Do czego to służy
HOGS sprawdza, czy przewoźnik ma aktywne ubezpieczenie na rodzaj trasy twojego frachtu. To zabezpieczenie dla ciebie i dla klienta: towar nie pojedzie z firmą, która nie ma ważnej polisy. Często jednak przewoźnik ma polisę, tylko nikt jej jeszcze nie wpisał do systemu, albo przysłał nową, bo poprzednia wygasła.
Wtedy dodajesz polisę w trakcie pracy nad frachtem. Wpisujesz ją raz, a trafia do karty przewoźnika, więc przyda się też przy jego kolejnych frachtach.
Gdzie to znajdziesz
Menu Zlecenia i frachty → Tabela frachtów → Dodaj przewoźnika przy frachcie. Gdy wybrany przewoźnik nie ma polisy, w oknie Edycja przewoźnika, na karcie firmy, pojawia się przycisk Dodaj ubezpieczenie.
Krok po kroku
- W Tabeli frachtów kliknij Dodaj przewoźnika przy frachcie. Otworzy się okno Edycja przewoźnika.
- W polu Przewoźnik wpisz nazwę albo NIP i wybierz firmę. Jeśli przewoźnik nie ma polisy, na karcie firmy zobaczysz na czerwono Brak aktywnych ubezpieczeń przewoźnika.
- Jeśli mimo to wpiszesz koszt i klikniesz Zapisz, fracht się nie zapisze. System wyjaśni, że brakuje polisy na ten rodzaj trasy.
- Kliknij Dodaj ubezpieczenie na karcie przewoźnika. Nad oknem frachtu otworzy się drugie okno Dodaj ubezpieczenie z nazwą firmy. To ten sam formularz co w karcie przewoźnika.
- Zaznacz Rodzaje ubezpieczenia, które obejmuje polisa, na przykład transport międzynarodowy i transport krajowy. Możesz zaznaczyć kilka.
- W polu Termin ważności wybierz w kalendarzu dzień, do którego polisa jest ważna.
- Opcjonalnie wpisz Notatkę, na przykład numer polisy.
- W polu Załącznik dodaj plik polisy, na przykład skan albo PDF.
- Kliknij Zapisz. Okno polisy się zamknie, a ty wrócisz do okna Edycja przewoźnika. Polisa jest już zapisana w karcie przewoźnika.
- Kliknij Zapisz w oknie przewoźnika. Fracht przejdzie do statusu W realizacji.
Pola w formularzu
- Rodzaje ubezpieczenia - jakie przewozy obejmuje polisa: transport międzynarodowy, kabotażowy (przewozy wewnątrz innego kraju) albo krajowy.
- Termin ważności - ostatni dzień, w którym polisa jest ważna.
- Notatka - dowolna informacja, na przykład numer polisy.
- Załącznik - plik polisy. Pole obowiązkowe.
Dobrze wiedzieć
- Pełny komunikat przy próbie zapisu bez polisy zaczyna się od słów: „Przewoźnik nie posiada aktywnego ubezpieczenia (na dzień ostatniego rozładunku) dla wprowadzonego typu trasy”, a kończy radą „Dodaj ubezpieczenie lub zweryfikuj punkty trasy.”
- Polisa musi być ważna na dzień ostatniego rozładunku. Termin ważności, który kończy się przed rozładunkiem, nie wystarczy.
- Polisa musi też obejmować rodzaj trasy frachtu. Jeśli fracht jest międzynarodowy, zaznacz w polisie transport międzynarodowy.
- Jeśli wiesz, że polisa jest w porządku, a komunikat się powtarza, sprawdź punkty trasy we frachcie. Komunikat sam to podpowiada.
- Polisa dodana z okna frachtu niczym się nie różni od polisy dodanej w karcie przewoźnika. Zobaczysz ją w karcie, w zakładce Ubezpieczenia.
Najczęstsze pytania
Czy polisę dodaną z frachtu muszę wpisywać jeszcze raz w karcie przewoźnika?
Nie. Polisa od razu trafia do karty przewoźnika i będzie brana pod uwagę przy jego kolejnych frachtach.
Co zrobić, gdy polisa przewoźnika wygasła?
Poproś przewoźnika o aktualną polisę i dodaj ją przyciskiem Dodaj ubezpieczenie. Bez ważnej polisy fracht się nie zapisze.
Czy mogę zapisać fracht bez przewoźnika z polisą?
Fracht bez przewoźnika istnieje w tabeli ze statusem Nowe. Przewoźnika bez ważnej polisy na rodzaj trasy nie zapiszesz.
