¿Qué es el TMS? 7 ventajas del sistema de gestión del transporte

Hoy en día, la gestión del transporte se está convirtiendo en un elemento clave para el éxito de cualquier empresa que opere en el sector logístico. Ante la creciente competencia y las expectativas cambiantes de los clientes, las empresas deben demostrar flexibilidad e innovación.

El sistema de gestión del transporte (TMS) es una herramienta que puede facilitar considerablemente este proceso, permitiendo planificar, supervisar y analizar de forma eficaz las actividades de transporte. En este artículo analizaremos qué es el TMS, qué ventajas ofrece su implementación y cómo utilizarlo de forma eficaz en las actividades diarias de las empresas de transporte. También explicaremos por qué las tecnologías modernas, que están cambiando el mundo de los sistemas TMS, suponen un avance absoluto en este sector.

¿Está listo para descubrir cómo el TMS puede revolucionar su enfoque de la logística? ¡Siga leyendo!

Índice

¿Qué es el TMS, o sistema de gestión del transporte?

7 ventajas de la implementación del TMS

Elección del sistema TMS adecuado

aiTMS de HOGS: la herramienta del futuro

¿Qué es un TMS o sistema de gestión del transporte?

El sistema de gestión del transporte, conocido como TMS (del inglés Transport Management System), es un software que ayuda a las empresas a gestionar, optimizar y automatizar los procesos de transporte y las tareas relacionadas con la ejecución de los pedidos.

Gracias al TMS, se pueden automatizar muchas tareas relacionadas con la planificación, el seguimiento y el análisis del transporte, lo que se traduce en un ahorro significativo y una mejora de la eficiencia operativa. Esto significa: menos viajes en vacío, menos retrasos y una facturación más rápida del flete.

Definición de sistema de gestión del transporte

El sistema TMS es una herramienta que permite la gestión integral de la logística del transporte. Abarca todas las etapas del proceso de entrega, desde la planificación y organización del transporte, pasando por el seguimiento de los envíos, hasta el análisis de los resultados y la liquidación de los pedidos.

Gracias al TMS, las empresas pueden responder con mayor eficacia a los cambios del mercado y adaptar sus actividades a las necesidades de los clientes.

¿Por qué es importante el TMS (Sistema de Gestión del Transporte)?

En el mundo actual, en el que la competencia es enorme y las expectativas de los clientes son cada vez mayores, el TMS se está convirtiendo en una herramienta indispensable para cualquier empresa dedicada al transporte. El uso del TMS permite aumentar la transparencia de los procesos logísticos, lo que se traduce en una mejora en la toma de decisiones.

También vale la pena estar al día de las novedades tecnológicas relacionadas con la gestión del transporte, ya que se trata de un campo en rápida evolución. Las herramientas más recientes permiten minimizar el tiempo dedicado a las tediosas tareas que requieren los sistemas tradicionales y optimizar aún más la ejecución de los pedidos. Abordaremos este tema más adelante en el artículo.

7 ventajas de implementar un TMS

La implementación de un sistema de gestión del transporte (TMS) aporta numerosas ventajas que influyen en la eficiencia operativa y la calidad del servicio al cliente. El TMS no solo automatiza las tareas rutinarias, sino que también permite un mejor control de los costes y los plazos de entrega.

En esta sección, analizaremos las principales ventajas de la implementación de un TMS que pueden influir significativamente en el desarrollo y la competitividad de su empresa. A continuación, presentamos las siete ventajas más importantes que debe tener en cuenta a la hora de decidir si implementar un sistema de este tipo.

1. Optimización de costes

El TMS permite un análisis detallado de los costes de transporte, identificando áreas en las que se pueden introducir ahorros. La posibilidad de comparar las tarifas de transporte y planificar las rutas, así como evaluar su eficacia, permite a las empresas gestionar mejor sus gastos y agilizar las operaciones diarias.

Además, el análisis de datos históricos permite pronosticar los costes futuros y tomar decisiones financieras más informadas, lo que reduce directamente los costes administrativos, tanto para el proveedor de servicios logísticos como para el cliente final.

