Karta kierowcy i jej znaczenie w transporcie drogowym

Wszyscy zawodowi kierowcy wiedzą, jak wymagająca jest praca „za kółkiem”. Długie godziny spędzane w trasie i presja czasu to codzienność, z którą muszą się mierzyć. Niezastąpionym narzędziem, ułatwiającym utrzymanie kontroli nad zachowaniem balansu między czasem pracy a odpoczynkiem jest karta kierowcy. Wspomaga nie tylko kierowców w przepisowej realizacji przewozów drogowych, ale również firmy, które zarządzają swoimi flotami pojazdów.

Może się wydawać, że to tylko kolejna formalność do spełnienia. Znaczenie karty kierowcy jest jednak o wiele większe – jest realnym gwarantem bezpieczeństwa na drodze. W naszym artykule przyjrzymy się, czym jest karta kierowcy, jak działa oraz jakie korzyści niesie jej stosowanie w transporcie drogowym.

Co to jest karta kierowcy?

Wyrobienie karty kierowcy to, obok posiadania prawa jazdy i aktualnego ubezpieczenia OC, jeden z najważniejszych obowiązków wielu zawodowych kierowców.

Karta kierowcy jest specjalnym elektronicznym dokumentem imiennym, który musi posiadać każda osoba prowadząca pojazd wyposażony w tachograf cyfrowy. Wyrabiana jest w formie karty chipowej, na której rejestrowane są szczegóły dotyczące codziennej pracy kierowców i okresów ich odpoczynku. Jedyną instytucją w Polsce, która ma prawo do jej wydawania jest Państwowa Wytwórnia Papierów Wartościowych (PWPW).

W praktyce obowiązek posiadania takiej karty dotyczy kierowców, którzy chcą prowadzić samochody ciężarowe o DMC przekraczającej 3,5 tony (uwzględnia się wagę przyczepy lub naczepy), wykorzystywane do przewozu towarów lub pojazdy przeznaczone do przewozu 9 bądź więcej osób, wliczając kierowcę (np. autokary). Co istotne, od 1 lipca 2026 roku obowiązek instalowania tachografu – a co za tym idzie, posiadania karty kierowcy – obejmie również pojazdy o DMC wynoszącej powyżej 2,5 tony, wykorzystywane do międzynarodowych przejazdów zarobkowych.

Karta jest bardzo ważnym dokumentem, dlatego gdy kierowca przebywa poza swoim pojazdem, powinien mieć ją ze sobą – jest osobą odpowiedzialną za jej bezpieczeństwo i nie może jej zostawić np. pod czyjąś opieką w samochodzie. Nie wolno również korzystać z cudzej lub nieważnej karty ani mieć więcej niż jeden taki dokument.

Przeczytaj również: Tachograf cyfrowy – co to jest i jak działa? >>>

Na karcie znajdują się najważniejsze dane umożliwiające identyfikację jej właściciela, takie jak imię (imiona) i nazwisko, data urodzenia, PESEL, numer karty, numer prawa jazdy i podpis, a także zdjęcie kierowcy. Widnieje na niej również informacja o terminie upływu ważności karty. Pozwala to na zaplanowanie złożenia wniosku o jej przedłużenie z odpowiednim wyprzedzeniem. Można to zrobić maksymalnie 60 dni przed terminem końca jej ważności, jednak nie później niż 15 dni wcześniej, ponieważ istnieje ryzyko, że nie zachowa się ciągłości karty, a w takim okresie kierowca nie będzie mógł wykonywać swojej pracy zarobkowej.

Rodzaje kart kierowcy

W zależności od indywidualnej sytuacji osobistej kierowcy, może on starać się o wydanie jednego z dwóch podstawowych rodzajów karty kierowcy: zwykłej karty lub czasowej, nieodnawialnej.

