężarówkę podwykonawcy w trasę i… zaczyna się czas nerwowego wyczekiwania. Czy dojedzie na czas? Czy wszystko pójdzie zgodnie z planem? Czy klient nie będzie wydzwaniał z pretensjami, a Ty nie będziesz miał mu co odpowiedzieć? Niestety, taka jest rzeczywistość – chaos stał się normą, ale czy na pewno tak musi być? Zanim znajdziemy receptę, przyjrzyjmy się, skąd biorą się te problemy we współpracy z podwykonawcami.

Skąd biorą się problemy? – Brak standardów i komunikacja “na gębę”

W idealnym świecie każdy przewoźnik działa według tych samych standardów, a informacje płyną płynnie w łańcuchu dostaw. Rzeczywistość małej firmy bywa jednak daleka od ideału. Organizacyjny rozgardiasz – brak ustalonych procedur i planu działania – sprawia, że każdy dzień jest nieprzewidywalny. Gdy zlecasz transport innemu przewoźnikowi, wszystko odbywa się “na szybko” i często tylko przez telefon. Ustalenia co do szczegółów trasy, terminów, wymagań klienta – to wszystko pada w rozmowach lub wiadomościach, które łatwo potem zgubić albo opacznie zrozumieć. Brak udokumentowanych ustaleń to prosta droga do nieporozumień. Jeśli nie określisz jasno oczekiwań co do zakresu usługi, terminów czy jakości, możesz być pewien, że prędzej czy później pojawią się problemy.

Pomyśl o prostym przykładzie: umawiasz się z podwykonawcą, że odbierze towar w piątek rano i zawiezie go 1000 km na południe Europy. Na słowo ustalacie stawkę, powiedzmy 1 000 € za całość, i tyle. Nie spisaliście jednak dokładnie, co ta kwota obejmuje. Podwykonawca zakłada, że w cenie nie ma opłat za prom i dodatkowego ubezpieczenia, bo to “standardowo poza stawką”, ale Ty myślałeś, że to oczywiste, iż w 1000 € jest wszystko. W efekcie po wykonaniu transportu pojawia się zgrzyt: kto pokrywa koszt promu? Kto zapłaci za ubezpieczenie cargo na życzenie klienta? Niejasne zasady współpracy i nieprecyzyjna umowa to pierwszy grzech, którego konsekwencją są takie nieporozumienia. Każda umowa powinna precyzować stawki, terminy płatności, czas oczekiwania, zakres usługi itp. – im mniej niedomówień, tym mniej stresu i sporów później.

Niestety, małe firmy często działają “na zaufanie” i szybkie ustalenia ustne, bez formalnych zapisów. Podwykonawca potem robi “po swojemu”, według własnych standardów, które mogą odbiegać od Twoich. Ty obiecujesz klientowi pewien poziom obsługi, a nie masz pewności, czy inny przewoźnik faktycznie go dotrzyma. Brak wspólnego systemu komunikacji i standardów sprawia, że każdy ciągnie wózek po swojemu, a Ty próbujesz to wszystko ogarnąć, nie mając realnej kontroli. W efekcie czujesz, że żyjesz w chaosie i wiecznym stresie, bo nigdy nie wiesz, czym jeszcze zaskoczy Cię dany kurs.

Nieprzewidywalność, opóźnienia, szkody – Ty świecisz oczami przed klientem

Gdy podzlecasz transport, tracisz bezpośredni wgląd w to, co dzieje się z ładunkiem. Każda godzina ciszy od podwykonawcy potęguje niepewność. Klient oczekuje bieżących informacji – chce wiedzieć, czy towar już załadowany, czy jedzie, czy dotrze na czas. Tymczasem Ty wisisz na telefonie, wydzwaniasz do kierowcy lub szefa firmy podwykonawczej, a tam sygnał zajęty albo uspokajające: “Spokojnie, szefie, wszystko w porządku, będzie na czas.” Tylko że dopóki towar nie zostanie dostarczony, nie masz pewności, czy faktycznie “będzie na czas”. Podwykonawca może zapewniać, co chce – Ty i tak drżysz, bo to Twoja reputacja wisi na włosku.

Ryzyko opóźnień jest realne i zdarza się nierzadko. Wystarczy drobny problem: awaria ciężarówki podwykonawcy, korek, błąd w nawigacji – i planowana dostawa rano przesuwa się na popołudnie. Kiedy to Twój własny kierowca ma opóźnienie, przynajmniej wiesz o nim od razu i możesz reagować. W przypadku podwykonawcy możesz dowiedzieć się ostatni – np. od wkurzonego klienta, który nie dostał towaru o umówionej godzinie. Brak stałego monitorowania postępów i kontroli nad zleceniem potrafi zemścić się opóźnieniami czy niską jakością wykonania usługi, które wychodzą na jaw dopiero na końcu. A wtedy jest już za późno – nie cofniesz czasu, możesz tylko przepraszać klienta i obiecywać poprawę.

