Automatyczne powiadomienia klienta o statusie frachtu

Dla spedytorów, którzy na bieżąco raportują klientom postęp transportu: HOGS Maps zamienia ręczne maile w dwa kliknięcia przy trasie.

Problem

Klient chce wiedzieć, kiedy auto wjechało na załadunek, kiedy ruszyło i kiedy dotarło na miejsce. Każda taka wiadomość to osobny mail do napisania, zaadresowania i wysłania albo kolejny telefon.

Przy kilkunastu frachtach dziennie to sporo czasu wyjętego z innych zadań. Gdy informacja się spóźnia, klient zaczyna dzwonić sam, a spedytor musi się tłumaczyć.

Ręcznie pisane wiadomości mają też inną wadę: każda wygląda trochę inaczej, a w pośpiechu łatwo pomylić godzinę albo wysłać informację do niewłaściwej osoby.

Rozwiązanie

W HOGS Maps przy trasie są przyciski stanu frachtu. Gdy kierowca potwierdza kolejny etap, klikasz odpowiedni przycisk, a system sam generuje i wysyła e-mail do klienta.

• Kluczowe etapy - wjazd na załadunek, zakończenie załadunku, wjazd na rozładunek, zakończenie rozładunku.
• Gotowa treść - mail zawiera aktualne położenie i godziny zdarzeń, bez ręcznego pisania.
• Historia zlecenia - każde zdarzenie zapisuje się w systemie, więc później łatwo odtworzyć przebieg transportu.

Informowanie klienta staje się rutyną, która nie zabiera uwagi. Klient dostaje wiadomości na czas, a Ty nie szukasz adresu ani nie układasz kolejnego tekstu.

Spedytor nadal decyduje, kiedy wysłać powiadomienie, bo to on klika przycisk po potwierdzeniu od kierowcy. System zdejmuje z niego tylko żmudną część: pisanie treści, wpisywanie godzin i szukanie adresu klienta. Dzięki temu informowanie o statusie nie przegrywa z innymi zadaniami w ciągu dnia.

Klient dostaje informacje w spójnej formie przy każdym frachcie, niezależnie od tego, który spedytor prowadzi zlecenie. To buduje zaufanie i ogranicza liczbę telefonów z pytaniem, gdzie jest towar.

Jak to działa

1. Otwórz widok trasy zlecenia w HOGS Maps.
2. Gdy kierowca potwierdzi etap, kliknij odpowiedni przycisk stanu frachtu.
3. Zatwierdź wysyłkę. System wysyła e-mail na adres klienta.
4. Zdarzenie trafia do historii zlecenia.

Zapisana historia zdarzeń przydaje się też później, np. przy wyjaśnianiu reklamacji czy rozliczeniu przestojów. Masz w systemie godziny kolejnych etapów bez przeszukiwania wysłanych maili.