Zwykła karta kierowcy

Zwykłą kartę kierowcy może uzyskać każda osoba zamierzająca prowadzić pojazd wyposażony w tachograf cyfrowy, która spełnia podstawowe wymogi PWPW, w tym posiada stałe, normalne miejsce zamieszkania na terenie Polski. Wydawana jest na 5 lat lub do momentu upływu ważności prawa jazdy – następnie trzeba wystąpić z wnioskiem o jej przedłużenie.

Czasowa i nieodnawialna karta kierowcy

Jest to specjalny dokument kierowany do osób, które dopiero zaczynają pracę w polskiej firmie jako kierowcy i jeszcze nie posiadają normalnego miejsca zamieszkania w granicach Polski. Wydawana jest maksymalnie na 185 dni. Po upływie terminu ważności karty czasowej można do wystąpić PWPW z wnioskiem o wydanie karty 5-letniej – trzeba jednak spełnić odpowiednie wymogi.

Karta kierowcy – jak działa i jakie dane są na niej zapisane?

Dane zapisywane na karcie kierowcy umożliwiają dokonanie przeglądu informacji o pracy kierowcy w trakcie kontroli drogowej, a także przez jego przełożonych w przedsiębiorstwie transportowym. Można je wyświetlić na kilka sposobów, w tym – najszybciej – na ekranie tachografu.

Wszystkie informacje dotyczące przejazdów zapisywane są w momencie, gdy karta znajduje się w cyfrowym tachografie. Dzieje się tak dzięki wbudowanemu na dokumencie chipowi.

Dane z karty kierowcy można sczytać na trzy sposoby:

• na ekranie tachografu,
• drukując je na drukarce wbudowanej w tachograf,
• przenosząc dane do komputera.

Jakie dane znajdują się na karcie?

Karta umożliwia rejestrację czasu pracy i odpoczynków kierowcy, a także pokonywanych przez niego dystansów. Zapisuje również pozostałe aktywności, takie jak dokonywanie załadunku lub rozładunku, inna praca czy okresy postoju. Dzięki temu firma może weryfikować przestrzeganie przez niego przepisów dotyczących godzin jazdy i przerw oraz planu transportu.

Informacje zawarte na dokumencie pozwalają również na identyfikację kierowcy realizującego dany przejazd, odczytanie danych używanego pojazdu oraz sprawdzenie kodów krajów, w których rozpoczął się i zakończył przejazd.

Regulacje prawne a karta kierowcy

Zasady związane z uzyskaniem i użytkowaniem karty kierowcy ustalone zostały przez unijne i krajowe przepisy prawne.

Przepisy unijne

Na terenie wszystkich państw Unii Europejskiej obowiązują ujednolicone przepisy regulujące funkcjonowanie karty kierowcy. Określają najważniejsze zasady związane z takimi zagadnieniami jak czas pracy kierowców, użytkowanie tachografów i kart czy też kontrolowanie i przechowywanie danych na nich zawartych. Szczególnie ważnymi dokumentami są:

• Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 165/2014 wydane w sprawie tachografów stosowanych w transporcie drogowym z dnia 4 lutego 2014 r.
• Rozporządzenie wykonawcze Komisji (UE) 2016/799 wydane w sprawie wykonania rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 165/2014 ustanawiającego wymogi dotyczące budowy, sprawdzania, instalacji, użytkowania i naprawy tachografów oraz ich elementów składowych z dnia 18 marca 2016 r.

Przepisy krajowe

Ze względu na wprowadzenie unijnych rozporządzeń dotyczących karty kierowcy, konieczne było dostosowanie do nich polskich przepisów prawnych. Do najważniejszych dokumentów należą:

• Ustawa o tachografach z dnia 5 lipca 2018 r.
• Rozporządzenie Ministra Infrastruktury wydane w sprawie kart do tachografów cyfrowych z dnia 19 maja 2023 r.

Zawierają zasady dotyczące wydawania i użytkowania karty kierowcy. Określają też związane z nią obowiązki pracodawców, takie jak monitorowanie i archiwizacja danych z karty oraz wysokość kar nakładanych za naruszenie przepisów.

