Wczytywanie zleceń od klienta przez AI zamiast ręcznego przepisywania

Dla spedytorów i dyspozytorów, którzy codziennie przepisują zlecenia klientów z PDF-ów i maili. Zamiast kopiować dane pole po polu, wrzucasz plik i dostajesz gotowe zlecenie do sprawdzenia.

Problem

Każde zlecenie od klienta trzeba przenieść do systemu: adresy załadunku i rozładunku, okna czasowe, masę, wymiary, numery referencyjne, uwagi. Przy jednym zleceniu to kilka do kilkunastu minut, przy kilkudziesięciu dziennie to spora część etatu.

Ręczne przepisywanie męczy i sprzyja pomyłkom. Literówka w kodzie pocztowym, przestawiona cyfra w numerze referencyjnym albo zła data potrafią kosztować dodatkowy dojazd, postój lub reklamację.

Do tego dochodzą warunki zlecenia. Kary umowne i nietypowe wymagania klienta są zwykle schowane na drugiej stronie dokumentu, często w obcym języku. Przy presji czasu nikt ich dokładnie nie czyta, a o problemie dowiadujesz się dopiero przy rozliczeniu.

Rozwiązanie

W HOGS aiTMS przeciągasz plik zlecenia do okna albo wybierasz go z dysku. Asystent AI analizuje dokument w dowolnym języku i w około 20-30 sekund wypełnia formularz zlecenia.

• Dane trasy: punkty załadunku i rozładunku z dokładnymi adresami, daty i godziny.
• Dane ładunku: masa, wymiary, wymagania przewozu.
• Dane firm: nazwy, osoby kontaktowe, numery referencyjne i komentarze.
• Ryzyka: AI wyróżnia zapisy o karach i specyficzne wymagania, tłumacząc je na Twój język.

Jeśli klienta lub osoby kontaktowej nie ma jeszcze w bazie, system przygotowuje nowy rekord kontrahenta do weryfikacji. W tym samym widoku widzisz historię współpracy z klientem, więc łatwiej ocenić, czy zlecenie jest warte przyjęcia i jaką cenę zaproponować.

Ta sama funkcja działa w HOGS Maps. Po wczytaniu zlecenia mapa od razu liczy trasę, kilometry puste i ładowne, koszty z opłatami drogowymi oraz podpowiada najbardziej rentowny pojazd. Dzięki temu nawet przy stałych zleceniach od regularnego klienta szybko sprawdzisz, czy stawka nadal pokrywa aktualne koszty.

Oszczędność czasu to nie wszystko. Gdy dane trafiają do systemu bez ręcznego przepisywania, znikają literówki w adresach i referencjach, a zespół może zająć się tym, co wymaga decyzji człowieka: negocjacjami, planowaniem i kontaktem z klientem.

Jak to działa

1. Otwórz kreator zlecenia z pliku AI i upuść w nim plik zlecenia (PDF, dokument, skan).
2. Poczekaj kilkanaście do kilkudziesięciu sekund, aż AI uzupełni formularz.
3. Sprawdź wyróżnione zapisy o karach i wymaganiach oraz dopasowanego klienta.
4. Kliknij "zapisz zlecenie i dodaj na mapę", aby zlecenie trafiło do HOGS Maps i na listę zleceń.
5. Z zapisanego zlecenia od razu zaplanujesz trasę, wystawisz fakturę i utworzysz zlecenie dla przewoźnika.

Dane ze zlecenia są od tej chwili wspólne dla całego procesu. Nie wpisujesz ich ponownie przy fakturze ani przy zleceniu dla przewoźnika, więc to, co raz zostało sprawdzone, zostaje poprawne do końca realizacji.