Do czego to służy
Większość klientów zleca ci frachty przez jedną, dwie stałe osoby: spedytora albo kierownika po ich stronie. Bez osoby kontaktowej przy każdym nowym frachcie szukasz w poczcie jej adresu i wpisujesz go ręcznie. To strata czasu i łatwa okazja do literówki, przez którą potwierdzenie albo inne wiadomości trafią w próżnię.
Osoba kontaktowa to pracownik klienta zapisany w HOGS razem z imieniem, nazwiskiem i adresem e-mail. Gdy klient ma taką osobę, formularz Nowy fracht sam uzupełnia pole E-mail zleceniodawcy. Ty tylko sprawdzasz, czy to właściwa osoba.
Gdzie to znajdziesz
Osobę kontaktową dodasz prosto z formularza frachtu: Zlecenia i frachty → Tabela frachtów → Nowy fracht, pod polem E-mail zleceniodawcy. Wszystkie osoby kontaktowe klienta są też w jego karcie (Kontrahenci → Lista kontrahentów → karta klienta), w zakładce Pracownicy.
Krok po kroku
- Wejdź w Zlecenia i frachty → Tabela frachtów i kliknij Nowy fracht.
- W polu Zleceniodawca wybierz klienta. Jeśli nie ma on jeszcze osoby kontaktowej, pole E-mail zleceniodawcy zostaje puste.
- Pod polem e-mail kliknij Wybierz osobę kontaktową. Pojawi się pole Wybierz lub dodaj spedytora z przyciskiem +.
- Kliknij +. Otworzy się okno Dodaj pracownika.
- W polu Rodzaj pracownika wybierz, kim jest ta osoba u klienta, np. Spedytor.
- Wpisz Imię i nazwisko osoby, która zleca ci frachty, i jej E-mail. Pozostałe pola możesz uzupełnić, jeśli masz te dane.
- Kliknij Utwórz pracownika. Okno się zamyka, osoba jest od razu wybrana, a jej e-mail wpisał się sam w polu E-mail zleceniodawcy.
- Dokończ fracht tak jak zwykle i kliknij Utwórz fracht.
- Przy następnym frachcie dla tego klienta wybierz firmę w polu Zleceniodawca. E-mail jest wpisany od razu.
Pola w oknie Dodaj pracownika
- Rodzaj pracownika - do wyboru: Spedytor, Kierownik, Księgowy, Kierowca, Inny. Pomaga odróżnić, z kim po stronie klienta masz do czynienia.
- Imię i nazwisko - pod tą nazwą osoba pojawi się na liście w Wybierz osobę kontaktową.
- Stanowisko - stanowisko tej osoby u klienta. Pole nie jest potrzebne, żeby e-mail się podpowiadał.
- E-mail - ten adres wpisuje się później w pole E-mail zleceniodawcy.
- Numer telefonu - kontakt telefoniczny do tej osoby.
- Oddział - oddział, w którym pracuje ta osoba. Uzupełnij, jeśli go znasz.
Dobrze wiedzieć
- Sam wpis adresu w polu E-mail zleceniodawcy niczego nie zapamiętuje. Nawet jeśli wpiszesz ten sam adres w kilku frachtach, przy następnym pole i tak będzie puste. Na przyszłe frachty działa tylko osoba kontaktowa.
- Gdy klient ma kilka osób kontaktowych, po wybraniu firmy rozwiń Wybierz osobę kontaktową i wskaż właściwą. E-mail zmieni się na adres tej osoby.
- Osobę kontaktową dodajesz raz. Potem widzisz ją w karcie klienta, w zakładce Pracownicy, razem z innymi pracownikami tej firmy.
- W filmie i w tym artykule używamy fikcyjnych danych. W swoim systemie wpisuj prawdziwe dane osoby, która faktycznie zleca ci frachty.
Najczęstsze pytania
Wpisuję ten sam e-mail w każdym frachcie dla klienta. Dlaczego się nie podpowiada?
Bo HOGS nie zapamiętuje adresów wpisanych ręcznie w pole e-mail. Zapisz tę osobę jako osobę kontaktową przez Wybierz osobę kontaktową i +, a od następnego frachtu adres wpisze się sam.
Klient ma dwóch spedytorów. Który e-mail się wpisze?
Wybierasz go sam z listy pod Wybierz osobę kontaktową. Dodaj obie osoby, a przy każdym frachcie wskaż tę, która przysłała zlecenie.
Gdzie poprawię dane osoby kontaktowej?
W karcie klienta, w zakładce Pracownicy. Tam są wszystkie osoby kontaktowe tej firmy.
