Automatyczna windykacja: przypomnienia i wezwania do zapłaty z TMS

Dla firm transportowych, które czekają na pieniądze 45-90 dni i ręcznie pilnują terminów faktur. Automatyczna windykacja w HOGS aiTMS przypomina klientom o płatnościach za Ciebie.

Problem

Długie terminy płatności to w transporcie norma. Wielu klientów płaci dopiero wtedy, gdy ktoś im o fakturze przypomni, a bez przypomnienia przelew potrafi się przesunąć o kolejny tydzień lub dwa.

Ręczne śledzenie terminów przy kilkudziesięciu czy kilkuset fakturach miesięcznie jest trudne. Ktoś musi codziennie sprawdzać listę, pisać maile i pamiętać, komu już przypominał. Gdy zabraknie na to czasu, cierpi płynność finansowa firmy.

Do tego dochodzi kwestia relacji. Spedytor, który na co dzień współpracuje z klientem, niechętnie pisze mu o zaległościach. Przypomnienia odkładane są na później, a należności rosną.

Rozwiązanie

HOGS aiTMS wysyła przypomnienia i wezwania do zapłaty automatycznie, według harmonogramu, który ustawiasz raz. Wiadomości wychodzą z Twojej firmowej skrzynki pocztowej, więc klient widzi zwykłego maila od Twojej firmy.

• Przypomnienie o zbliżającym się lub minionym terminie płatności.
• Wezwania do zapłaty wysyłane cyklicznie, w odstępach, które sam określasz.
• Wysyłka zatrzymuje się, gdy faktura zostanie oznaczona w HOGS aiTMS jako opłacona.
• Integracja z limitami kupieckimi: po opłaceniu faktury limit klienta odblokowuje się automatycznie.

Dzięki temu żaden klient nie "zapomni" o płatności, a Ty nie musisz pamiętać o każdej fakturze osobno.

Automatyczne komunikaty są neutralne i regularne. Nie zależą od tego, czy ktoś w biurze ma akurat czas lub ochotę pisać do klienta, więc każda faktura jest traktowana tak samo. Spedytor nie musi psuć relacji z klientem, bo przypomnienie wysyła system według ustalonych zasad.

Jak to działa

1. Podłącz firmową skrzynkę pocztową w ustawieniach.
2. W ustawieniach firmy włącz automatyczne powiadomienia o płatnościach.
3. Ustaw harmonogram: kiedy ma wyjść przypomnienie, a kiedy kolejne wezwania.
4. Zapisz zmiany. Od tej chwili system pilnuje terminów sam.
5. Gdy klient zapłaci, oznacz fakturę jako opłaconą. Komunikaty przestają być wysyłane.

Połączenie windykacji z limitami kupieckimi zamyka cały proces: klient, który nie płaci, szybciej wyczerpuje limit, a gdy ureguluje należność, limit sam się odnawia i można dalej przyjmować od niego zlecenia. Ty widzisz na bieżąco, kto zalega, a kto płaci w terminie.