Do czego to służy
Przelew na zły numer konta to jeden z najdroższych błędów w spedycji. Pieniądze trudno odzyskać, a przewoźnik i tak czeka na zapłatę. Dlatego konto przewoźnika zapisujesz w jego karcie i sprawdzasz, zanim zapłacisz pierwszą fakturę.
HOGS pomaga na trzy sposoby. Przy zapisie sprawdza, czy numer ma poprawny format IBAN. Oznacza, czy ktoś potwierdził, że konto naprawdę należy do przewoźnika. A na żądanie sprawdza konto w państwowym wykazie, czyli na białej liście VAT. Każdy, kto otworzy kartę firmy, od razu widzi, czy konto jest pewne.
Gdzie to znajdziesz
W menu po lewej wybierz Kontrahenci → Lista kontrahentów, kliknij nazwę przewoźnika i na górze karty wybierz zakładkę Konta bankowe.
Krok po kroku
- Otwórz kartę przewoźnika z listy kontrahentów i wybierz zakładkę Konta bankowe. Zobaczysz tabelę kont tej firmy.
- Kliknij Dodaj konto. Otworzy się okno Dodaj konto.
- Wpisz Nazwę konta, na przykład „Konto PLN”. Nazwa pomaga rozpoznać konto, gdy firma ma ich kilka.
- W polu Waluta wybierz walutę konta, na przykład złote.
- W polu Typ kontrahenta wybierz, do której roli firmy należy konto. Gdy będziesz płacić na nie za frachty, wybierz Przewoźnik.
- Wklej Numer konta, najlepiej prosto z faktury przewoźnika. Numer SWIFT i Nazwa banku nie są obowiązkowe.
- Kliknij Zapisz. Jeśli w numerze jest pomyłka, pod polem zobaczysz komunikat „Nieprawidłowy międzynarodowy numer rachunku bankowego (IBAN).” Popraw numer i zapisz jeszcze raz.
- Konto pojawi się w tabeli. Czerwony krzyżyk przy numerze oznacza, że konto nie jest jeszcze zatwierdzone. Najedź na niego, a zobaczysz podpowiedź.
- Gdy masz pewność, że numer należy do przewoźnika, na przykład potwierdziłeś go telefonicznie, kliknij trzy kropki na końcu wiersza i wybierz Edytuj. Zaznacz Oznacz, jako zatwierdzone i kliknij Zapisz. Krzyżyk zmieni się w zielony znaczek.
- Aby sprawdzić białą listę, w tym samym menu pod trzema kropkami wybierz Status białej listy VAT. System sprawdzi konto w wykazie i pokaże wynik razem z datą weryfikacji. Zamkniesz okno przyciskiem Anuluj.
Pola w formularzu
- Nazwa konta - twoja nazwa, która ułatwia rozpoznanie konta w tabeli.
- Waluta - waluta rachunku.
- Typ kontrahenta - do której roli firmy należy konto: Zleceniodawca albo Przewoźnik.
- Numer konta (wymagane) - numer rachunku. Przy zapisie system sprawdza format IBAN.
- Numer SWIFT i Nazwa banku - pola nieobowiązkowe.
- Oznacz, jako zatwierdzone - potwierdzenie, że konto należy do przewoźnika. Zmienia czerwony krzyżyk na zielony znaczek.
- Oznacz, jako priorytetowe dla wybranej waluty - oznaczenie widoczne w tabeli, w kolumnie Priorytetowe.
Dobrze wiedzieć
- System sprawdza tylko format numeru IBAN. Nie sprawdza, czy konto istnieje w banku.
- Zatwierdzić konto może tylko osoba z dostępem do Płatności.
- Konto zatwierdza się też samo, gdy dodasz płatność do faktury przewoźnika.
- Gdy ktoś bez dostępu do Płatności zmieni numer konta albo walutę, zatwierdzenie zostaje cofnięte.
- Zielony znaczek to nie to samo co biała lista. Podpowiedź może brzmieć „Zatwierdzone. Nie zweryfikowano na białej liście VAT.” Białą listę sprawdzasz osobno.
- Gdy zobaczysz „Nie występuje na białej liście VAT.” przy prawdziwym przewoźniku, poproś go o numer konta, który jest na białej liście.
Najczęstsze pytania
Dlaczego nie mogę zapisać numeru konta?
Numer ma niepoprawny format IBAN, najczęściej przez literówkę. Skopiuj go jeszcze raz z faktury przewoźnika i wklej w całości.
Czy zielony znaczek oznacza, że konto jest na białej liście?
Nie. Znaczek oznacza zatwierdzenie konta. Białą listę sprawdzasz w menu pod trzema kropkami: Status białej listy VAT.
Dlaczego konto znowu ma czerwony krzyżyk?
Najpewniej ktoś bez dostępu do Płatności zmienił numer konta albo walutę i zatwierdzenie zostało cofnięte. Sprawdź numer i zatwierdź konto ponownie.