Jeszcze gorszym koszmarem są uszkodzenia ładunku lub inne szkody wyrządzone przez podwykonawcę. Powiedzmy, że ów przewoźnik nie zabezpieczył palet tak, jak prosiłeś, bo “wie lepiej”. W trasie towar się przesunął i uległ uszkodzeniu. Kto za to odpowie? Niestety Ty, jako główny zleceniobiorca, odpowiadasz przed klientem za działania podwykonawcy tak, jak za swoje własne. Prawo przewozowe jasno to precyzuje: klienta nie interesuje, że wynająłeś innego przewoźnika – dla niego to Ty zawarłeś umowę i to do Ciebie będzie kierować roszczenia. Twój podwykonawca nie jest stroną umowy z klientem, więc wszelkie roszczenia spadają najpierw na Ciebie. Oczywiście potem możesz dochodzić odszkodowania od winnego przewoźnika, ale nerwów, straconego czasu i nadszarpniętego zaufania klienta to nie zrekompensuje.

W skrajnych przypadkach pojawia się też ryzyko oszustwa lub kradzieży – na rynku zdarzają się pseudoprzewoźnicy podszywający się pod legalne firmy. Gdy łapiesz podwykonawcę na szybko z giełdy transportowej, zawsze istnieje ryzyko, że trafisz na nieuczciwego kontrahenta. Branżowe case study opisują sytuacje, gdzie ładunek powierzony przypadkowemu „przewoźnikowi” przepada bez śladu, bo okazał się on oszustem. Nawet legalnie działający przewoźnik może Cię niemile zaskoczyć – podzlecając transport nigdy nie możesz być w 100% pewny cudzych działań. Takie ekstremalne sytuacje może nie zdarzają się codziennie, ale świadomość ryzyka siedzi z tyłu głowy i dokłada stresu. Każdy kurs z podwykonawcą to trochę jak gra w ruletkę – zazwyczaj będzie dobrze, ale cichy strach zawsze jest: “A co, jeśli się nie uda?”.

Dokumenty i rozliczenia: papierologia, która potrafi opóźnić płatność

Na koniec kursu nadchodzi czas rozliczenia – a tu kolejna pułapka. Dokumenty przewozowe, potwierdzenia dostawy (POD/CMR), protokoły – to wszystko musi wrócić do Ciebie, byś mógł rozliczyć się z klientem. Gdy jeździsz własnym autem, pilnujesz tego na bieżąco: kierowca od razu po rozładunku wysyła Ci skan podpisanej dokumentacji. Z podwykonawcą bywa różnie. Czekasz, dzwonisz, prosisz o skany CMR-ki, a dokumentów jak nie było, tak nie ma. Podwykonawca już goni następny fracht, biuro ma “na głowie”, więc Twoja sprawa schodzi na dalszy plan. Opóźnienie w przekazaniu dokumentów oznacza, że Ty nie możesz wystawić faktury klientowi, bo ten żąda najpierw kompletu papierów. A każdy dzień opóźnienia płatności to dla Ciebie utrata płynności. Przypomnijmy, że opóźnione należności to prawdziwa plaga – ponad połowa firm transportowych w Polsce czeka na zapłatę powyżej 60 dni. Jeśli do tych rynkowych realiów dołożysz własne opóźnienie, bo brak Ci dokumentów od podwykonawcy, wpadasz w spiralę zatorów płatniczych.

Problemy pojawiają się też przy rozliczaniu stawek i kosztów dodatkowych. Wracając do wcześniejszego przykładu: nie ustaliliście dokładnie warunków, więc po fakcie podwykonawca domaga się dopłaty za prom i ubezpieczenie. Twój klient z kolei uważa, że cena była ustalona ryczałtowo. I kto ma pokryć różnicę? Najczęściej patrzy się na Ciebie. Brak precyzyjnych ustaleń na początku skutkuje sporami przy rozliczeniach – co było w stawce, a co dodatkowo, za co należy się ekstra płatność, a za co nie. Bez klarownej umowy i komunikacji, każda ze stron może mieć własną interpretację. Ty, jako pośrednik między klientem a podwykonawcą, lądujesz między młotem a kowadłem. Nieraz musisz pokryć pewne koszty z własnej marży, by utrzymać dobre relacje z klientem lub przewoźnikiem. To zjada zarówno Twoje zyski, jak i nerwy.

