Do czego to służy
Nowy klient dzwoni albo pisze z pierwszym zleceniem i chce szybkiej odpowiedzi. Zaczynasz wpisywać fracht, a w polu Zleceniodawca lista jest pusta, bo tej firmy jeszcze nie ma w HOGS. Zamiast zamykać okno, przechodzić do listy kontrahentów i wracać, dodajesz firmę w drugim oknie, które otwiera się nad formularzem frachtu.
Zyskujesz dwie rzeczy naraz. Klient trafia do bazy kontrahentów, więc przy kolejnych frachtach wybierzesz go z listy. A fracht, który właśnie wypełniasz, ma już wpisanego zleceniodawcę i możesz go dokończyć bez przerwy.
Gdzie to znajdziesz
Menu Zlecenia i frachty → Tabela frachtów → Nowy fracht. W oknie frachtu, obok pola Zleceniodawca, jest szary przycisk +.
Krok po kroku
- W Tabeli frachtów kliknij Nowy fracht. Otworzy się okno Nowy fracht.
- Kliknij w pole Zleceniodawca i wpisz nazwę klienta. Jeśli lista podpowiedzi jest pusta, firmy nie ma w bazie.
- Kliknij przycisk + obok pola. Nad formularzem frachtu otworzy się drugie okno: Nowy kontrahent.
- Z listy Kraj wybierz kraj firmy, na przykład PL (Polska).
- W polu Numer VAT wpisz NIP firmy.
- W polu Nazwa kontrahenta wpisz nazwę firmy. Możesz też pobrać nazwę z rejestru przyciskiem Importuj dane z GUS/VIES/HMRC, tak jak przy zwykłym dodawaniu kontrahenta.
- Sprawdź Profile kontrahenta. Profil Zleceniodawca jest już zaznaczony, bo dodajesz klienta do frachtu.
- Kliknij Utwórz kontrahenta. Okno kontrahenta się zamknie, a nowa firma będzie już wpisana w polu Zleceniodawca. Pod spodem zobaczysz oddział i kartę firmy z wynikiem sprawdzenia.
- Wypełnij resztę frachtu tak jak zawsze: stawkę, e-mail, trasę, numer referencyjny. Na koniec kliknij Utwórz fracht.
Pola w formularzu
- Kraj - kraj rejestracji firmy. Od niego zależy, w którym rejestrze system sprawdzi numer VAT (GUS, VIES albo HMRC).
- Numer VAT - NIP firmy, pole obowiązkowe.
- Importuj dane z GUS/VIES/HMRC - pobiera nazwę firmy z rejestru, żeby nie przepisywać jej ręcznie. Działa po wybraniu kraju.
- Osoba fizyczna - przełącznik włączasz tylko wtedy, gdy klientem jest osoba prywatna, a nie firma.
- Nazwa kontrahenta - pełna nazwa firmy, pole obowiązkowe.
- Profile kontrahenta - rola firmy w HOGS. Przy dodawaniu z frachtu domyślnie Zleceniodawca.
- Notatka - dowolna informacja o kliencie dla twojego zespołu.
Dobrze wiedzieć
- Po kliknięciu Utwórz kontrahenta system od razu sprawdza firmę: numer VAT w rejestrach i to, czy nie jest na czarnej liście.
- Nowy klient trafia do bazy kontrahentów od razu, nawet jeśli potem nie zapiszesz frachtu i klikniesz Anuluj.
- Nowy zleceniodawca ma domyślnie limit 100 euro. Gdy stawka frachtu będzie wyższa, fracht się nie zapisze, dopóki dział płatności nie podniesie limitu. Więcej w artykule o weryfikacji zleceniodawcy.
- Zanim klikniesz +, wpisz w polu Zleceniodawca także NIP. Firma mogła już zostać dodana pod nieco inną nazwą, a wtedy unikniesz duplikatu w bazie.
- Pełną kartę nowego klienta, z kontaktami i innymi danymi, uzupełnisz później w bazie kontrahentów.
Najczęstsze pytania
Czy klient zostanie w bazie, jeśli anuluję fracht?
Tak. Firma trafia do bazy kontrahentów w chwili kliknięcia Utwórz kontrahenta, niezależnie od tego, co potem zrobisz z frachtem.
Czy muszę zaznaczać profil Zleceniodawca?
Nie. Gdy dodajesz firmę z formularza frachtu, profil Zleceniodawca jest zaznaczony z góry.
Dlaczego fracht dla nowego klienta się nie zapisuje?
Najczęściej przez limit. Nowy klient ma domyślnie limit 100 euro, a wyższa stawka go przekracza. Wtedy skontaktuj się z działem płatności.