2. Ahorro de tiempo significativo

Una de las ventajas clave del TMS es la capacidad de planificar y supervisar rápidamente el transporte. Gracias a los recordatorios automáticos y las actualizaciones en tiempo real, las empresas pueden gestionar mejor el calendario de entregas.

Los sistemas TMS también permiten responder con flexibilidad a imprevistos, como retrasos o cambios de ruta, lo que repercute directamente en la puntualidad de toda la cadena de suministro.

Cabe destacar que el mayor ahorro de tiempo se consigue gracias a la integración con las bolsas de transporte. Esta funcionalidad le permite encontrar los cargamentos más adecuados con el menor tiempo de espera.

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3. Los sistemas TMS y la mejora del servicio al cliente

El uso de TMS contribuye a mejorar la calidad del servicio al cliente. Gracias a una mayor visibilidad de los envíos, los clientes pueden estar informados en todo momento del estado de sus pedidos, lo que aumenta su satisfacción.

La posibilidad de ofrecer previsiones precisas sobre los plazos de entrega y de resolver rápidamente los problemas con los envíos genera confianza entre los clientes (tanto los clientes empresariales del sector del transporte como los clientes finales) y contribuye a su fidelización.

4. Mayor transparencia de los procesos en las cadenas de suministro

El TMS proporciona datos detallados sobre cada etapa del proceso de transporte. Los empleados pueden seguir fácilmente el estado de los envíos, lo que aumenta la transparencia de las operaciones. Esta disponibilidad de datos permite tomar decisiones más rápidas e identificar eficazmente los problemas antes de que se conviertan en obstáculos graves.

Gracias al sistema de gestión del transporte, también puede analizar automáticamente los archivos con las órdenes de transporte, calcular el valor del transporte y recibir resúmenes sobre las condiciones del pedido y las posibles sanciones. Para ello, lo mejor son herramientas innovadoras como aiTMS de HOGS, que utilizan la tecnología más avanzada disponible.

5. Integración con otros sistemas

La implementación de un TMS facilita la integración y el intercambio de información con otros sistemas, como WMS o ERP. De este modo, los datos pueden fluir con fluidez entre los distintos departamentos, lo que aumenta la eficiencia de toda la organización.

Por ejemplo, la información sobre el estado de las existencias puede actualizarse automáticamente en el TMS y transferirse al WMS. Esto permite una mejor planificación del transporte.

Sin embargo, la mayor ventaja de los sistemas TMS es su integración con las bolsas de transporte. Gracias a la función integrada de comparación de tarifas, podrá planificar el transporte y calcular los beneficios del servicio de carga en un solo lugar y, en pocos minutos, presentar una oferta de transporte.

6. Mejor análisis de datos y generación de informes

El TMS ofrece herramientas avanzadas para el análisis de datos y la generación de informes. Las empresas pueden crear fácilmente informes detallados sobre los costes de transporte, el rendimiento de los transportistas o la eficiencia de las rutas. Estos análisis ayudan a tomar decisiones estratégicas más informadas.

7. Optimización de rutas y reducción de los costes de combustible

El TMS también permite optimizar las rutas, lo que se traduce directamente en menores tasas de peaje, menores costes de combustible y mayores posibilidades de entregar la mercancía a tiempo.

El transporte de mercancías en Polonia y en toda Europa se ve constantemente obstaculizado por impedimentos imprevistos, como prohibiciones de circulación, obras en la carretera o límites diarios y semanales de la jornada laboral de los conductores. Las numerosas funciones que ofrece el TMS permiten automatizar la gestión de la flota de vehículos y minimizar el riesgo de cometer errores costosos.

Como puede ver, la implementación de un TMS conlleva una serie de ventajas que contribuyen a aumentar la eficiencia operativa, optimizar los costes y mejorar la calidad del servicio al cliente.

Elección del sistema TMS adecuado

La elección del sistema TMS es una decisión clave que puede tener consecuencias a largo plazo para la actividad de la empresa. El mercado actual ofrece una amplia gama de soluciones, por lo que vale la pena analizar detenidamente sus necesidades y las opciones disponibles.

