Baza wiedzy HOGS, krok po kroku.

HOGS to system do zarządzania transportem dla spedycji i przewoźników. Z lewej masz menu ze wszystkimi modułami, a u góry wyszukiwarkę. Ten artykuł…

Dashboard to pierwsza strona, którą widzisz po zalogowaniu do HOGS. Masz tu frachty w drodze, swoje wyniki, stan księgowania i asystenta AI. Po lewej…

Na dashboardzie, po prawej stronie, masz Asystenta AI. Zadasz mu pytanie o przepisy i zasady w transporcie: kabotaż, Incoterms, konwencję CMR,…

Ten artykuł pokazuje całą drogę frachtu w HOGS w jednym miejscu: od utworzenia, przez dodanie przewoźnika i wysłanie mu zlecenia, aż po zamknięcie.…

Każda osoba, która pracuje w HOGS, ma własne konto: login, hasło, inicjały i rolę, która decyduje, co może robić w systemie. Nowego pracownika dodaje…

Wszystkie firmy, z którymi współpracujesz, są w HOGS w jednym miejscu: na liście kontrahentów. W tym artykule pokazujemy, jak szybko znaleźć firmę…

Kontrahent to firma, z którą współpracujesz: klient, przewoźnik, partner albo dostawca spoza transportu. Dodasz go w kilka chwil, a nazwę firmy HOGS…

Polisę OC przewoźnika dodajesz w jego karcie kontrahenta. Dzięki temu przy każdym frachcie od razu widzisz, czy przewoźnik ma ważne ubezpieczenie i…

Zanim zrobisz przelew, sprawdź konto przewoźnika. HOGS pilnuje trzech rzeczy: poprawnego formatu numeru, zatwierdzenia konta przez osobę z dostępem…

Przenosisz się do HOGS z innego programu? Nie przepisuj firm ręcznie. Wypełnij szablon Excel i zaimportuj całą bazę kontrahentów jednym plikiem, a…

W HOGS klient nie dostaje osobnego konta w systemie. Swoje frachty śledzi przez udostępniony link z PIN-em, na którym widzi status, trasę i…

Ten artykuł pokazuje całą drogę frachtu w HOGS w jednym miejscu: od utworzenia, przez dodanie przewoźnika i wysłanie mu zlecenia, aż po zamknięcie.…

Fracht utworzysz w HOGS na dwa sposoby. Pierwszy to formularz, który wypełniasz sam. Drugi to sztuczna inteligencja, która sama odczyta zlecenie…

Tworzysz fracht dla klienta, którego firmy nie ma jeszcze w bazie kontrahentów? Nie musisz zamykać formularza ani zaczynać od nowa. Nowego klienta…

Gdy wybierasz klienta we frachcie, HOGS od razu go sprawdza. Kontrole są trzy: numer VAT, limit zleceniodawcy i czarna lista. Jeśli fracht się nie…

Po utworzeniu frachtu dopisujesz szczegóły trasy: dokładne adresy, numery referencyjne, ładunek, wymianę palet i uwagi dla kierowcy. Robisz to w…

Gdy fracht jest już w systemie, przypisujesz do niego przewoźnika, który wykona transport. HOGS od razu sprawdza firmę: czy nie jest zablokowana i…

Przewoźnik bez ważnej polisy OC blokuje zapis frachtu. Nie musisz jednak zamykać frachtu i szukać karty przewoźnika. Polisę dodasz prosto z okna…

Gdy przewoźnik jest już przypisany do frachtu, zlecenie wyślesz mu prosto z HOGS, razem z dokumentem zlecenia w załączniku. Tytuł i treść maila…

Konfirmacja to potwierdzenie dla klienta, że przyjąłeś jego zlecenie do realizacji. HOGS przygotowuje dokument „Potwierdzenie nr #…” już przy…

Pole E-mail zleceniodawcy jest w każdym nowym frachcie obowiązkowe. Nie musisz go jednak przepisywać za każdym razem. Wystarczy, że raz zapiszesz u…

Wozisz regularnie tę samą trasę dla tego samego klienta? Nie wypełniaj frachtu od zera, zrób kopię frachtu, który już masz w systemie. Kopiujesz…

Zlecenie od klienta i inne pliki dodasz do frachtu w trzech miejscach: w oknie Edytuj transporty zaraz po utworzeniu frachtu, przyciskiem Zlecenie+ w…

Wszystkie pliki frachtu są w jego karcie, w sekcji Dokumenty. Tu je przeglądasz i pobierasz, tworzysz nowe dokumenty z gotowych szablonów i dodajesz…

Klient zmienił godzinę albo adres, a zlecenie poszło już do przewoźnika? Poprawiasz dane we frachcie i generujesz zlecenie dla przewoźnika na nowo.…

Gdy towar jest rozładowany, zamykasz fracht. Wybierasz status Rozładunek, wpisujesz datę i godzinę rozładunku, sprawdzasz podpisany CMR, a jeśli coś…

Klient odwołał fracht? Zamykasz go jako anulację przez zleceniodawcę i rozliczasz opłatę za odwołany transport. Potrzebujesz kwoty anulacji i…

Przewoźnik nie pojedzie albo rezygnujesz z niego? Anulujesz go we frachcie, wpisujesz, kto kogo obciąża i na jaką kwotę, a koszt anulacji trafia do…

Udostępnij fracht klientowi albo przewoźnikowi. Dostaną link do śledzenia i PIN dostępu, pod którymi sprawdzą trasę i status frachtu, bez dzwonienia…

Jedno zlecenie klienta wiezie kilku przewoźników? Na przykład dwa auta na tej samej trasie albo dwa odcinki z przeładunkiem po drodze. Robisz osobny…