Kary za nieprzestrzeganie przepisów

Każdy zawodowy kierowca musi mieć świadomość, że niedopełnienie obowiązków związanych z kartą kierowcy, może skutkować bardzo surowymi karami finansowymi.

Za jazdę bez karty kierowcy można otrzymać mandat w wysokości 2 000 zł. W przypadku użycia cudzej karty, niebędącego próbą oszustwa, służby mają prawo wystawienia mandatu w wysokości 2 000 zł, jednakże działanie mające na celu fałszowanie danych podlega już karze 3 000 zł. Należy też pamiętać, że udowodnione ingerowanie w zapisy z tachografu lub karty – niszczenie, podrabianie, przerabianie czy ich usuwanie – wiąże się z bardzo wysoką sankcją w wysokości 10 000 zł.

Jak wyrobić kartę kierowcy?

W celu otrzymania karty kierowcy należy złożyć odpowiedni wniosek online lub w wersji papierowej za pomocą tradycyjnej poczty, kierowany do Polskiej Wytwórni Papierów Wartościowych (PWPW).

Polska Wytwórnia Papierów Wartościowych to jedyny legalny dystrybutor kart kierowcy na terenie Polski. Wniosek online, a także wersja wniosku gotowa do wydruku znajdują się na stronie oficjalnego krajowego serwisu Info-Car. To za jego pośrednictwem realizowane są sprawy związane z kartami do tachografu.

W przypadku składania wniosku online należy pamiętać, że do rejestracji w serwisie trzeba skorzystać z jednej z trzech dostępnych form potwierdzenia swojej tożsamości:

• e-dowód (dowód z warstwą elektroniczną) + aplikacja mobilna eDO App,
• profil zaufany,
• podpis kwalifikowany.

Kiedy można złożyć wniosek o wydanie karty?

O wydanie karty kierowcy można ubiegać się w następujących przypadkach:

• wyrobienie pierwszej karty,
• przedłużenie karty przed upływem terminu jej ważności (max. 60 dni wcześniej),
• kradzież, utrata lub mechaniczne uszkodzenie ważnej karty,
• zmiana danych kierowcy: osobowych, administracyjnych, państwa zamieszkania,
• reklamacja wydanej karty.

Wymagane dokumenty

W zależności od tego, o jaki rodzaj karty wnioskuje kierowca oraz jakie są okoliczności ubiegania się o nią, dokumenty, dane i oświadczenia wymagane do jej wydania mogą być różne.

Do wniosku należy dołączyć:

• zdjęcie (na białym tle, ukazujące lewy półprofil lub na wprost twarz osoby ubiegającej się o kartę, bez ciemnych okularów lub jakiegokolwiek nakrycia głowy),
• skan podpisu – odręczny, wykonany czarnym kolorem na białej kartce A4, w ramce o wymiarach 10 x 3 cm. W przypadku wniosku papierowego swój odręczny podpis należy umieścić w przygotowanej na nim ramce,
• oświadczenie o posiadaniu normalnego miejsca zamieszkania na terenie Polski,
• oświadczenie o posiadaniu ważnego prawa jazdy jednej z następujących kategorii: B, B+E, C1, C, D1, D, C1+E, C+E, D1+E, D+E,
• kopię lub skan międzynarodowego prawa jazdy – tylko, jeśli krajowe prawo jazdy tego wymaga (w oparciu o Konwencję Genewską),
• skan lub kopię ważnego prawa jazdy – jeśli wydane zostało w innym kraju niż Polska,
• kopię lub skan świadectwa kierowcy (wydanego w Polsce) lub karty kwalifikacji kierowcy z aktualnym kodem 95 (wydanej w państwie członkowskim UE lub EFTA, bądź w Wielkiej Brytanii) – w przypadku prawa jazdy wydanego poza Polską,
• kopię lub skan karty kierowcy wydanej za granicą – w przypadku przedłużania jej ważności,
• oświadczenie ws. utraty karty – np. w przypadku jej zagubienia,
• zaświadczenie o dokonaniu zgłoszenia kradzieży karty na posterunku policji – w przypadku jej kradzieży,
• upoważnienie dla pracodawcy do złożenia wniosku w imieniu pracownika, a także do otrzymania informacji o aktualnym statusie wniosku – jeśli to pracodawca składa wniosek,
• skan oświadczenia z potwierdzeniem zatrudnienia kierowcy w firmie realizującej przewozy drogowe – w przypadku wnioskowania o kartę czasową.