Un sistema bien elegido puede influir significativamente en la eficiencia operativa, la reducción de costes y la mejora de la calidad del servicio al cliente.

En particular, vale la pena considerar los sistemas TMS más modernos, que utilizan tecnología de inteligencia artificial, ya que cuentan con funcionalidades que cambian el enfoque tradicional de la gestión del transporte.

Características clave a tener en cuenta al elegir un sistema TMS

A la hora de elegir un TMS, es importante prestar atención a una serie de características clave que garantizarán que el sistema respalde eficazmente las actividades de la empresa.

Funcionalidades: Antes de tomar una decisión, piense detenidamente qué funciones son las más importantes para su empresa. El TMS debe incluir opciones como la planificación de rutas, el cálculo de los costes de peajes y combustible, así como la realización de análisis y la elaboración de informes. Asegúrese de que el sistema sea flexible y se pueda adaptar a las necesidades específicas de su negocio, y que cuente con prestaciones modernas que permitan optimizar aún más las operaciones.

Fácil integración con los sistemas existentes: Comprueba si el TMS elegido puede integrarse con otros sistemas utilizados en la empresa, como las bolsas de transporte más populares o los sistemas ERP (Enterprise Resource Planning). Una buena integración permitirá una transferencia fluida de datos entre los sistemas, lo que aumentará la eficiencia operativa y reducirá el riesgo de errores.

Intuitividad y facilidad de uso: El sistema debe ser fácil de usar, lo que significa que los empleados no tendrán que pasar largas horas aprendiendo a utilizar un nuevo software. Una interfaz intuitiva e instrucciones claras les ayudarán a familiarizarse rápidamente con el sistema, lo que aumentará la eficiencia del trabajo.

Soporte técnico: Es esencial contar con un buen soporte técnico para resolver rápidamente cualquier problema que pueda surgir y obtener ayuda en situaciones difíciles. Presta atención a la disponibilidad del servicio técnico y a sus formas de contacto (por ejemplo, teléfono, chat, correo electrónico) y al tiempo de respuesta declarado para las solicitudes.

Capacidad de escalabilidad: Al elegir un TMS, asegúrese de que el sistema sea escalable. Su empresa puede crecer y el TMS debe poder ampliarse con nuevas funcionalidades y dar servicio a un mayor número de usuarios o añadir más vehículos a la flota. Un sistema que pueda adaptarse a las necesidades cambiantes de su negocio será sin duda más rentable a largo plazo.

aiTMS de HOGS: la herramienta del futuro

Últimamente estamos asistiendo al desarrollo tecnológico más rápido de la historia, lo que también está afectando al sector del transporte, incluidos los sistemas TMS. El software más moderno está cambiando el enfoque tradicional de la gestión del transporte y aportando facilidades que antes nadie hubiera imaginado.

Uno de estos sistemas es aiTMS de HOGS, una herramienta innovadora que ha supuesto un verdadero avance en el campo de la gestión del transporte. A diferencia de los sistemas TMS habituales, no requiere realizar tareas tediosas y laboriosas cuando se quiere comprobar si un pedido de transporte generará beneficios significativos para su empresa.

Ya no es necesario introducir manualmente todos los datos del pedido para calcular la rentabilidad potencial del servicio previsto. Basta con añadir el archivo correspondiente al sistema y este hará todo el trabajo por usted.

¿Cómo funciona?

El sistema aiTMS funciona de forma intuitiva. Solo hay que seguir 3 sencillos pasos:

Paso 1

Abre HOGS Maps. En el panel de control, situado a la izquierda, en la sección «Pedido del cliente», haz clic en el botón azul «Editar pedido».

Paso 2

A la derecha aparecerá la ventana «Pedido». Aquí añade el archivo del pedido (por ejemplo, un PDF), como se muestra en la siguiente imagen.

Paso 3

Una vez añadido el archivo, el sistema aiTMS leerá automáticamente todos los datos del pedido y calculará el coste de su ejecución, ofreciéndote varias rutas posibles, entre ellas la más barata y la más corta.

Ahora puedes elegir la que más beneficie a tu empresa.

