Do czego to służy
Po rozładunku fracht nie jest jeszcze rozliczony. Trzeba wystawić fakturę klientowi, przyjąć fakturę przewoźnika, ustalić termin jego płatności, wysłać dokumenty klientowi i dopiero wtedy zamknąć sprawę. Księgowanie frachtów układa te czynności w kolejne zakładki, więc księgowa albo spedytor widzi, na którym etapie jest każdy fracht.
Dzięki temu nic nie ginie: faktura dla klienta powstaje z danych frachtu, faktura przewoźnika trafia do płatności z właściwym terminem, a frachty z problemem odkładasz do osobnej zakładki Do wyjaśnienia.
Gdzie to znajdziesz
Wejdź w Księgowość → Księgowanie frachtów. U góry są zakładki etapów: Sprzedaż, Koszty, Data wysyłki dok., Zamknięte i Do wyjaśnienia. Fracht pojawia się w Sprzedaży, gdy spedytor zamknie go rozładunkiem.
Krok po kroku
- W zakładce Sprzedaż znajdź fracht i kliknij Zatwierdź oddział. W oknie sprawdź Zleceniodawcę i Oddział: firmę, oddział i adres. System pokazuje, czy numer VAT jest aktywny, i nieopłacony obrót klienta. Kliknij Zapisz.
- Kliknij Nowy przychód. Faktura wypełni się sama: pozycja z bilansu frachtu, nabywca, kwota, waluta i kurs NBP. Sprawdź Rodzaj dokumentu, numer, daty i stawkę VAT. Kliknij Zapisz. Przy frachcie pojawi się numer faktury i Bilans.
- Kliknij strzałkę Przenieś do kosztów. System zapyta, czy potwierdzasz zakończenie księgowania sprzedaży. Potwierdź. Fracht jest teraz w zakładce Koszty.
- W zakładce Koszty kliknij przy frachcie Dodaj wydatek. Sprzedawcą jest przewoźnik. Wpisz numer jego faktury w polu Numer dokumentu i dodaj plik w polu Załącznik. Dane z pliku możesz pobrać przyciskiem Pobierz dane (AI OCR).
- Uzupełnij Datę wpływu, czyli dzień, w którym faktura do Ciebie dotarła. Kliknij Zapisz.
- Gdy dotrą dokumenty przewozowe, kliknij ikonę Ustaw datę dostarczenia i przenieś do wysyłki dok.. Wpisz Datę dostarczenia dok. Okno pokazuje termin płatności dla przewoźnika, np. 60 dni, liczony od tej daty. W Powiązanych dokumentach księgowych zaznaczona jest faktura przewoźnika. Kliknij Zapisz.
- Faktura przewoźnika trafia do płatności, a fracht przechodzi do zakładki Data wysyłki dok.
- W zakładce Data wysyłki dok. kliknij Zmień dane, wpisz Datę wysyłki dok., czyli kiedy wysłałeś dokumenty klientowi, i kliknij Zapisz.
- Kliknij ikonę Zamknij fracht i wyślij dokumenty. Na pytanie „Czy potwierdzasz zamknięcie frachtu?” odpowiedz Tak.
- Fracht trafia do zakładki Zamknięte. Jego księgowanie jest skończone.
Zakładki księgowania
- Sprzedaż - zatwierdzasz nabywcę i wystawiasz fakturę dla klienta. Pod strzałką przy zakładce jest też Sprzedaż zbiorcza, gdy kilka frachtów idzie na jedną fakturę.
- Koszty - dodajesz fakturę przewoźnika i ustawiasz datę dostarczenia dokumentów.
- Data wysyłki dok. - wpisujesz, kiedy dokumenty poszły do klienta, i zamykasz fracht.
- Zamknięte - frachty z zakończonym księgowaniem.
- Do wyjaśnienia - frachty z problemem księgowym, podzielone na powody.
Pola w oknie Nowy przychód
- Pozycje bilansu frachtów - kwota z bilansu frachtu, którą fakturujesz.
- Nabywca i Konto bankowe sprzedawcy - kto płaci i na jakie konto.
- Rodzaj - Faktura, Proforma albo Nota księgowa.
- Numer dokumentu - nadaje się sam.
- Data wystawienia, Data sprzedaży, Data kursu - daty dokumentu.
- Nazwa pozycji, Wartość netto, VAT, Kurs NBP - treść i kwoty faktury.
- Płatność, Termin, Waluta, Język - warunki płatności i język dokumentu.
Dobrze wiedzieć
- Data wpływu w wydatku jest wymagana. Podpowiedź przy polu mówi: „Faktyczna data dostarczenia kosztu”.
- Termin płatności dla przewoźnika liczy się od daty dostarczenia dokumentów. Wpisz ją zgodnie z dniem, w którym dokumenty naprawdę dotarły.
- Pole Wygeneruj wiadomość z informacją o zatwierdzonej dacie płatności przygotowuje wiadomość do przewoźnika z terminem płatności. Jeśli nie chcesz jej wysyłać, odznacz je przed zapisem.
- Pobierz dane (AI OCR) ma oznaczenie BETA. Po pobraniu danych sprawdź je z fakturą.
- Fracht możesz cofnąć do poprzedniego etapu ikoną Cofnij fracht.
- Frachty z problemem, np. brakiem dokumentów, zgłaszasz do zakładki Do wyjaśnienia, zamiast zostawiać je w zwykłych zakładkach.
Najczęstsze pytania
Kiedy fracht pojawia się w księgowaniu?
Gdy spedytor zakończy go rozładunkiem. Wtedy fracht trafia do zakładki Sprzedaż.
Od czego liczy się termin płatności dla przewoźnika?
Od daty dostarczenia dokumentów, którą wpisujesz w oknie Ustaw datę dostarczenia i przenieś do wysyłki dok.
Czy mogę wystawić jedną fakturę za kilka frachtów?
Tak, przez sprzedaż zbiorczą. Opisujemy to w artykule o fakturze zbiorczej.
