Zlecenie dla przewoźnika w 25 sekund prosto ze zlecenia klienta

Dla spedytorów, którzy zlecają transporty podwykonawcom. HOGS aiTMS tworzy zlecenie dla przewoźnika z danych, które już są w systemie, w około 25 sekund.

Problem

Gdy zlecenie klienta jest przyjęte, trzeba przygotować zlecenie dla przewoźnika. W praktyce oznacza to ponowne przepisanie trasy, referencji, wymagań i komentarzy do innego dokumentu.

Bez listy kontrolnej łatwo wysłać zlecenie, w którym brakuje okna czasowego, numeru referencyjnego albo warunków płatności. Potem są telefony, dopytywanie i spory o to, co właściwie było uzgodnione.

Dochodzi jeszcze wybór przewoźnika. Jeśli to nowy podwykonawca, jego dane trzeba najpierw dodać do bazy kontrahentów, a dopiero potem wrócić do zlecenia.

Im więcej podwykonawców i zleceń dziennie, tym bardziej ten proces się wydłuża. Spedytor zamiast szukać aut i negocjować stawki, kopiuje dane między dokumentami.

Rozwiązanie

W HOGS aiTMS zlecenie dla przewoźnika generujesz na podstawie zlecenia klienta. Panel tworzenia sam wypełnia się danymi: punktami załadunku i rozładunku, numerami referencyjnymi, wymaganiami i komentarzami. Każde pole możesz edytować, np. podać przewoźnikowi tylko kody pocztowe zamiast pełnych adresów.

• Przewoźnik z bazy albo nowy: nowego dodasz bez zamykania panelu, a dane firmy i kontaktu podepną się automatycznie.
• Pojazd i kierowca: pola opcjonalne, uzupełniają się same, jeśli pojazd był wybrany na mapie.
• Szablony warunków: gotowe warunki zlecenia w wybranym języku i z Twoimi wymogami.
• Checklista: pokazuje pola wymagane i opcjonalne, więc niekompletne zlecenie nie wyjdzie do przewoźnika.
• Koszty i historia: dodasz koszty dodatkowe, np. prom lub notę, i zobaczysz historię zmian zlecenia.

Gotowe zlecenia trafiają na listę w menedżerze, więc w jednym miejscu widzisz, co zostało zlecone i komu.

Ponieważ dane pochodzą bezpośrednio ze zlecenia klienta, przewoźnik dostaje dokładnie te informacje, które zostały uzgodnione z klientem. Znika ryzyko, że w zleceniu dla podwykonawcy pojawi się inna data lub inny adres niż w zleceniu źródłowym.

Jak to działa

1. Zapisz zlecenie klienta i dodaj je na mapę.
2. Wybierz "utwórz zlecenie dla przewoźnika". Panel wypełni się danymi trasy i referencjami.
3. Wybierz przewoźnika z bazy lub dodaj nowego, ustaw warunki z szablonu i kwotę netto.
4. Sprawdź checklistę i wygeneruj plik zlecenia.
5. Wyślij zlecenie przewoźnikowi mailem prosto z systemu.

Zaoszczędzony czas spedytor może przeznaczyć na pozyskiwanie kolejnych ładunków i rozmowy z przewoźnikami, a nie na kopiowanie danych. Przy kilkunastu zleceniach dziennie ta różnica jest odczuwalna już pierwszego dnia.