Do czego to służy
Pilnowanie płatności zabiera czas. Trzeba sprawdzić, które faktury są po terminie, napisać do klienta, odczekać kilka dni i napisać znowu. Przy kilkudziesięciu klientach łatwo o kimś zapomnieć. Automatyczne przypomnienia robią to za Ciebie: system sam wysyła wiadomość do klienta, gdy faktura jest po terminie, i powtarza ją co ustaloną liczbę dni.
Tak samo działa to w drugą stronę. Gdy przewoźnik po zakończonym frachcie nie przysłał dokumentów, HOGS może mu o tym przypominać. Nie musisz prowadzić listy, kto jeszcze nie odesłał papierów.
Gdzie to znajdziesz
W menu wybierz Organizacja i dostępy → Ustawienia systemowe, a potem na liście zakładek po lewej kliknij Automatyczne wiadomości.
Krok po kroku
- Otwórz Organizacja i dostępy → Ustawienia systemowe → Automatyczne wiadomości.
- U góry, w polu Godzina wysyłki automatycznych wiadomości, ustaw porę dnia, o której wychodzą wiadomości.
- W polu Maksymalna liczba automatycznych wiadomości wpisz, ile przypomnień najwyżej może wyjść w jednej sprawie. Wpisz 0, jeśli nie chcesz limitu.
- Przewiń do sekcji Przypomnienia o płatnościach dla zleceniodawcy.
- Zaznacz Aktywuj automatyczne przypomnienia o płatnościach dla zleceniodawcy.
- W polu Pierwsze przypomnienie (dni) wpisz, ile dni po terminie płatności ma wyjść pierwsze przypomnienie.
- W polu Interwał przypomnień (dni) wpisz, co ile dni wysyłać kolejne.
- Jeśli system ma brać termin płatności z faktury, zaznacz Termin płatności z dokumentu.
- W polu Użytkownik wysyłający przypomnienia wybierz osobę, do której system przypisze wiadomości.
- Kliknij Zapisz zmiany.
Pola w formularzu
Ustawienia wspólne:
- Godzina wysyłki automatycznych wiadomości - pora dnia, o której wychodzą wszystkie automatyczne wiadomości.
- Maksymalna liczba automatycznych wiadomości - limit wiadomości w jednej sprawie, na przykład dla jednej faktury albo jednego frachtu. 0 oznacza brak limitu.
Przypomnienia o płatnościach dla zleceniodawcy:
- Aktywuj automatyczne przypomnienia o płatnościach dla zleceniodawcy - włącza wysyłkę. Przypomnienia trafiają do nieopłaconych, czyli niezamkniętych, dokumentów księgowych.
- Pierwsze przypomnienie (dni) - ile dni po terminie płatności wyjdzie pierwsze przypomnienie.
- Interwał przypomnień (dni) - odstęp między kolejnymi przypomnieniami. Liczy się od ostatniego wysłanego przypomnienia, automatycznego albo ręcznego.
- Termin płatności z dokumentu - system bierze termin z faktury, a nie liczy go od daty wysyłki.
- Użytkownik wysyłający przypomnienia - osoba, do której zostanie przypisana wiadomość.
Przypomnienia o braku dokumentów dla przewoźnika:
- Sekcja ma takie same pola: włączenie, pierwsze przypomnienie, interwał i użytkownika wysyłającego. Pierwsze przypomnienie liczy się od daty zakończenia frachtu.
- Przypomnienia idą do frachtów w zakładkach „Koszty” i „Koszty przeterminowane”, które nie mają daty dostarczenia dokumentów.
Dobrze wiedzieć
- Samo uzupełnienie dni nic nie wysyła. Przypomnienia ruszają dopiero po zaznaczeniu pola Aktywuj... i kliknięciu Zapisz zmiany.
- Przykład: przy pierwszym przypomnieniu po 1 dniu i interwale 7 dni klient dostanie wiadomość dzień po terminie, a potem co tydzień, aż do limitu z pola Maksymalna liczba automatycznych wiadomości.
- Interwał liczy się od ostatniego przypomnienia, także wysłanego ręcznie. Jeśli właśnie napisałeś do klienta sam, system odczeka pełny interwał.
- Faktury połączone z ręczną datą przypomnienia dostają wiadomość tylko w tej dacie: jedna wiadomość na jedno przypomnienie.
- Godzina wysyłki i limit wiadomości są wspólne dla przypomnień o płatnościach i o dokumentach.
Najczęstsze pytania
Od kiedy liczy się pierwsze przypomnienie o płatności?
Od terminu płatności. Jeśli zaznaczysz Termin płatności z dokumentu, system bierze termin z faktury, a nie liczy go od daty wysyłki.
Jak wyłączyć limit przypomnień?
W polu Maksymalna liczba automatycznych wiadomości wpisz 0.
Kto jest nadawcą przypomnienia?
Osoba wybrana w polu Użytkownik wysyłający przypomnienia. To do niej system przypisze wiadomość.
