Faktura VAT wystawiona automatycznie na podstawie zlecenia od klienta

Dla firm transportowych i spedycyjnych, które wystawiają faktury za frachty w osobnym programie. W HOGS aiTMS fakturę tworzysz prosto ze zlecenia, bez ponownego wpisywania danych.

Problem

Po wykonaniu transportu dane, które już raz wpisano do zlecenia, trzeba wprowadzić drugi raz do programu fakturowego. Nazwa i NIP klienta, opis usługi, kwota, waluta, numer zlecenia, termin płatności: każde z tych pól to okazja do pomyłki.

Błąd na fakturze to nie tylko korekta. To opóźniona płatność, dodatkowa korespondencja z klientem, a czasem problem przy kontroli podatkowej. Przy dużej liczbie frachtów księgowość spędza na takich poprawkach mnóstwo czasu.

Osobny program do faktur to też osobny koszt i kolejne miejsce, w którym trzeba pilnować ustawień: języka faktury, metody kasowej, split payment czy przeliczenia waluty.

Najwięcej problemów pojawia się przy frachtach zagranicznych: faktura w euro, inny język, przeliczenie VAT po właściwym kursie. Każdy z tych elementów trzeba ustawić ręcznie i każdy może zostać ustawiony źle.

Rozwiązanie

W HOGS aiTMS faktura powstaje ze zlecenia, które już masz w systemie. W menedżerze zleceń otrzymanych wybierasz "wygeneruj fakturę" i dostajesz podgląd z uzupełnionymi polami.

• Dane sprzedawcy pobierane z ustawień firmy w HOGS aiTMS.
• Dane nabywcy, waluta i numer zlecenia przeniesione ze zlecenia klienta.
• Pozycje z wyliczonym podatkiem VAT.
• Wybór języka faktury, także wersji dwujęzycznej, np. polsko-angielskiej.
• Metoda kasowa, split payment i osobne konto do płatności VAT.
• Przeliczenie podatku według kursu z dnia poprzedzającego rozładunek.
• Kody GTU i oznaczenia procedur, zgodnie z polskimi wymogami obowiązującymi od października 2020 r.

Fakturowanie jest częścią HOGS aiTMS, więc nie potrzebujesz zewnętrznego programu, a dane między zleceniem i fakturą zawsze się zgadzają.

Status płatności aktualizuje się na liście faktur, więc od razu widać, które frachty są już rozliczone, a na które wciąż czekasz. Faktury z HOGS aiTMS współpracują też z modułem windykacji, który przypomina klientom o zaległych płatnościach.

Jak to działa

1. Dodaj zlecenie od klienta, ręcznie albo przez wczytanie pliku przez AI.
2. W menedżerze zleceń otrzymanych wybierz "wygeneruj fakturę".
3. Sprawdź podgląd, w razie potrzeby zmień język, daty wystawienia i sprzedaży oraz metodę rozliczenia.
4. Zapisz fakturę. Trafi na listę faktur, skąd możesz ją edytować, pobrać, wysłać do klienta lub oznaczyć jako opłaconą.

Twoja księgowość dostaje dokumenty spójne ze zleceniami, bez ręcznego przepisywania i bez szukania brakujących danych. To mniej korekt, mniej pytań od klientów i szybszy obieg pieniędzy w firmie.