Jeżeli aktualna karta kierowcy jest wymieniana, ponieważ została uszkodzona, podlega reklamacji, została wydana poza granicami Polski lub kierowca zmienił dane osobowe (albo administracyjne) musi zostać przesłana pocztą na adres PWPW. W innym przypadku wniosek nie zostanie rozpatrzony.

Do wniosku przesyłanego w formie papierowej trzeba dołączyć potwierdzenie wniesienia opłaty za wydanie karty. Warto też wiedzieć, że skan prawa jazdy oraz każdego innego dokumentu we wniosku online może zostać zastąpiony jego wyraźnym zdjęciem.

Ile wynosi opłata za wydanie karty?

Opłata za wydanie karty kierowcy wynosi 172,20 zł (stan na styczeń 2025). Należy jej dokonać na konto bankowe PWPW, podając w tytule przelewu numer PESEL oraz swoje imię i nazwisko. Jeżeli wniosek zostanie odrzucony, pobrana zostanie jedynie opłata za jego rozpatrzenie wynosząca 25,83 zł, a reszta wpłaconej kwoty zostanie zwrócona wnioskodawcy na konto bankowe lub przekazem pocztowym. Ponowne złożenie wniosku będzie wymagało uiszczenia pełnej nowej opłaty.

Ile trzeba czekać na wydanie karty kierowcy?

W przypadku poprawnie wypełnionego wniosku na wydanie karty czeka się do 30 dni – należy również doliczyć czas dostawy za pośrednictwem poczty. Jest to szczególnie ważne do uwzględnienia przez kierowcę, który ma już kartę i składa wniosek w celu jej przedłużenia. Warto pamiętać, że skorzystanie z elektronicznej formy złożenia wniosku może znacząco przyspieszyć czas jego rozpatrzenia, o czym informuje portal Info-Car.

Gotowy dokument zostaje przesłany na adres zamieszkania kierowcy.

Wypróbuj HOGS Maps przez 14 dni za darmo!

Korzyści z posiadania karty kierowcy

Można mieć wrażenie, że posiadanie karty kierowcy wpływa jedynie na uniknięcie mandatu w czasie kontroli, jednak jej stosowanie niesie za sobą więcej korzyści.

Zwiększenie bezpieczeństwa na drodze

Prawo do przeprowadzania oficjalnych kontroli kart kierowcy sprawia, że ich użytkownicy czują się mocniej zobowiązani do przestrzegania zasad dotyczących czasu pracy i odpoczynku. Takie monitorowanie aktywności osób prowadzących pojazdy przyczynia się do zmniejszenia ryzyka wypadków drogowych spowodowanych zmęczeniem.

Wsparcie w zarządzaniu flotą

Karta automatycznie rejestruje czas prowadzenia pojazdu, pokonany dystans oraz przerwy i odpoczynki kierowcy. Dane zbierane w ten sposób są bardziej przejrzyste niż w przypadku ręcznie prowadzonych zapisów, co pozwala na precyzyjną analizę przejazdów. Dzięki temu można wdrożyć efektywną optymalizację tras oraz zarządzania flotą i jednocześnie obniżyć koszty operacyjne ponoszone przez firmę transportową.

Najczęstsze problemy związane z kartą kierowcy

W codziennej pracy kierowcy użytkowanie karty do tachografu może wiązać się z pewnymi problemami, które czasem prowadzą nawet do otrzymania kary finansowej podczas kontroli drogowej.