Además, en la sección «HOGS MARKET PRICE» (situada en la parte izquierda de la ventana, en un recuadro morado), se indica el precio medio de mercado de un encargo similar y, debajo, el cálculo de la rentabilidad de su encargo teniendo en cuenta dicho precio medio.

Ya no necesitas horas para comprobar si te conviene aceptar un encargo. Ahora es cuestión de segundos.

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Su trabajo puede ser más rápido, más ligero y con menos errores.

Resumen

La elección del sistema TMS adecuado es un proceso que requiere cuidado y atención al detalle. Cada empresa es diferente y las características clave del TMS deben adaptarse a sus necesidades y expectativas específicas. Una elección bien pensada le permitirá gestionar eficazmente el transporte, optimizar los costes y mejorar la calidad del servicio al cliente, lo que a largo plazo contribuirá al éxito de su empresa.

Gracias a las tecnologías modernas y a su influencia en la aparición de innovaciones en el mundo de la gestión del transporte, hoy en día podemos utilizar herramientas que eliminan la necesidad de realizar tareas que antes llevaban mucho tiempo.

El último producto de HOGS, aiTMS, descarga automáticamente los datos del archivo de pedidos y optimiza el cálculo de la rentabilidad de cada transporte. Convierte una tarea tediosa y laboriosa en este sector en un proceso extremadamente rápido, que le proporciona información clara sobre si vale la pena aceptar un pedido de servicio.

Preguntas más frecuentes (FAQ)

¿Qué es un sistema de gestión del transporte?

Un sistema de gestión del transporte (TMS) es un software que ayuda a las empresas a planificar, ejecutar y supervisar el transporte de mercancías. Los sistemas TMS integran diversas funciones relacionadas con la logística, lo que permite gestionar los procesos de transporte de forma más eficaz y optimizar los costes.

¿Qué es un TMS y qué es un WMS?

El TMS, o sistema de gestión del transporte, y el WMS, o sistema de gestión de almacenes, son dos sistemas avanzados y herramientas clave utilizados en la logística y la gestión de la cadena de suministro, que cumplen funciones diferentes. Cada uno de ellos se centra en aspectos distintos de los procesos logísticos.

Sistema de gestión del transporte (TMS)

El sistema TMS es un software que se centra en la gestión de los procesos de transporte de una empresa. Sus funciones principales son las siguientes:

• Planificación de rutas: permite optimizar las rutas de transporte, lo que se traduce en un ahorro de tiempo y combustible.
• Selección de transportistas: ayuda a seleccionar los transportistas más adecuados en función de diferentes criterios, como el coste, el tiempo de entrega o la calidad del servicio.
• Seguimiento de envíos: permite realizar un seguimiento de la ubicación de las mercancías en tiempo real, lo que aumenta la transparencia del proceso.
• Análisis de costes: el TMS proporciona datos sobre los costes de transporte, lo que permite gestionarlos y controlarlos de forma eficaz.

Sistema de gestión de almacenes (WMS)

El WMS es un software que se centra en la gestión de las operaciones de almacén. Sus principales funciones son:

• Gestión de inventario: ayuda a controlar las existencias, lo que permite evitar la falta o el exceso de mercancías.
• Optimización de la disposición del almacén: permite distribuir eficazmente las mercancías en el almacén, lo que agiliza los procesos de carga y descarga.
• Gestión de pedidos: coordina los procesos de recepción y entrega de mercancías, lo que permite una ejecución rápida y precisa de los pedidos.
• Seguimiento de mercancías: el WMS permite supervisar el movimiento de mercancías en el almacén, lo que aumenta la eficiencia operativa.

En resumen, el TMS se centra en la gestión del transporte de mercancías, mientras que el WMS se ocupa de las operaciones de almacén.

Ambos sistemas son fundamentales para una gestión eficaz de la cadena de suministro y pueden integrarse para garantizar una mayor eficiencia operativa en la empresa. La colaboración entre TMS y WMS influye en la fluidez de los procesos logísticos, lo que también mejora la calidad del servicio al cliente y optimiza los costes.