Cichy zabójca zysków małych firm transportowych: brak kontroli kosztów

Wprowadzenie

Wiele małych firm transportowych ma pełne ręce zleceń, a mimo to brakuje im zadowalających zysków. Często winowajcą nie jest brak pracy, lecz brak skrupulatnej kontroli nad kosztami operacyjnymi – takimi jak paliwo, opłaty drogowe, tzw. podloty (puste przebiegi i dojazdy) czy efektywne zarządzanie czasem pracy kierowców. W realiach malejących stawek frachtów i rosnących kosztów utrzymania floty, niewielkie firmy działają często na granicy opłacalności. Potwierdzają to badania: ponad 30% najmniejszych przewoźników przyznaje, że co prawda jest w stanie się utrzymać, ale nie osiąga zysku, a podobny odsetek mówi wprost, że ich przychody bywają zbyt niskie, by pokryć bieżące koszty działalności. Innymi słowy – ciężko pracują, lecz zyski topnieją przez ukryte koszty i niewykorzystane oszczędności.

Analiza problemu

Skąd bierze się problem braku kontroli kosztów? W wielu małych firmach transportowych wciąż brakuje nowoczesnych narzędzi do dokładnej kalkulacji. Wyceny tras i stawek często odbywają się „na czuja” na podstawie doświadczenia, bez precyzyjnego liczenia wszystkich wydatków. Niestety takie podejście bywa zgubne – przewoźnicy sami przyznają, że często nie wiedzą dokładnie, ile kosztuje ich przejechanie kilometra ciężarówką na danej trasie. Wielu zadaje sobie pytanie: *„Dlaczego jeżdżę tak dużo, a zarabiam tak mało?”* – odpowiedzią bywa właśnie niedoszacowanie kosztów. Gdy nie znasz swojej stawki minimalnej (tzw. stawki zero), poniżej której lepiej odstawić ciężarówkę niż jechać, łatwo przyjąć zlecenie, które realnie przyniesie stratę.

Brak rozbicia kosztów na poszczególne trasy i pojazdy dodatkowo zaciemnia obraz sytuacji. Jeśli firma sumuje koszty dopiero na koniec miesiąca, nie analizując każdego kursu oddzielnie, trudno wskazać, które zlecenia były rentowne, a które „zjadły” wypracowany wcześniej zysk. Przykładowo: kurs na 500 km za, powiedzmy, 2000 zł frachtu może wydawać się opłacalny – ale jeśli ciężarówka wraca kolejne 500 km na pusto, to łącznie pokonuje 1000 km. Przychód efektywnie spada wtedy do 2 zł/km, podczas gdy koszt operacyjny pojazdu (paliwo, amortyzacja, pensja kierowcy, myto) może wynosić 2,5–3 zł/km. Nietrudno policzyć, że taki kurs w rzeczywistości przynosi firmie stratę, mimo że „na papierze” wyglądał dobrze. Niestety, bez odpowiednich danych wielu właścicieli orientuje się dopiero po fakcie, że pracowali za darmo albo dopłacili do interesu.

Do tego dochodzą inne niedoszacowane koszty: drożejące paliwo (stanowiące ok. 40% kosztów operacyjnych w transporcie), rosnące opłaty drogowe i serwis pojazdów, a także potencjalne kary za błędy lub naruszenia (np. za nieprawidłowy czas pracy kierowcy). Jeśli firma nie monitoruje na bieżąco np. zużycia paliwa, czasu pracy kierowców czy kosztów serwisu, trudno jej podejmować szybkie i trafne decyzje. Brak aktualnych danych sprawia, że zarządzanie odbywa się „po omacku” – właściciel czy dyspozytor podejmuje decyzje na podstawie intuicji zamiast informacji. To zaś skutkuje przyjmowaniem nierentownych zleceń, przepalaniem paliwa na zbędne kilometry i ogólnym spadkiem marżowości biznesu

➡ Wypróbuj HOGS Maps przez 14 dni za darmo i zacznij oszczędzać już dziś!

Nowoczesne podejście

Dobra wiadomość jest taka, że dziś dostępne są nowoczesne technologie, które automatycznie kontrolują koszty i rentowność – nawet w małej firmie. Systemy klasy TMS zintegrowane z telematyką pozwalają w praktyce w jednym miejscu sprawdzić wszystkie kluczowe czynniki wpływające na rentowność zleceń: zużycie paliwa, opłaty drogowe, koszty serwisu, leasingu, ubezpieczenia, wynagrodzenia kierowców itp.. Dzięki temu osoba zarządzająca flotą ma pełny obraz kosztów każdego pojazdu i trasy, bazując na dokładnych, aktualnych danych zamiast szacunków. Jak zauważają eksperci, efektywna kontrola kosztów przedsiębiorstwa to najważniejsza korzyść z wdrożenia takich narzędzi – odbywa się ona ciągle i na wielu płaszczyznach, co pozwala skutecznie ograniczać wydatki i zwiększać zyski firmy.