Uszkodzenie, kradzież lub zgubienie karty kierowcy

Każdy przejazd pojazdem posiadającym cyfrowy tachograf wymaga użycia sprawnej i ważnej karty – inaczej kierowca naraża się na wysokie kary finansowe. Jeśli karta została skradziona, zgubiona, wadliwie działa lub doszło do jej fizycznego uszkodzenia, należy w ciągu 7 dni kalendarzowych wystąpić o wydanie duplikatu do PWPW – czas oczekiwania wynosi do 8 dni. Co do zasady można wtedy kontynuować jazdę przez 15 dni kalendarzowych. Kradzież trzeba zgłosić odpowiednim służbom w kraju, w którym doszło do zdarzenia.

Ważne, by w okresie oczekiwania na nową kartę kontynuować ręczne zapisywanie czasu pracy na wydrukach z tachografu, wpisując na nich z tyłu dane kierowcy i numer jego karty oraz umieszczając swój własnoręczny podpis.

Awaria systemu odczytu danych

Awaria tachografu może uniemożliwić rejestrowanie aktywności w ramach pracy kierowcy. Konieczna jest wtedy naprawa lub wymiana urządzenia. Do czasu rozwiązania takiego problemu wymagane jest prowadzenie ręcznej ewidencji pracy i odpoczynków przez kierowcę – pozwala to uniknąć kary.

Przekroczenie ważności karty kierowcy lub nieprawidłowe jej użytkowanie

Każdy kierowca musi pilnować terminu ważności swojej karty, ponieważ jazda bez aktualnego dokumentu jest nielegalna. Trzeba również mieć świadomość, że posługiwanie się kartą innego kierowcy podlega surowej karze finansowej. Co ważne, nieprawidłowe włożenie karty do tachografu będzie skutkować niezapisaniem na niej danych i również stanowić poważny problem w trakcie kontroli.

Podsumowanie

Karta kierowcy to bardzo ważny imienny dokument, dystrybuowany przez Polską Wytwórnię Papierów Wartościowych, o którego wydanie musi wystąpić każdy, kto zamierza prowadzić pojazd wyposażony w cyfrowy tachograf.

Jest nie tylko narzędziem monitorującym czas pracy kierowców, ale również istotnym czynnikiem wpływającym na bezpieczeństwo i efektywność realizacji przejazdów w transporcie drogowym. Na swój sposób wymusza bowiem przestrzeganie zasad pracy i odpoczynków kierowców, dzięki czemu nie dopuszcza do zbytniego ich przemęczenia i zapewnia im większy komfort codziennej jazdy. Wspomaga również optymalizację tras i zarządzania flotami pojazdów w firmach transportowych, dzięki czemu mogą lepiej rozporządzać swoimi zasobami i minimalizować koszty operacyjne.

Najczęściej zadawane pytania (FAQ)

Jak długo ważna jest karta kierowcy?

Karta wydawana jest na 5 lat, chyba że termin ważności prawa jazdy kierowcy upływa wcześniej. Po tym okresie należy ją przedłużyć, składając odpowiedni wniosek elektronicznie lub za pośrednictwem tradycyjnej poczty. Można to zrobić maksymalnie 60 dni przed upływem ważności karty, jednak nie później niż 15 dni wcześniej, ponieważ ryzykuje się nieuzyskaniem nowego dokumentu na czas. Zarówno wniosek online, jak i wniosek do druku dostępne są w serwisie Info-Car >>>.

Pilnowanie terminu, w którym trzeba przedłużyć ważność karty kierowcy, jest bardzo istotną kwestią, ponieważ nie wolno prowadzić pojazdu wyposażonego w tachograf cyfrowy z użyciem nieaktualnego dokumentu.

Jak sprawdzić, czy karta kierowcy jest gotowa?

Informację tę można bardzo szybko uzyskać, wchodząc na odpowiednią stronę w serwisie Info-Car >>>. Wystarczy podać rodzaj karty, wpisać dane kierowcy (numer PESEL oraz imię i nazwisko), a także zaakceptować regulamin. Odpowiedź pojawi się po kliknięciu przycisku „Sprawdź”.