W module Flota zapisujesz pojazdy swojej firmy i przewoźników flotowych, z którymi stale współpracujesz. Do każdego auta dodajesz koszty i…

W HOGS maps planujesz trasę ciężarówki, porównujesz warianty przejazdu i od razu sprawdzasz koszty: stawkę auta, opłaty drogowe w każdym kraju i…

W Planerze załadunku 3D sprawdzasz, czy ładunek zmieści się w aucie, zanim go załadujesz. Ustawiasz przestrzeń ładunkową, dodajesz palety i widzisz…

W Księgowość → Księgowanie frachtów prowadzisz każdy fracht przez kolejne etapy: sprzedaż, koszty, datę wysyłki dokumentów i zamknięcie. Fracht…

Fakturę wystawisz w HOGS na dwa sposoby. Pierwszy to faktura do frachtu, którą system wypełnia sam danymi z frachtu. Drugi to dowolna faktura z biura…

Kilka frachtów tego samego klienta zafakturujesz jedną fakturą. Najpierw łączysz je w sprzedaż zbiorczą, potem wystawiasz fakturę dla całej grupy. Na…

Proformę wystawiasz np. wtedy, gdy klient płaci z góry, jeszcze przed transportem. Na jej podstawie klient robi przelew, a Ty rejestrujesz płatność.…

Gdy klient zapłaci proformę, tworzysz z niej zwykłą fakturę do rejestru VAT. Dane przepisują się same: nabywca, pozycje i kwoty. Proforma i nowa…

Gdy przy frachcie pojawia się problem księgowy, np. brakuje dokumentów albo klient nie płaci, oznaczasz go w księgowaniu frachtów. Fracht trafia do…

Data wysyłki mówi, kiedy dokumenty do frachtu, na przykład faktura i CMR, poszły do klienta. Może być tradycyjna, gdy wysyłasz je pocztą, albo…

Gdy wysyłasz klientom dokumenty pocztą, HOGS przygotuje za Ciebie książkę nadawczą i koperty do druku. Nie przepisujesz adresów ręcznie: system…

W Księgowość → Biuro księgowe masz wszystkie dokumenty księgowe z HOGS: przychody, wydatki i inne. Stąd przekażesz je do biura rachunkowego jako…

Plik HOGS CSV pobierasz w Księgowość → Biuro księgowe → Eksport → HOGS CSV. To zwykły plik tekstowy w kodowaniu UTF-8. Jeden wiersz to jeden dokument…

W Płatności → Przychody pilnujesz, czy klienci płacą za faktury i noty. Rejestrujesz wpłaty, zapisujesz notatki z przypomnieniami, wysyłasz…

Gdy klient nie płaci, w Płatności → Przychody masz trzy narzędzia: przypomnienia, wezwanie do zapłaty i windykację. Używasz ich po kolei, od…

W Płatności → Wydatki płacisz przewoźnikom. Faktura przewoźnika przechodzi przez kolejne zakładki: Bank, Zapłata, Wyciąg i Zamknięte. W zakładce…

Kompensata rozlicza wzajemne długi z firmą, która jest jednocześnie Twoim klientem i przewoźnikiem. Zamiast przelewów w obie strony potrącasz kwoty…

Limit kupiecki to kwota, do której klient może mieć u Ciebie nieopłacone frachty i faktury. Gdy go przekroczy, HOGS nie pozwoli założyć dla niego…

Rozliczenie spedycji pokazuje, ile zarobili spedytorzy na frachtach zakończonych w wybranym okresie. Zwykle robisz je raz w miesiącu: wybierasz…

Rozliczenie floty zestawia wyjazd własnego auta w wybranym okresie: frachty, które przewiozło, i koszty trasy, na przykład tankowanie, opłaty drogowe…

W ustawieniach administrator dopasowuje HOGS do swojej firmy: dane na dokumentach, waluty, numerację, faktury, pocztę i połączenia z innymi usługami.…

Zakładka Ogólne to podstawowe dane Twojego systemu: jego nazwa, główny adres e-mail firmy, język aplikacji, logo i firma, której dane widać na…

W zakładce Bezpieczeństwo decydujesz, jak użytkownicy logują się do HOGS. Możesz wymusić logowanie w dwóch krokach dla wszystkich i wskazać adresy…

Każda osoba, która pracuje w HOGS, ma własne konto: login, hasło, inicjały i rolę, która decyduje, co może robić w systemie. Nowego pracownika dodaje…

Tutaj decydujesz, jakie waluty i kraje widzą użytkownicy w formularzach HOGS: przy frachtach, zleceniach dla przewoźnika, fakturach i przy dodawaniu…

HOGS łączy się z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF) osobno dla każdej Twojej firmy. Wystarczy token autoryzacyjny wygenerowany w KSeF i wybór…

HOGS może sam wysyłać klientom przypomnienia o nieopłaconych fakturach, a przewoźnikom przypomnienia o brakujących dokumentach. Ustawiasz to raz: od…

Rola to zestaw uprawnień, który nadajesz użytkownikom. Zamiast ustawiać uprawnienia każdej osobie osobno, tworzysz rolę, na przykład „Dyspozytor”,…

Komunikaty to ogłoszenia dla Twojego zespołu, które piszesz i publikujesz prosto w HOGS. Wybierasz, kto ma je zobaczyć, a w raporcie odczytania…

Udostępniony fracht to link, przez który klient lub przewoźnik śledzi fracht i przesyła dokumenty. Tutaj ustawisz udostępnianie dla całego systemu i…

Żeby podłączyć do HOGS skrzynkę z dowolnej poczty, potrzebujesz trzech rzeczy: adresu e-mail, hasła (często hasła aplikacji) i serwera IMAP. Wysyłkę…