Do czego to służy
Termin płatności minął, a pieniędzy nie ma. Najpierw dzwonisz albo wysyłasz przypomnienie i zapisujesz, co obiecał klient. Jeśli to nie działa, wysyłasz formalne wezwanie do zapłaty z nowym terminem. Gdy i to nie pomaga, przekazujesz dokument do windykacji.
W HOGS każdy z tych kroków zostaje przy dokumencie. Ty i Twoi współpracownicy widzicie, na jakim etapie jest sprawa, co ustalono z klientem i kiedy trzeba do niego wrócić.
Gdzie to znajdziesz
Wejdź w Płatności → Przychody. Przypomnienia są w zakładce Przypomnienia, a dokumenty przekazane do windykacji w zakładce Windykacja. Wezwanie do zapłaty i Przypomnienie o płatności znajdziesz pod trzema kropkami przy dokumencie, a przycisk Windykacja+ w kolumnie Windykacja.
Krok po kroku
- Wejdź w Płatności → Przychody i znajdź nieopłacony dokument. Kolumna Niedopłata pokazuje, ile klient jeszcze ma zapłacić.
- Zapisz rozmowę z klientem. Kliknij Notatka+, wpisz treść i Datę przypomnienia. Jeśli chcesz, zaznacz Aktywuj automatyczne przypomnienie o płatności, a HOGS wyśle klientowi przypomnienie mailem. Kliknij Zapisz.
- Otwórz zakładkę Przypomnienia. Są tu dokumenty z notatką i datą przypomnienia. Widzisz, co obiecał klient i kiedy masz do niego wrócić.
- Jeśli chcesz od razu wysłać klientowi przypomnienie, kliknij trzy kropki przy dokumencie i wybierz Przypomnienie o płatności.
- Gdy przypomnienia nie działają, kliknij trzy kropki przy fakturze i wybierz Wezwanie do zapłaty.
- W oknie, w polu Faktury do wezwania, możesz dodać kolejne nieopłacone faktury tego samego klienta. Ustaw nowy Termin płatności i Język wezwania.
- Kliknij Generuj. HOGS utworzy dokument wezwania do zapłaty.
- Gdy klient dalej nie płaci, w kolumnie Windykacja kliknij Windykacja+.
- Wpisz Datę rozpoczęcia windykacji i Komentarz, na przykład „Brak płatności mimo przypomnień”. Jeśli sprzedajesz dług, wpisz też Giełdę wierzytelności.
- Kliknij Zapisz. Dokument pojawi się w zakładce Windykacja.
Pola w formularzach
- Notatka+: treść notatki, Data przypomnienia, Aktywuj automatyczne przypomnienie o płatności (wysyła mail do klienta), Uwzględnij w prognozie.
- Wezwanie do zapłaty: Faktury do wezwania (możesz dodać kilka faktur jednego klienta), Termin płatności, Język.
- Windykacja+: Data rozpoczęcia windykacji, Giełda wierzytelności (gdy sprzedajesz dług), Komentarz.
Dobrze wiedzieć
- Jedno wezwanie może obejmować kilka nieopłaconych faktur tego samego klienta. Nie musisz wystawiać osobnego wezwania do każdej faktury.
- Język wezwania przydaje się przy klientach zagranicznych.
- Przypomnienie o płatności z menu trzech kropek wysyła wiadomość od razu. Aktywuj automatyczne przypomnienie o płatności w notatce zleca wysyłkę systemowi.
- Automatyczne przypomnienia możesz ustawić też dla wszystkich klientów naraz w ustawieniach systemowych. Opisuje to artykuł „Automatyczne przypomnienia o płatnościach”.
- W Komentarzu przy windykacji opisz krótko, co już zrobiłeś. Osoba, która przejmie sprawę, od razu będzie wiedziała, na jakim jest etapie.
Najczęstsze pytania
Gdzie zobaczę, komu i kiedy mam przypomnieć o płatności?
W zakładce Przypomnienia w Płatności → Przychody. Trafiają tam dokumenty, przy których zapisałeś notatkę z datą przypomnienia.
Czy mogę wysłać jedno wezwanie za kilka faktur?
Tak. W oknie Wezwanie do zapłaty, w polu Faktury do wezwania, dodajesz kolejne nieopłacone faktury tego klienta.
Co wpisać w polu Giełda wierzytelności?
Wypełniasz je tylko wtedy, gdy sprzedajesz dług na giełdzie wierzytelności. Jeśli prowadzisz windykację sam, wystarczą data rozpoczęcia i komentarz.
