Faktury kosztowe przypisywane do zleceń automatycznie przez AI

Dla firm, w których faktury od przewoźników, za paliwo czy naprawy wprowadza się ręcznie. HOGS aiTMS odczytuje je z pliku i sam łączy z właściwym frachtem.

Problem

Faktury kosztowe spływają codziennie: od podwykonawców, ze stacji paliw, z warsztatów. Każdą trzeba przepisać do systemu, a potem znaleźć zlecenie, którego dotyczy. Przy rosnącej liczbie frachtów oznacza to zatrudnianie kolejnych osób do pracy, która nie wnosi nic nowego.

Gdy koszt nie jest przypisany do frachtu, nie wiesz, ile naprawdę zarobiłeś na danym zleceniu. Rentowność liczona "na oko" prowadzi do błędnych decyzji cenowych i do przyjmowania zleceń, które się nie opłacają.

Ręczne wprowadzanie faktur ma też swój rytm: dokumenty się kumulują, są wpisywane z opóźnieniem, a wynik miesiąca poznajesz dopiero po zamknięciu księgowości. Na reakcję jest wtedy za późno.

Rozwiązanie

W HOGS aiTMS wgrywasz plik faktury, a Asystent AI przepisuje z niego najważniejsze dane: kwotę, dostawcę, szczegóły i numer zlecenia transportowego. Następnie sam wyszukuje pasujący fracht i proponuje przypisanie kosztu.

• Obsługa faktur transportowych od przewoźników oraz innych kosztów, np. paliwa i napraw.
• Dopasowanie faktury do frachtu na podstawie numeru zlecenia.
• Automatyczne uzupełnienie danych kontrahenta, a gdy go brak, możliwość dodania nowego.
• Przeliczenie zysku na frachcie w menedżerze frachtów od razu po zatwierdzeniu.

Ty tylko sprawdzasz propozycję i zatwierdzasz. Dzięki temu możesz obsłużyć więcej faktur bez zwiększania zespołu, a rentowność każdego zlecenia widzisz na bieżąco.

Koszty przypisane do frachtów to podstawa rzetelnych raportów. Widzisz, którzy klienci i jakie relacje rzeczywiście przynoszą zysk, a które tylko generują obrót. Na tej podstawie łatwiej negocjować stawki i decydować, jakie zlecenia przyjmować.

Jak to działa

1. W module faktur otrzymanych dodaj nową fakturę i wgraj jej plik.
2. Poczekaj, aż AI przeanalizuje dokument i uzupełni formularz.
3. Sprawdź dane i powiązane zlecenie zaproponowane przez system.
4. Zatwierdź. Koszt trafia do frachtu w menedżerze, a zysk przelicza się automatycznie.

Faktury trafiają do modułu wydatków, więc z tego samego miejsca przygotujesz płatności dla dostawców. Dane wprowadzone raz przez AI służą zarówno do kontroli rentowności, jak i do rozliczeń z przewoźnikami i innymi dostawcami.