Do czego to służy
Nie każdy fracht da się zaksięgować od razu. Przewoźnik nie przysłał podpisanego CMR, klient przestał odpowiadać na monity, trzeba ustalić skonto, czyli obniżkę za szybszą zapłatę, albo coś nie zgadza się w danych zleceniodawcy. Jeśli taki fracht zostanie w zwykłej zakładce, łatwo o nim zapomnieć.
Zgłoszenie problemu odkłada fracht do zakładki Do wyjaśnienia, posegregowanej według powodów. Przy każdym powodzie widzisz liczbę frachtów, więc od razu wiesz, ile spraw czeka i jakiego rodzaju. W komentarzu zapisujesz, co trzeba wyjaśnić, żeby każdy w zespole wiedział, o co chodzi.
Gdzie to znajdziesz
Wejdź w Księgowość → Księgowanie frachtów. Przycisk Zgłoś jest przy frachcie, w kolumnie Do wyjaśnienia. Zgłoszone frachty znajdziesz w zakładce Do wyjaśnienia, pod strzałką przy jej nazwie.
Krok po kroku
- W Księgowanie frachtów, np. w zakładce Sprzedaż, znajdź fracht z problemem.
- W kolumnie Do wyjaśnienia kliknij przy nim Zgłoś. Otworzy się okno Zgłoś problem z numerem frachtu.
- W polu Do wyjaśnienia wybierz powód z listy. Możesz wybrać kilka powodów naraz.
- W polu Komentarz opisz, co trzeba wyjaśnić, np. „Brak podpisanego CMR”.
- Zdecyduj o polu Fracht widoczny wyłącznie w zakładce Do wyjaśnienia. Gdy je zaznaczysz, fracht zniknie z zakładek Sprzedaż, Koszty i Data wysyłki i zostanie tylko w Do wyjaśnienia.
- Kliknij Zapisz. Przy frachcie zamiast przycisku Zgłoś zobaczysz zgłoszony powód.
- Żeby zobaczyć wszystkie zgłoszenia, rozwiń zakładkę Do wyjaśnienia. Każdy powód ma swoją podzakładkę z liczbą frachtów.
- Jeśli chcesz poprawić zgłoszenie, np. dopisać komentarz, kliknij przy powodzie Zmień dane.
- Gdy problem jest wyjaśniony, kliknij niebieski znaczek ✓ przy powodzie. Na pytanie „Czy chcesz oznaczyć wybrany fracht, jako wyjaśniony?” odpowiedz Tak.
- Fracht wraca do zwykłego księgowania, a przy nim znów jest przycisk Zgłoś.
Powody zgłoszenia
- Błąd/brak dokumentacji - brakuje dokumentów albo są w nich błędy, np. brak podpisanego CMR.
- Attestation - osobny powód z własną podzakładką.
- Koniec monitów/niezapłacone - klient nie zapłacił mimo przypomnień.
- Skonto - sprawa obniżki za szybszą zapłatę.
- Problem ze zleceniodawcą - np. kłopot z weryfikacją zleceniodawcy.
Pola w oknie Zgłoś problem
- Ostatnia zmiana oznaczenia i Zmienione przez - kiedy i kto ostatnio zmieniał zgłoszenie.
- Do wyjaśnienia - powód albo kilka powodów.
- Komentarz - opis problemu.
- Fracht widoczny wyłącznie w zakładce Do wyjaśnienia - ukrywa fracht w zakładkach Sprzedaż, Koszty i Data wysyłki.
Dobrze wiedzieć
- Jeśli nie zaznaczysz pola Fracht widoczny wyłącznie w zakładce Do wyjaśnienia, fracht zostaje też w swojej zwykłej zakładce, z widocznym powodem zgłoszenia.
- Jeden fracht może mieć kilka powodów naraz, np. brak dokumentacji i problem ze zleceniodawcą.
- Komentarz pisz konkretnie: czego brakuje i od kogo. Ułatwi to pracę osobie, która przejmie sprawę.
- Zgłoszenie możesz poprawiać wiele razy przez Zmień dane. W oknie zgłoszenia widać, kto i kiedy zmienił je ostatnio.
Najczęstsze pytania
Czy zgłoszony fracht znika z listy?
Tylko wtedy, gdy zaznaczysz pole Fracht widoczny wyłącznie w zakładce Do wyjaśnienia. W przeciwnym razie zostaje na swoim miejscu z widocznym powodem.
Jak zakończyć zgłoszenie?
Kliknij niebieski znaczek ✓ przy powodzie i potwierdź Tak. Fracht wraca do zwykłego księgowania.
Jak dopisać informację do zgłoszenia?
W zakładce Do wyjaśnienia kliknij Zmień dane przy powodzie i popraw komentarz.
