Do czego to służy
Przewoźnik jest już we frachcie, zlecenie poszło, a plan się sypie. Czasem przewoźnik podjechał na załadunek, ale towaru nie było i liczy ci za podjazd. Czasem to on zawiódł, bo auto nie miało wystarczającej ładowności, i to ty go obciążasz. W obu przypadkach trzeba zdjąć przewoźnika z frachtu, zapisać opłatę i znaleźć kogoś innego.
Okno Anuluj przewoźnika robi to w jednym kroku. Koszt przewoźnika znika z frachtu, a w jego miejsce pojawia się pozycja anulacji z ustaloną kwotą. HOGS może też przygotować dokument anulacji zlecenia i wiadomość do przewoźnika.
Gdzie to znajdziesz
Zlecenia i frachty → Tabela frachtów. Okno Anuluj przewoźnika otworzysz na dwa sposoby: przyciskiem Anulacja w kolumnie Przewoźnik albo przez strzałkę obok numeru frachtu i pozycję Anuluj przewoźnika. Skutki anulacji widzisz potem w karcie frachtu, w zakładkach Bilans i Anulacje przewoźników.
Krok po kroku
- Wejdź w Zlecenia i frachty → Tabela frachtów i znajdź fracht z przewoźnikiem, którego chcesz anulować.
- W kolumnie Przewoźnik kliknij Anulacja. Możesz też kliknąć strzałkę obok numeru frachtu i wybrać Anuluj przewoźnika. W obu przypadkach otworzy się to samo okno.
- W polu Rodzaj wybierz, kto kogo obciąża: Przewoźnik obciąża nas (-) albo Obciążamy przewoźnika (+).
- Wpisz Wartość netto, np. 30, i wybierz Walutę, np. EUR.
- W polu Komentarz wpisz powód anulacji, np. podjazd na załadunek.
- Zostaw zaznaczone Wygeneruj anulację zlecenia. W karcie frachtu powstanie dokument „Anulacja zlecenia nr …”.
- Zdecyduj o polu Wygeneruj wiadomość z informacją o anulacji. Domyślnie jest zaznaczone i tworzy wiadomość do przewoźnika. Odznacz je, jeśli przewoźnika informujesz inaczej.
- Kliknij Zapisz. Fracht wraca do statusu Nowe, a w kolumnie Przewoźnik znowu masz Dodaj przewoźnika.
- Otwórz kartę frachtu i przejdź do zakładki Bilans. Widzisz pozycję typu Anulacja przewoźnika z kwotą anulacji, a koszt przewoźnika zniknął.
- Wszystkie anulacje tego frachtu sprawdzisz w zakładce Anulacje przewoźników.
Pola w oknie Anuluj przewoźnika
- Rodzaj - kierunek opłaty. Przewoźnik obciąża nas (-), gdy na przykład podjechał już na załadunek. Obciążamy przewoźnika (+), gdy na przykład nie miał wystarczającej ładowności.
- Wartość netto i Waluta - kwota anulacji. Trafia do bilansu frachtu.
- Komentarz - powód anulacji.
- Wygeneruj anulację zlecenia - domyślnie zaznaczone. Tworzy w karcie frachtu dokument „Anulacja zlecenia nr …”.
- Wygeneruj wiadomość z informacją o anulacji - domyślnie zaznaczone. Tworzy wiadomość do przewoźnika o anulacji.
Dobrze wiedzieć
- Po zapisie fracht ma status Nowe. Możesz od razu dodać innego przewoźnika przyciskiem Dodaj przewoźnika.
- W zakładce Bilans jest też przycisk Dodaj pozycję. Dopiszesz nim ręcznie inny przychód albo wydatek, np. dodatkową opłatę. Wybierasz kontrahenta z frachtu, Rodzaj (Przychód albo Wydatek), kwotę, VAT i walutę.
- Przy ręcznej pozycji Blokada płatności wstrzymuje opłacenie wydatku, a Nie uwzględniaj w rozliczeniu spedycyjnym pomija pozycję w rozliczeniu spedytora.
- Przychód w ręcznej pozycji oznacza, że to ty obciążasz kontrahenta, a Wydatek, że kontrahent obciąża ciebie.
- Anulacja przewoźnika nie zamyka frachtu. Jeśli odwołał go klient, zamknij fracht osobno jako Anulowanie frachtu przez zleceniodawcę.
Najczęstsze pytania
Czy po anulacji muszę tworzyć nowy fracht dla nowego przewoźnika?
Nie. Fracht wraca do statusu Nowe i w tym samym frachcie klikasz Dodaj przewoźnika.
Gdzie widać, ile kosztowała anulacja?
W karcie frachtu, w zakładce Bilans, jako pozycja typu Anulacja przewoźnika. Listę wszystkich anulacji frachtu masz w zakładce Anulacje przewoźników.
Nie chcę, żeby HOGS przygotował wiadomość do przewoźnika. Co zrobić?
Przed zapisem odznacz pole Wygeneruj wiadomość z informacją o anulacji.
