Książka nadawcza i koperty

Do czego to służy

Wielu klientów chce dostać oryginały faktur i CMR pocztą. Przy kilkunastu frachtach dziennie wypisywanie kopert i książki nadawczej zajmuje sporo czasu i łatwo o pomyłkę w adresie. W HOGS wybierasz dzień wysyłki, a system pokazuje listę klientów, którym tego dnia wysłałeś dokumenty, razem z adresem doręczenia i powiązanymi frachtami.

Gotową książkę i koperty pobierasz jako PDF i drukujesz. Książkę zapisujesz w archiwum, więc później łatwo sprawdzisz, co i do kogo poszło danego dnia.

Gdzie to znajdziesz

Książkę tworzysz w Księgowość → Wysyłka dokumentów. Moduł ma zakładki Nowa książka nadawcza, Archiwum i E-wysyłka. Datę wysyłki i ustawienie wysyłki pocztą ustawiasz wcześniej w Księgowość → Księgowanie frachtów, w zakładce Data wysyłki dok.

Zanim zaczniesz: wysyłka pocztą tradycyjną

Do książki trafiają tylko frachty, które mają zaznaczoną Wysyłkę pocztą tradycyjną. Fracht bierze to ustawienie z karty klienta w chwili, gdy go tworzysz. W karcie klienta zmienisz je przez Edytuj, w sekcji Zleceniodawca.

Dla pojedynczego frachtu zmienisz je tak:

1. Wejdź w Księgowanie frachtów, zakładka Data wysyłki dok.
2. W kolumnie Wysyłka dokumentów kliknij Zmień dane.
3. Na górze okna są Ustawienia zlecenia, czyli ustawienia tego frachtu. Niżej widzisz ustawienia z karty zleceniodawcy, z których nowe frachty biorą wartości, i adres.
4. Zaznacz wysyłkę pocztą tradycyjną w ustawieniach zlecenia i kliknij Zapisz.

Krok po kroku

1. Ustaw datę wysyłki dokumentów przy frachtach. Opisuje to artykuł „Data wysyłki dokumentów: tradycyjna i elektroniczna”.

   

2. Wejdź w Księgowość → Wysyłka dokumentów, zakładka Nowa książka nadawcza.

   

   

3. Wybierz państwa adresatów: wszystkie, Polska albo Inne niż Polska.

   

4. Wybierz Datę wysyłki i kliknij Załaduj dane.

   

5. Na liście pojawią się klienci, którym tego dnia wysłałeś dokumenty pocztą. Przy każdym widzisz Adresata, Dokładne miejsce doręczenia i Powiązane frachty.

   

6. Przy każdej pozycji wybierz rodzaj przesyłki. Domyślnie jest List polecony.

   

7. Jeśli chcesz, wpisz Masę przesyłki i Uwagi.

   

8. Gdy chcesz wysłać coś, czego nie ma na liście, kliknij Dodaj pozycję i dopisz przesyłkę ręcznie.

   

9. Kliknij Pobierz książkę (PDF) i Pobierz koperty (PDF). Pliki pobiorą się na komputer, możesz je wydrukować.

   

10. Wpisz Nazwę książki, na przykład z datą wysyłki, i kliknij Zapisz książkę. Książka trafi do zakładki Archiwum.

    

    

Rodzaje przesyłek

• List polecony - ustawiony domyślnie.
• Przesyłka polecona krajowa
• Paczka pocztowa
• Pocztex
• Kurier

Dobrze wiedzieć

• Jeśli klienta nie ma na liście po Załaduj dane, sprawdź dwie rzeczy: czy fracht ma zaznaczoną wysyłkę pocztą tradycyjną i czy ma wpisaną datę wysyłki z tego dnia.
• Zmiana w karcie klienta działa na nowe frachty. Frachty, które już istnieją, zmieniasz pojedynczo w oknie Zmień dane w kolumnie Wysyłka dokumentów.
• Filtr państw przydaje się, gdy chcesz osobno przygotować przesyłki krajowe i zagraniczne.
• Zapisane książki znajdziesz w zakładce Archiwum modułu Wysyłka dokumentów.

Najczęstsze pytania

Skąd HOGS wie, komu wysłałem dokumenty danego dnia?

Z daty wysyłki wpisanej przy frachcie w zakładce Data wysyłki dok. Do książki trafiają frachty z tą datą i z zaznaczoną wysyłką pocztą tradycyjną.

Czy mogę dodać przesyłkę, która nie jest związana z frachtem?

Tak. Przycisk Dodaj pozycję dopisuje przesyłkę ręcznie.

Gdzie znajdę książkę z poprzedniego tygodnia?

W zakładce Archiwum w Księgowość → Wysyłka dokumentów.