Do czego to służy
W spedycji największe ryzyko to klient, który nie płaci. Weryfikacja zleceniodawcy chroni cię przed przyjęciem frachtu od firmy, która nie istnieje w rejestrach, ma już za dużo nieopłaconych frachtów albo została zablokowana przez twoją firmę. Nie musisz tego sprawdzać ręcznie ani pytać działu płatności przy każdym zleceniu. HOGS robi to sam, w chwili wyboru klienta i przy zapisie frachtu.
Dzięki temu zasady ustala raz dział płatności, a każdy spedytor widzi je od razu w formularzu. Gdy coś blokuje fracht, wiesz, do kogo się zwrócić.
Gdzie to znajdziesz
Wszystkie trzy kontrole widzisz w oknie Nowy fracht (menu Zlecenia i frachty → Tabela frachtów → Nowy fracht), na karcie firmy pod polem Zleceniodawca. Limity wszystkich klientów są w menu Płatności → Limity zleceniodawców.
Krok po kroku
- W Tabeli frachtów kliknij Nowy fracht.
- W polu Zleceniodawca wpisz nazwę albo NIP klienta i wybierz firmę z listy. Pod polem pojawi się karta firmy.
- Sprawdź numer VAT. System sprawdza go w rejestrze GUS, VIES albo HMRC, zależnie od kraju firmy. Zielona plakietka Numer VAT jest aktywny oznacza, że wszystko jest w porządku.
- Zobacz, ile klient ma do zapłacenia. Na karcie widzisz Nieopłacony obrót albo Wykorzystanie limitu, na przykład „0,00 EUR / 100,00 EUR”.
- Wpisz stawkę i resztę danych frachtu, a potem kliknij Utwórz fracht. Dopiero teraz system sprawdza, czy stawka mieści się w limicie.
- Jeśli stawka przekracza limit, fracht się nie zapisze. Pod polem Stawka zobaczysz czerwony komunikat. Skontaktuj się z działem płatności, który może podnieść limit.
- Jeśli klient ma status czarnej listy, na karcie firmy zamiast zielonej plakietki zobaczysz czerwoną, na przykład Czarna lista (zleceniodawca). Fracht się nie zapisze nawet przy małej stawce.
- Żeby zmienić limit, wejdź w Płatności → Limity zleceniodawców. Przy firmie kliknij trzy kropki i wybierz Edytuj limit. Kilku firmom naraz ustawisz limit przyciskiem Masowe ustawienie limitu.
Co oznaczają kontrole
- Numer VAT - czy firma jest aktywna w rejestrze: GUS dla Polski, VIES dla Unii Europejskiej, HMRC dla Wielkiej Brytanii.
- Limit zleceniodawcy - kwota, do której przyjmujesz zlecenia od klienta bez zapłaty. Nowy klient ma domyślnie 100 euro. Sprawdzany przy kliknięciu Utwórz fracht.
- Czarna lista - status, który twoja firma nadaje klientowi w jego karcie. Blokuje zapis każdego frachtu z tym klientem.
Lista Limity zleceniodawców
- Zakładki Wszyscy zleceniodawcy, Blisko limitu (od 80%) i Powyżej limitu - szybko pokazują klientów, których trzeba przejrzeć.
- Kolumny: Limity zleceniodawcy (blokada), Wykorzystanie limitu i Status limitu - ile klient może mieć nieopłacone i ile już wykorzystał.
- Menu pod trzema kropkami - Otwórz kartę klienta albo Edytuj limit.
Dobrze wiedzieć
- Komunikat przy przekroczonym limicie brzmi: „Limit zleceniodawcy został przekroczony, skontaktuj się z działem płatności.”
- Komunikat przy czarnej liście brzmi: „Zleceniodawca znajduje się na czarnej liście, skontaktuj się z działem płatności.”
- Gdy fracht się nie zapisuje, przeczytaj komunikat pod polami formularza. Fracht nie powstaje, ale dane w oknie zostają, więc po wyjaśnieniu sprawy nie musisz wpisywać wszystkiego od nowa.
- Status klienta, w tym czarną listę, ustawiasz w karcie kontrahenta. Opisuje to artykuł o bazie kontrahentów.
- Nieopłacony obrót pokazuje, ile klient ma jeszcze do zapłacenia. Warto spojrzeć na niego przed przyjęciem dużego zlecenia, nawet gdy limit jeszcze nie blokuje.
Najczęstsze pytania
Dlaczego nie mogę zapisać frachtu dla nowego klienta?
Nowy klient ma domyślnie limit 100 euro. Jeśli stawka jest wyższa, poproś dział płatności o podniesienie limitu w Płatności → Limity zleceniodawców.
Kiedy system sprawdza limit?
Po kliknięciu Utwórz fracht. Numer VAT i czarną listę widzisz na karcie firmy od razu po wybraniu klienta.
Czy mogę zmienić limit wielu klientom naraz?
Tak. W Płatności → Limity zleceniodawców użyj przycisku Masowe ustawienie limitu.
