Do czego to służy
Faktury, które wystawiasz w HOGS, mogą trafiać do KSeF bez przepisywania ich w innym programie. Żeby to działało, HOGS musi wiedzieć, w imieniu której firmy łączy się z KSeF. Do tego służy token: to klucz, który generujesz w KSeF dla swojej firmy i wklejasz w HOGS.
Jeśli prowadzisz kilka spółek, każdą łączysz osobno, bo każda ma własny token. Wybór środowiska pozwala najpierw spokojnie sprawdzić wszystko na środowisku do prób, a dopiero potem przełączyć się na prawdziwe faktury.
Gdzie to znajdziesz
W menu wybierz Organizacja i dostępy → Ustawienia systemowe, a potem na liście zakładek po lewej kliknij e-Faktury (KSeF). Zobaczysz listę swoich firm.
Krok po kroku
- Otwórz Organizacja i dostępy → Ustawienia systemowe → e-Faktury (KSeF).
- Na liście znajdź firmę, którą chcesz połączyć z KSeF. Sprawdź jej Status konfiguracji e-Faktur. Firma, której jeszcze nie łączyłeś, ma status „Nie skonfigurowano”.
- Przy tej firmie kliknij trzy kropki i wybierz Edycja ustawień e-Faktur. Otworzy się okno z ustawieniami.
- W polu Token autoryzacyjny wklej token wygenerowany w KSeF dla tej firmy.
- Rozwiń listę Środowisko KSeF i wybierz środowisko: PRODUKCYJNE, DEMO albo TESTOWE.
- Kliknij Zapisz. Jeśli chcesz zamknąć okno bez zmian, kliknij Anuluj.
- Wróć na listę i sprawdź kolumny Środowisko KSeF i Status konfiguracji e-Faktur przy tej firmie.
Co widzisz na liście firm
- Nazwa - nazwa Twojej firmy.
- Numer VAT - numer VAT firmy.
- Status - status firmy.
- Środowisko KSeF - środowisko, z którym firma jest połączona.
- Status konfiguracji e-Faktur - czy połączenie z KSeF jest ustawione, na przykład „Nie skonfigurowano”.
Pola w oknie Edycja ustawień e-Faktur
- Token autoryzacyjny - token wygenerowany w KSeF dla tej firmy. Pole działa jak pole hasła. Podpowiedź przy polu mówi: „Zostaw puste, aby zachować zapisany token.”
- Środowisko KSeF - pole wymagane. Decyduje, dokąd trafiają faktury.
- PRODUKCYJNE - prawdziwe faktury. Podpowiedź przy polu mówi, że faktury wysłane do tego środowiska „są traktowane jako dokumenty księgowe i mają moc prawną”.
- DEMO i TESTOWE - środowiska do prób.
Dobrze wiedzieć
- Token generujesz w KSeF, a nie w HOGS. Każda firma ma własny token, więc wklej go przy właściwej firmie na liście.
- Gdy token jest już zapisany, a przy edycji zostawisz pole Token autoryzacyjny puste, system zachowa dotychczasowy token. Nie musisz go wklejać ponownie, jeśli zmieniasz tylko środowisko.
- Wybór PRODUKCYJNE oznacza prawdziwe dokumenty księgowe z mocą prawną. Do prób używaj DEMO albo TESTOWE.
- Konfiguracja nie wysyła żadnej faktury. Po połączeniu każdą fakturę wysyłasz do KSeF ręcznie z modułu Księgowość.
- Na liście są firmy z zakładki Moje firmy. Jeśli brakuje spółki, dodaj ją najpierw tam.
Najczęstsze pytania
Mam dwie spółki. Czy wystarczy jeden token?
Nie. HOGS łączy się z KSeF osobno dla każdej firmy, więc każdą konfigurujesz osobno, z jej własnym tokenem.
Czy po zapisaniu tokenu faktury same pójdą do KSeF?
Nie. Każdą fakturę wysyłasz do KSeF ręcznie z modułu Księgowość.
Chcę zmienić środowisko, ale nie mam pod ręką tokenu. Co zrobić?
Zostaw pole Token autoryzacyjny puste, zmień Środowisko KSeF i kliknij Zapisz. System zachowa zapisany token.