Do tego dochodzi prozaiczna, lecz uciążliwa papierologia. Kto choć raz próbował zapanować nad stertą CMR-ek, faktur od podwykonawców, not spedycyjnych, ten wie, jak łatwo coś przeoczyć. Dokumenty giną w stertach papierów, mail z potwierdzeniem może wpaść do spamu – i znów chaos. A w transporcie każdy brakujący podpis czy pieczątka to potencjalny problem z rozliczeniem. Mała firma często nie ma osobnej osoby do papierów, więc wszystko spada na właściciela lub dyspozytora, który po nocach kompletuje dokumentację. Gdy w grę wchodzi podwykonawca, masz dodatkową warstwę komplikacji – musisz dopilnować cudzej roboty papierkowej. Nietrudno coś przegapić.

Podsumowując: współpraca z podwykonawcami, choć niezbędna, niesie mnóstwo wyzwań. Od braku informacji i kontroli, przez ryzyko opóźnień i szkód, po trudności z dokumentami i rozliczeniem – każdy detal ma znaczenie i może zaważyć na Twojej relacji z klientem. Nic dziwnego, że wielu właścicieli małych firm transportowych ma chwilami dość i myśli, że inaczej się nie da. Ale czy na pewno?

Gdy zaprowadzisz porządek: jak system może odmienić tę współpracę

Wyobraź sobie taką sytuację: masz jedno miejsce, w którym widzisz całe zlecenie od A do Z – od momentu przekazania kursu podwykonawcy po finalne rozliczenie. Wszystkie ustalenia, stawki, dodatkowe koszty – czarno na białym, przypięte do danego zlecenia. Nie musisz przekopywać się przez SMS-y i notatki, by sprawdzić, co uzgodniliście, bo historia komunikacji jest zapisana przy zleceniu. Podwykonawca potwierdził przyjęcie zlecenia jednym kliknięciem, akceptując warunki. Każdy ma jasność co do stawek i obowiązków, więc nie ma później niedomówień. Brzmi jak marzenie? To realia firm, które wdrożyły nowoczesne systemy do zarządzania zleceniami transportowymi (TMS).

Kiedy mała firma ma dedykowany system lub platformę do współpracy z podwykonawcami, poziom kontroli rośnie nieporównywalnie. Przydzielasz kurs podwykonawcy w systemie, wpisujesz wszystkie dane zlecenia, wymagania klienta, terminy, stawkę – i od tego momentu zarówno Ty, jak i Twój partner macie stały dostęp do tych informacji. Nie musisz “wisieć na telefonie”, żeby dowiedzieć się, co się dzieje. Statusy zlecenia aktualizowane są na bieżąco: załadunek potwierdzony (np. podwykonawca kliknął status “załadowano” albo kierowca dodał w aplikacji), w trasie, rozładunek zrealizowany – widzisz to u siebie od razu. W razie opóźnienia otrzymujesz powiadomienie lub widzisz brak aktualizacji w planowanym czasie i możesz szybko reagować. Taki poziom transparentności to dziś nowy standard – duzi zleceniodawcy coraz częściej oczekują od przewoźników pracy w rytmie wspólnego systemu IT i raportowania wszystkiego w czasie rzeczywistym. Dzięki systemowi Ty również masz te informacje od ręki, co daje Ci spokój i pewność.

Co więcej, wszelka komunikacja z podwykonawcą może odbywać się w ramach systemu – czy to poprzez dedykowany czat do danego zlecenia, czy poprzez automatyczne notyfikacje. Zamiast nerwowo przekazywać info telefonicznie (“Pamiętaj, klient wymaga plandeki XL, a w dokumentach wpisać numer partii”), wprowadzasz te informacje do systemu, a podwykonawca ma do nich dostęp na bieżąco. Każda zmiana, ustalenie czy dodatkowa prośba od klienta trafia tam, gdzie trzeba – bez ryzyka, że coś “uleci”. Masz też podgląd, czy i kiedy podwykonawca odczytał Twoje wiadomości, więc koniec wymówek typu “nie wiedziałem”.

