Do czego to służy
Nowy klient, z którym jeszcze nie współpracowałeś, albo przewóz o dużej wartości: chcesz dostać zaliczkę, zanim podstawisz auto. Proforma to dokument, który pokazuje klientowi, ile i za co ma zapłacić. Nie jest fakturą VAT, więc nie trafia do rejestru VAT.
Gdy klient zapłaci, z proformy jednym kliknięciem tworzysz zwykłą fakturę. Dane przepisują się same, więc nie wpisujesz niczego drugi raz. Proforma jest też podstawą płatności w module Płatności.
Gdzie to znajdziesz
Wejdź w Księgowość → Biuro księgowe i kliknij Nowy przychód. Proformę do frachtu wystawisz też w Księgowość → Księgowanie frachtów, w oknie Nowy przychód w zakładce Sprzedaż.
Krok po kroku
- Wejdź w Księgowość → Biuro księgowe. Widzisz listę wszystkich dokumentów.
- Kliknij Nowy przychód. Otworzy się formularz nowego dokumentu.
- W polu Rodzaj wybierz Faktura Proforma.
- Zobacz numer dokumentu: zmienia się na osobną numerację proform, np. P1/2026. Faktury VAT mają swoją, oddzielną numerację.
- W polu Nabywca wpisz początek nazwy i wybierz firmę z bazy kontrahentów.
- Uzupełnij pozycję: nazwę, np. „Zaliczka na transport”, Wartość netto i stawkę VAT. Sumy policzą się same.
- Sprawdź sposób i termin płatności.
- Kliknij Zapisz dokument. Otworzy się podgląd proformy z jej numerem, szczegółami płatności i przyciskiem Utwórz dokument do VAT.
Gdzie jeszcze wystawisz proformę
- Do frachtu - w Księgowanie frachtów → Sprzedaż kliknij Nowy przychód i w polu Rodzaj wybierz proformę.
- Kosztowa proforma od przewoźnika - dodajesz ją tak samo jak inne dokumenty kosztowe, wybierając rodzaj Faktura Proforma.
Dobrze wiedzieć
- Pole Opłacona w nowej proformie jest odznaczone. Płatność rejestrujesz, gdy klient zapłaci.
- Domyślnie kwoty liczą się od ceny łącznej, więc wpisujesz Wartość netto całej pozycji, a nie cenę jednostkową.
- Każda zmiana pola przelicza formularz. Przy szybkim wpisywaniu odczekaj chwilę, zanim przejdziesz do następnego pola.
- Proforma nie trafia do rejestru VAT. Do rejestru trafia faktura utworzona z proformy przyciskiem Utwórz dokument do VAT.
- Gdy klient zapłaci, otwórz podgląd proformy i kliknij Utwórz dokument do VAT. Opisujemy to w artykule „Kopiowanie proformy do faktury VAT”.
Najczęstsze pytania
Czy proforma ma ten sam numer co faktury?
Nie. Po wybraniu rodzaju Faktura Proforma numer zmienia się na osobną numerację proform, np. P1/2026.
Czy proformę mogę wystawić do frachtu?
Tak. W oknie Nowy przychód w zakładce Sprzedaż wybierz rodzaj proforma.
Co zrobić, gdy klient zapłacił proformę?
W podglądzie proformy kliknij Utwórz dokument do VAT. Powstanie zwykła faktura z danymi przepisanymi z proformy.