Co potrafi nowoczesny system? Na przykład automatycznie zaplanować trasę i wyliczyć jej pełny koszt oraz przewidywany zysk, zanim ciężarówka ruszy w drogę. Na podstawie danych z zlecenia algorytmy wytyczą optymalną trasę, uwzględnią dystans, czas przejazdu, spalanie, ceny paliwa, opłaty drogowe – i od razu pokażą, ile zarobimy (lub stracimy) na danym kursie. Spedytor jeszcze na etapie przyjęcia zlecenia wie, która trasa i który pojazd przyniesie firmie największy zysk. To ogromna zmiana jakościowa: zamiast zgadywać, można podejmować decyzje na podstawie konkretnych wyliczeń. System podpowie na przykład, że opłaca się wybrać trasę nieco dłuższą, ale tańszą w opłatach, albo że kurs będzie rentowny tylko jeśli uda się znaleźć ładunek powrotny powyżej określonej stawki – a to bez takiego narzędzia mogłoby ujść uwadze.

Technologia pomaga też automatycznie ograniczać „puste przebiegi” – czyli kilometry przejechane bez ładunku, które generują tylko koszty. Według analiz, średnio aż ponad 20% kilometrów w transporcie drogowym jest pokonywanych na pusto. Odpowiednie planowanie tras i dobór ładunków (np. poprzez giełdy transportowe zintegrowane z systemem) pozwala znacząco zmniejszyć ten odsetek – w praktyce nawet do poziomu ok. 9% pustych kilometrów. Dla typowego frachtu ok. 700 km to 70 km nieprzejechanych na pusto przy każdej trasie. Tych kilkadziesiąt kilometrów mniej oznacza wymierną oszczędność paliwa, mniejsze zużycie pojazdu i bardziej efektywne wykorzystanie czasu kierowcy na każdym kursie. W skali roku i całej floty przekłada się to na dziesiątki tysięcy kilometrów, których ciężarówki nie przejadą bez ładunku – a więc realne oszczędności finansowe idące w setki tysięcy złotych. Krótko mówiąc, nowoczesne narzędzia pozwalają maksymalnie wykorzystać potencjał floty: więcej kilometrów jest płatnych przez klientów, a mniej „idzie w powietrze”, co od razu podnosi średnią rentowność na kilometr.

Warto podkreślić, że takie rozwiązania nie są już domeną wyłącznie wielkich korporacji. W dobie usług chmurowych nawet niewielka firma może wdrożyć system dopasowany do swojej skali i szybko odczuć efekty. Wiele zadań – od monitoringu GPS, przez kalkulację stawek, po raportowanie – dzieje się automatycznie w tle, dając właścicielowi czas na działanie strategiczne zamiast gaszenia pożarów. Gdy każdy kurs jest na bieżąco analizowany pod kątem zyskowności, a wszystkie koszty spływają do jednego panelu, prowadzenie biznesu przestaje przypominać loterię. Decyzje stają się bardziej świadome: łatwiej zrezygnować z nieopłacalnego zlecenia, negocjować wyższą stawkę albo zmienić trasę – bo liczby nie kłamią.

Dlaczego HOGS?

Właśnie z myślą o takich wyzwaniach powstały narzędzia w rodzaju HOGS – nowoczesne systemy, które pomagają odzyskać pełną kontrolę nad kosztami i budować rentowność bez zgadywania. Dzięki wdrożeniu technologii mała firma transportowa może działać z precyzją i efektywnością dużego gracza. Przykładowo, analiza symulacyjna pokazuje, że już przy flocie ~10 ciężarówek łączny efekt finansowy zastosowania automatyzacji może sięgnąć kilkuset tysięcy złotych rocznie na plus (sumując zaoszczędzone koszty i dodatkową marżę). To właśnie te „uciekające” wcześniej pieniądze udaje się zatrzymać w firmie dzięki lepszemu planowaniu i kontroli. Zmniejszenie pustych przebiegów o ok. 11 tysięcy km rocznie na pojazd może przynieść oszczędności rzędu ~330 tysięcy zł w skali roku (dla 10 pojazdów, przy koszcie ok. 3 zł/km) – co często stanowi różnicę między zyskiem a stratą w danym roku. Do tego dochodzą korzyści w postaci lepszego wykorzystania czasu pracy (mniej przestojów, więcej zleceń na każdą ciężarówkę) oraz unikania błędów i kar dzięki automatyzacji wielu procesów. Summa summarum, nowoczesny system TMS potrafi sprawić, że to, co kiedyś było dla właściciela „kosztową czarną dziurą”, staje się przewidywalne i zoptymalizowane.

Nie bez powodu mówi się, że w transporcie przetrwają ci, którzy potrafią liczyć i nie boją się technologii. Profesjonalizacja zarządzania kosztami przynosi wymierne efekty – nie tylko poprawia bieżący wynik finansowy, ale też zwiększa stabilność firmy w trudniejszych czasach. Mając narzędzie takie jak HOGS, właściciel małej firmy zyskuje komfort decyzji opartych na faktach: widzi od razu rentowność każdego zlecenia, każdego pojazdu i każdego kilometra. Znika zgadywanie „czy nam się to opłaci” – pojawia się pewność, poparta konkretnymi wyliczeniami. A pewność przekłada się na lepsze negocjacje stawek, więcej wygranych kontraktów i świadome rozwijanie biznesu w tych obszarach, które faktycznie dają zarobek.

Najprościej to sprawdzić samemu — przetestuj HOGS i zobacz, jak działa w Twojej firmie

Profesjonalizacja kosztów może brzmieć abstrakcyjnie, ale różnicę widać już po pierwszych kalkulacjach. Przygotuj swoje ostatnie zlecenie, wprowadź je do systemu i przekonaj się, gdzie uciekały Twoje pieniądze – a co możesz dzięki technice zatrzymać w kieszeni. Twój biznes na tym zyska.