Ogromną zaletą posiadania systemu jest porządek w dokumentach. Dobre rozwiązania TMS pozwalają podwykonawcy załączyć skany dokumentów (CMR, WZ, protokoły) bezpośrednio do zlecenia. Kierowca kończy rozładunek, cyka zdjęcie podpisanej CMR-ki swoim telefonem i w aplikacji “podpina” ją do zlecenia – a Ty widzisz ten dokument u siebie w ciągu minut. Koniec błagania o przesłanie skanów mailem i śledzenia, czy przyszły – wszystko jest w systemie przypięte do odpowiedniego kursu. Dzięki temu faktury wystawisz od razu, zaraz po dostawie, bo masz komplet potwierdzeń. Mało tego, jeżeli pracujesz z kilkoma podwykonawcami, system pomoże Ci śledzić ich faktury i należności – już nie umknie Ci, komu zapłaciłeś, a komu jeszcze wiszą pieniądze, bo wszystko jest odnotowane.

Transparentność rozliczeń to kolejny atut. Jeżeli warunki zlecenia były zapisane w systemie (stawka, ewentualne dopłaty za dodatkowe usługi), to przy rozliczeniu nie ma pola do sporu – wystarczy spojrzeć w kartę zlecenia, by wiedzieć co zostało uzgodnione. Gdy podwykonawca zgłasza dodatkowy koszt, też łatwo zweryfikujesz, czy jest zasadny, bo widzisz np., że przekroczył czas załadunku o 3 godziny (system może to rejestrować w statusach), a umówiliście się, że pierwsza godzina gratis, reszta płatna. Wszystkie te zasady możesz mieć z góry zdefiniowane. Historia i warunki współpracy są przejrzyste, co ogranicza emocjonalne kłótnie – rozmawiacie o faktach, nie o “wydawało mi się, że…”.

Słowem, masz porządek nawet wtedy, gdy kursu nie robisz sam. W każdej chwili możesz pokazać klientowi konkrety: gdzie jest towar, o której się załadował, czemu była obsuwa (np. raport z systemu: “korek na A4, 2h opóźnienia”), a nawet udostępnić mu podgląd statusu jeśli to przewidziane. Zamiast zgadywać i zdawać się na czyjeś lakoniczne informacje, operujesz twardymi danymi. Cyfrowe rozwiązania porządkują ten chaos i dają Ci czas oraz poczucie kontroli, dzięki czemu możesz skupić się na rozwijaniu firmy, a nie gaszeniu pożarów.

Nowoczesne narzędzia dla małych firm – koniec chaosu w podwykonawstwie

Właśnie dlatego powstały narzędzia takie jak HOGS – żeby mieć porządek nawet wtedy, gdy kursu nie robisz sam. Rynek TSL (Transport-Spedycja-Logistyka) coraz bardziej się digitalizuje, oferując rozwiązania dostępne również dla mniejszych przewoźników. Systemy klasy TMS czy platformy współpracy, które kiedyś były domeną korporacji, dziś stają się przyjazne i opłacalne nawet dla mikro firm. Przykładowy dedykowany system może pomóc Ci przydzielać zadania podwykonawcom, zarządzać zasobami, kontrolować terminy oraz monitorować postępy prac – wszystko w jednym miejscu. Brzmi skomplikowanie? Nie musi takie być – wiele narzędzi jest intuicyjnych i działa w chmurze, więc nie wymaga kosztownej infrastruktury.

Co ważne, wdrożenie porządku nie oznacza rezygnacji z elastyczności. Nadal możesz dzwonić do zaufanego Staszka z sąsiedniej firmy, by wspomógł Cię w trasie – różnica polega na tym, że potem formalnie wprowadzisz go do systemu jako wykonawcę zlecenia, zamiast załatwiać wszystko notatnikiem. On otrzyma jasne wytyczne i będzie mógł raportować Ci realizację na bieżąco, a Ty zachowasz nad wszystkim pieczę. To zmniejsza ryzyko błędów o ludzkim podłożu – system nie “zapomni” przekazać mu jakiejś informacji, nie zgubi dokumentu, nie przekręci ustaleń.

Zmiana sposobu pracy z podwykonawcami może początkowo wymagać przyzwyczajenia, ale zwrot z inwestycji w porządek jest bezcenny. Wraca kontrola, przewidywalność i… spokój ducha. W końcu to Ty odpowiadasz przed klientem, więc warto mieć narzędzia, które pozwolą Ci tę odpowiedzialność udźwignąć bez nadmiaru nerwów. Jak pisał kiedyś pewien doświadczony przewoźnik, “spokój urasta do rangi nowego luksusu”, na który jednak każdy może sobie pozwolić, wprowadzając odrobinę ładu.

Jeśli współpracujesz z podwykonawcami,
wiesz, że każdy szczegół ma znaczenie.

➡ Sprawdź, jak HOGS pomaga mieć to wszystko pod kontrolą