Do czego to służy
Zdarza się, że klient odwołuje transport, gdy fracht jest już w systemie, a czasem nawet gdy auto jest w drodze. Wtedy zwykle ustalacie opłatę za anulację: klient płaci ci za odwołany przewóz albo, rzadziej, to ty płacisz klientowi. Taki fracht nie może zostać w tabeli jako niezakończony, a jego przychód nie może dalej pokazywać pełnej stawki, której nikt nie zapłaci.
Zamknięcie frachtu ze statusem Anulowanie frachtu przez zleceniodawcę porządkuje obie sprawy. Fracht dostaje status Fracht zakończony, a jego przychód to od tej chwili kwota anulacji, a nie pierwotna stawka. W karcie frachtu zostaje też jasna informacja, że fracht zakończył się anulacją przez klienta.
Gdzie to znajdziesz
Zlecenia i frachty → Tabela frachtów. Kliknij strzałkę obok numeru frachtu i wybierz Zakończ. To to samo okno co przy zamknięciu rozładunkiem, różni się tylko wybranym statusem.
Krok po kroku
- Zanim zaczniesz, dodaj dokument anulacji w karcie frachtu: Dodaj dokument, kategoria Anulacja zleceniodawcy, plik z mailem albo pismem od klienta.
- Wejdź w Zlecenia i frachty → Tabela frachtów i znajdź odwołany fracht.
- Kliknij strzałkę obok numeru frachtu i wybierz Zakończ.
- W polu Status zakończenia wybierz Anulowanie frachtu przez zleceniodawcę. W oknie pojawią się pola anulacji.
- W polu Rodzaj wybierz, kto kogo obciąża: Obciążamy zleceniodawcę (+) albo Zleceniodawca nas obciąża (-).
- W polu Wartość anulacji zleceniodawcy wpisz uzgodnioną kwotę, np. 50 euro.
- Sprawdź sekcję Anulacja zleceniodawcy. Musi być w niej co najmniej jeden dokument.
- Jeśli chcesz, dopisz Komentarz, np. powód odwołania.
- Kliknij Zakończ fracht. Fracht dostaje status Fracht zakończony.
- Otwórz kartę frachtu (kliknij numer frachtu w tabeli). Przychód to teraz kwota anulacji, a w karcie widzisz Status zakończenia: Anulowanie frachtu przez zleceniodawcę.
Pola przy anulacji przez zleceniodawcę
- Rodzaj - kierunek opłaty. Obciążamy zleceniodawcę (+), gdy klient płaci ci za odwołany transport. Zleceniodawca nas obciąża (-), gdy to ty płacisz klientowi.
- Wartość anulacji zleceniodawcy - uzgodniona kwota opłaty za anulację. Po zamknięciu staje się przychodem frachtu zamiast pierwotnej stawki.
- Anulacja zleceniodawcy - dokumenty potwierdzające anulację, np. mail albo pismo od klienta. Wymagany jest co najmniej jeden.
- Komentarz - dowolna uwaga do zamknięcia.
Dobrze wiedzieć
- Bez dokumentu w sekcji Anulacja zleceniodawcy frachtu nie zamkniesz. Dlatego najpierw dodaj go w karcie frachtu, a dopiero potem otwieraj okno Zakończ.
- Po zamknięciu przychód frachtu to kwota anulacji. W przykładzie z filmu stawka wynosiła 90 euro, a po anulacji przychód to 50 euro.
- W tym samym polu Status zakończenia jest też Anulowanie frachtu z winy spedytora. Nie myl tych dwóch opcji: w tym artykule odwołuje klient.
- Anulacja od klienta i anulacja przewoźnika to dwie różne operacje. Odwołanie przewoźnika robisz w osobnym oknie Anuluj przewoźnika, opisanym w artykule o anulacji przewoźnika.
- Pomyłka? W karcie frachtu jest przycisk Cofnij zakończenie.
Najczęstsze pytania
Dlaczego nie mogę zamknąć frachtu?
Najczęściej brakuje dokumentu w sekcji Anulacja zleceniodawcy. Dodaj go w karcie frachtu z kategorią Anulacja zleceniodawcy i spróbuj jeszcze raz.
Gdzie sprawdzę, że fracht został anulowany przez klienta?
W karcie frachtu, gdzie widać Status zakończenia: Anulowanie frachtu przez zleceniodawcę i przychód równy kwocie anulacji.
