Do czego to służy
Firma spedycyjna płaci co tydzień kilkudziesięciu przewoźnikom. Wpisywanie każdego przelewu ręcznie w banku zajmuje dużo czasu i łatwo pomylić numer konta albo kwotę. W HOGS zaznaczasz faktury do zapłaty, wybierasz konto, z którego płacisz, i dostajesz jeden plik. Wgrywasz go w banku i wszystkie przelewy idą jednym razem.
Zakładki prowadzą fakturę krok po kroku. Zawsze wiesz, co czeka na decyzję, co jest już w pliku do banku, a co trzeba jeszcze sprawdzić z wyciągiem.
Gdzie to znajdziesz
Wejdź w Płatności → Wydatki. U góry są zakładki:
- Wydatki - wszystkie faktury kosztowe.
- Oznaczone - faktury oznaczone jako reklamacja, windykacja albo skonto.
- Przypomnienia - faktury z datą przypomnienia.
- Bank - faktury do opłacenia. Tu sprawdzasz je przed przelewem.
- Zapłata - faktury, z których tworzysz plik dla banku.
- Wyciąg - faktury do sprawdzenia z wyciągiem bankowym.
- Zamknięte - faktury zamknięte.
- Prognoza - prognoza wydatków.
Krok po kroku
- Wejdź w Płatności → Wydatki i znajdź fakturę przewoźnika.
- Sprawdź kolumnę Zatwierdzona płatność. Widzisz w niej datę płatności. Liczy się ją od daty dostarczenia dokumentów, którą ustawiasz w Księgowanie frachtów. W tym dniu faktura sama trafi do zakładki Bank.
- Jeśli chcesz zapłacić wcześniej, kliknij Przenieś przy fakturze i wybierz Bank.
- Pojawi się pytanie „Czy potwierdzasz przeniesienie zaznaczonych faktur?”. Potwierdź. Zobaczysz komunikat „Faktury zostały przeniesione”.
- Otwórz zakładkę Bank. Sprawdź jeszcze raz faktury, które chcesz zapłacić.
- Zaznacz faktury i kliknij Przenieś do: Zapłata. Potwierdź.
- Otwórz zakładkę Zapłata. Zaznacz faktury, które mają trafić do pliku.
- Kliknij Eksportuj. Rozwinie się lista kont bankowych Twojej firmy. Kliknij konto, z którego płacisz. HOGS utworzy plik XML z przelewami.
- Wgraj plik w bankowości internetowej jako przelew zbiorczy.
- Po zapłacie kliknij Przenieś do: Wyciąg. W zakładce Wyciąg sprawdzisz płatności z wyciągiem bankowym.
Dobrze wiedzieć
- Fakturę możesz przenieść do każdego etapu przyciskiem Przenieś przy dokumencie: Bank, Zapłata, Wyciąg albo Zamknięte.
- Cofnij do: … cofa zaznaczone faktury o jeden etap, na przykład gdy przeniosłeś do zapłaty złą fakturę.
- W zakładce Zapłata przycisk Wyślij e-mail wysyła przewoźnikom informację o płatności. Poinformuj pod trzema kropkami przy fakturze robi to dla jednej faktury.
- Zestawienie płatności pod trzema kropkami tworzy zestawienie płatności dla kontrahenta.
- Faktury, które nie mają jeszcze zatwierdzonej płatności, dodasz do płatności przez Połącz/dodaj z datą przypomnienia.
- Do pliku trafiają tylko faktury zaznaczone w zakładce Zapłata. Zanim klikniesz Eksportuj, sprawdź, czy zaznaczyłeś wszystkie.
Najczęstsze pytania
Skąd się bierze data w kolumnie Zatwierdzona płatność?
Liczy się ją od daty dostarczenia dokumentów, którą wpisujesz przy frachcie w Księgowanie frachtów. Od tej daty biegnie termin płatności dla przewoźnika.
Czy muszę czekać, aż faktura sama trafi do Banku?
Nie. Kliknij Przenieś przy fakturze, wybierz Bank i potwierdź.
Przeniosłem fakturę za daleko. Jak to cofnąć?
Zaznacz ją i kliknij Cofnij do: …. Faktura wróci do poprzedniej zakładki.
Jak dać przewoźnikowi znać, że zapłaciłem?
Użyj Wyślij e-mail w zakładce Zapłata albo Poinformuj pod trzema kropkami przy fakturze.
