- Jak udostępnić pojedynczy fracht klientowi lub przewoźnikowi: zobacz artykuł z filmem
- Jak włączyć automatyczne udostępnianie dla zleceniodawcy (przy tworzeniu frachtu) i gdzie obsłużyć akcje odbiorców: zobacz artykuł z filmem
Do czego to służy
Klienci często dzwonią z pytaniem: „gdzie jest mój towar?”. Zamiast odpowiadać na każdy telefon, dajesz klientowi link do frachtu. Pod linkiem sam sprawdzi status, trasę na mapie i dane spedytora, który prowadzi fracht.
Link działa bez zakładania konta. Klient otwiera go w przeglądarce i wpisuje PIN, który od ciebie dostał. Ty decydujesz, który fracht udostępniasz i komu. Gdy chcesz, żeby każdy klient dostawał dostęp od razu, włączasz automatyczne udostępnianie w ustawieniach.
Gdzie to znajdziesz
- Udostępnienie jednego frachtu: Zlecenia i frachty → Tabela frachtów, ostatnia kolumna Udostępnianie, albo zakładka Udostępnianie w karcie frachtu.
- Automatyczne udostępnianie: Ustawienia systemowe → Integracje → Udostępnianie frachtów.
- Osoby kontaktowe klienta: karta kontrahenta, zakładka Pracownicy.
Krok po kroku
- Upewnij się, że udostępnianie jest włączone: Ustawienia systemowe → Integracje → Udostępnianie frachtów, pole Aktywuj udostępnianie frachtów. Zmiany zatwierdzasz przyciskiem Zapisz zmiany.
- Jeśli każdy nowy fracht ma być od razu udostępniony klientowi, zaznacz tam Automatyczne udostępnianie frachtu dla zleceniodawcy (przy tworzeniu frachtu).
- Aby udostępnić jeden fracht ręcznie, w Tabeli frachtów, w kolumnie Udostępnianie, kliknij Udostępnij.
- W polu Odbiorca zaznacz zleceniodawcę. Możesz zaznaczyć też przewoźnika albo obu naraz.
- Kliknij Udostępnij fracht.
- Otwórz kartę frachtu i zakładkę Udostępnianie. Znajdziesz tam Link do śledzenia i PIN dostępu.
- Przekaż klientowi link i PIN, na przykład przez Nowa wiadomość pod trzema kropkami w tej zakładce. Wiadomość ma już gotowy link.
- Gdy link nie jest już potrzebny, w tym samym menu wybierz Dezaktywuj.
Osoby kontaktowe klienta
Pracowników klienta dodasz w jego karcie: Kontrahenci → Lista kontrahentów → nazwa firmy → zakładka Pracownicy → Dodaj pracownika. W oknie wypełniasz:
- Rodzaj pracownika (wymagane) - rola osoby w firmie klienta.
- Imię i nazwisko oraz Stanowisko - kto to jest.
- E-mail i Numer telefonu - dane kontaktowe. Adres e-mail pracownika możesz potem wybrać jako adres do wysyłki linku.
- Oddział - oddział firmy, do którego należy osoba.
Pracownik zapisany w karcie to osoba kontaktowa, a nie konto w HOGS. Nie loguje się do systemu.
Co widzi klient pod linkiem
Numer frachtu i swój numer zlecenia, status frachtu, spedytora z numerem telefonu, mapę z trasą oraz punkty załadunku i rozładunku. Status w zakładce Udostępnianie pokazuje, do kiedy link jest aktywny.
Dobrze wiedzieć
- Samo udostępnienie nie wysyła maila. Link i PIN wysyłasz sam.
- Przez link odbiorca może też przesłać dokumenty. Pliki przesłane przez podwykonawcę musisz zaakceptować, zanim trafią do frachtu.
- Akcje odbiorców obsłużysz w Tabeli frachtów, w zakładce Udostępnione. Gdy nic nie czeka, zobaczysz „Wszystko obsłużone”.
- Przewoźnikowi możesz dać dostęp już przy dodawaniu go do frachtu: pole Aktywuj przewoźnikowi link do panelu frachtu.
Najczęstsze pytania
Czy klient może mieć własny login do HOGS?
Nie. Klient śledzi swoje frachty przez udostępniony link z PIN-em, bez osobnego konta.
Czy muszę udostępniać każdy fracht ręcznie?
Nie. Włącz Automatyczne udostępnianie frachtu dla zleceniodawcy (przy tworzeniu frachtu), a każdy nowy fracht będzie od razu udostępniony klientowi.
Jak odebrać klientowi dostęp do frachtu?
W karcie frachtu, w zakładce Udostępnianie, pod trzema kropkami wybierz Dezaktywuj.
