Do czego to służy
Klient często płaci dopiero wtedy, gdy dostanie oryginały dokumentów. Dlatego warto mieć zapisane, kiedy dokładnie je wysłałeś. Gdy klient twierdzi, że nic nie dostał, sprawdzasz datę w HOGS i od razu wiesz, kiedy przesyłka poszła. Data wysyłki jest też widoczna w module Płatności, w przychodach, obok terminu płatności.
Data wysyłki pocztą jest potrzebna także do książki nadawczej. HOGS zbiera do niej dokumenty właśnie na podstawie tej daty. Jeśli jej nie wpiszesz, dokument nie trafi do książki i do kopert.
Gdzie to znajdziesz
Datę wysyłki pocztą wpisujesz w Księgowość → Księgowanie frachtów, w zakładce Data wysyłki dok. Ustawienie dla wysyłki mailem jest w Organizacja i dostępy → Ustawienia systemowe → Księgowość.
Krok po kroku
- Wejdź w Księgowość → Księgowanie frachtów. Fracht, który ma już fakturę sprzedaży i koszty, przenosisz do zakładki Data wysyłki dok. Przy frachcie klikasz Data wysyłki dok.
- Otworzy się okno, w którym wpisujesz datę dostarczenia dokumentów. W oknie jest też opcja wysłania wiadomości do przewoźnika. Jeśli nie chcesz jej wysyłać, odznacz ją. Kliknij Zapisz. Fracht czeka teraz w zakładce Data wysyłki dok.
- Przejdź do zakładki Data wysyłki dok. i znajdź fracht na liście.
- W kolumnie Data wysyłki kliknij Zmień dane. Otworzy się okno z polem daty i listą dokumentów.
- Wpisz datę, kiedy dokumenty poszły pocztą.
- Niżej, w sekcji Powiązane dokumenty księgowe, zaznacz dokumenty, które były w tej przesyłce. Dokument, który nie ma jeszcze daty wysyłki, jest zaznaczony sam.
- Jeśli dokument ma już datę wysyłki, na przykład z wcześniejszej wysyłki mailem, jest odznaczony. Zaznacz go ręcznie, jeśli chcesz przypisać mu datę wysyłki pocztą.
- Kliknij Zapisz. Data pojawi się w wierszu frachtu.
- Żeby sprawdzić datę przy fakturze, wejdź w Księgowość → Biuro księgowe i otwórz podgląd faktury. Datę widzisz po prawej stronie, w szczegółach, w polu Data wysyłki.
Wysyłka elektroniczna
Gdy wysyłasz dokumenty mailem z HOGS, datę wysyłki może zapisać system. Decyduje o tym ustawienie Ustaw datę wysyłki dla faktury przy wysyłce elektronicznej w zakładce Księgowość ustawień systemowych.
- Tak - data wysłania maila z dokumentami zapisuje się przy fakturze jako data wysyłki.
- Nie - wysyłka mailem nie zapisuje daty wysyłki przy dokumencie. Wpisujesz ją sam.
Datę zapisaną automatycznie zawsze możesz potem zmienić ręcznie, przy frachcie albo w płatnościach.
Dobrze wiedzieć
- Data z okna Zmień dane zapisuje się we frachcie i we wszystkich zaznaczonych dokumentach. Dokumenty odznaczone zostają bez zmian.
- Jeśli wysyłasz kilka przesyłek do jednego frachtu, na przykład fakturę, a później notę, przy każdej wysyłce zaznacz tylko te dokumenty, które były w danej kopercie.
- Data wysyłki to co innego niż data dostarczenia dokumentów. Data dostarczenia dotyczy dokumentów od przewoźnika i od niej liczy się termin płatności dla przewoźnika.
- Datę wysyłki konkretnego dokumentu zmienisz też w Płatności → Przychody: w kolumnie z datami kliknij Zmień dane.
- Wysyłka mailem zapisze datę tylko wtedy, gdy ustawienie w księgowości jest na Tak.
Najczęstsze pytania
Dlaczego dokument nie jest zaznaczony w oknie Zmień dane?
Bo ma już datę wysyłki, na przykład z wysyłki mailem. Zaznacz go ręcznie, jeśli chcesz nadpisać ją datą wysyłki pocztą.
Czy muszę wpisywać datę, jeśli wysyłam dokumenty tylko mailem?
Nie, jeśli ustawienie Ustaw datę wysyłki dla faktury przy wysyłce elektronicznej jest na Tak. Wtedy HOGS zapisze datę wysłania maila sam.
Gdzie zobaczę datę wysyłki przy fakturze?
W podglądzie faktury w biurze księgowym, po prawej stronie w szczegółach, oraz w module Płatności → Przychody.
